Kauf auf Rechnung und Vorkasse

Für Zahlarten ohne Zahlungsanbieter, klassisch Kauf auf Rechnung und Vorkasse, dreht sich die Reihenfolge: Bei Rechnungskauf entsteht die Rechnung vor der Zahlung, bei Vorkasse wartet alles auf den Zahlungseingang im Shop.

Diese Seite beschreibt vor allem Bestellungen aus deinem Shop-System: wie du Zahlarten zuordnest, was bei BNPL-Anbietern wie Klarna gilt, warum die IBAN Pflicht ist und wie Zahlungsziel und Erinnerungen funktionieren. Für den Rechnungskit Checkout und die Shop-Seite gibt es einen eigenen Abschnitt.

Bestellungen ohne Shop, die du selbst anlegst, haben eigene Zahlarten Rechnung und Vorkasse und brauchen keine Zuordnung unter Verbinden. Mehr dazu in der Wissensdatei Manuelle Bestellungen und Rechnungen.

Die zwei Wege

Jede Zahlart gehört zu genau einem der beiden Wege, eine Überlappung lehnt Rechnungskit ab.

Welche Regel Rechnungskit selbst einträgt

Taucht eine neue Zahlart auf, trägt Rechnungskit die Regel selbst ein, wenn Name und Bestellungen eindeutig sind:

• Überweisung, Bank Deposit oder manuelle Zahlart: Vorkasse, solange du Bestellungen erst nach dem Geldeingang als bezahlt markierst. Hast du schon unbezahlt versendet, wird es Kauf auf Rechnung.
• Rechnungskauf-Anbieter wie Klarna, Billie oder Unzer Rechnungskauf: Kauf auf Rechnung, siehe unten.
• Sofortzahlungen wie Wero, iDEAL oder Bancontact: Ist der Anbieter verbunden, wartet Rechnungskit auf dessen Zahlung. Ohne Verbindung gilt Vorkasse, bis du ihn verbindest. Danach stellt Rechnungskit selbst um.

Eine Regel, die du schon gewählt hast, ändert Rechnungskit nicht. Ist der Fall nicht eindeutig, bekommst du eine Aufgabe. Details in der Wissensdatei Belegregel für eine Zahlart festlegen.

Im Rechnungskit Checkout

Neben deinem Zahlungsanbieter kannst du im Checkout auch Überweisung anbieten.

• Wo: unter Shop, Tab Zahlung & Versand, Karte Zahlung per Überweisung. Dort stehen zwei Schalter.
• Gilt für: alle Checkout-Links und die Shop-Seite des Projekts.
• Voraussetzung: deine IBAN in den Einstellungen. Ohne sie sind die Schalter ausgegraut, darüber steht der Link zur IBAN.
• Keine Zuordnung nötig: Unter Belegregeln musst du für den Checkout nichts zuordnen.

Kauf auf Rechnung im Checkout

Bei Firmenkunden mit digitalem Warenkorb entsteht die Rechnung sofort und liegt auf der Bestätigungsseite zum Download bereit. Bei Ware entsteht sie, wenn du die Bestellung unter Bestellungen als versendet markierst. Die Rechnung trägt Zahlungsziel und Bankverbindung, die offene Forderung siehst du unter /receivables.

Wichtig: Die Bestellung gilt im Checkout erst als bezahlt, wenn das Geld da ist. Webhooks (checkout.paid) und Integrationen wie Kurszugänge laufen deshalb bei dieser Zahlart nicht automatisch los. Zugang zu digitalen Produkten schaltest du bei Kauf auf Rechnung selbst frei.

Vorkasse im Checkout

1. Nach der Bestellung zeigt die Bestätigungsseite Kontoinhaber, IBAN, BIC, Betrag und die Bestellnummer als Verwendungszweck.
2. Dazu geht eine Zahlungsaufforderung per Mail raus. Im Testmodus geht sie an dich statt an den Kunden, mit „[TEST]“ im Betreff.
3. Kommt das Geld an, klickst du unter Bestellungen auf „Zahlung eingegangen“.
4. Dann entsteht die Rechnung als bezahlt, bei Ware nach dem Versand. Der Checkout meldet die Bestellung als bezahlt, genau wie bei einer Kartenzahlung (Webhook checkout.paid, verbundene Integrationen).

Kommt weniger an, kannst du die Bestellung auf Rechnung umstellen und den Teilbetrag verbuchen.

Exakte Gateway-Namen, das Wichtigste

Für Bestellungen aus deinem Shop läuft die Zuordnung über den Zahlart-Namen, den dein Shop technisch meldet. Sie greift nur bei exakter Übereinstimmung der Schreibweise.

• Deshalb wählst du unter Verbindungen → Connect aus den tatsächlich beobachteten Gateways deines Shops aus, statt Namen frei einzutippen.
• Fehlt eine Zahlart in der Auswahl, taucht sie auf, sobald die erste Bestellung damit eingeht.
• Bei API-Anbindung gilt dasselbe für das Feld paymentGateway.

BNPL-Zahlarten wie Klarna oder Billie schneller fakturieren

Bei Rechnungskauf-Anbietern (Klarna, Billie, in3, Unzer Rechnungskauf) tritt der Anbieter in Vorleistung und übernimmt das Ausfallrisiko. Die Zahlung gibt er uns aber oft erst mit der Auszahlung frei, teils rund zwei Wochen nach dem Kauf. Ohne weitere Einstellung entsteht der Beleg deshalb erst dann.

So stellst du es um

1. Rechnungskit erkennt diese Anbieter und trägt sie beim ersten Auftreten selbst in die Liste Rechnungskauf ein. Du musst nichts tun.
2. Ab dann entsteht die Rechnung beim Versand, also am selben Tag wie bei Karten- oder Wallet-Zahlungen. Bereits aufgelaufene, schon versandte Bestellungen werden dabei automatisch nachfakturiert.
3. Willst du es anders, änderst du die Zahlart unter Einstellungen, Belegregeln. Deine Wahl überschreibt Rechnungskit nicht.

Rechnung als bezahlt

Meldet dein Shop die Bestellung als bezahlt, was bei diesen Anbietern der Normalfall ist, wird die Rechnung direkt als bezahlt ausgestellt, ohne Zahlungsziel und ohne Zahlungsaufforderung.

Der Beleg trägt dann den neutralen Hinweis, dass die Rechnung über den Anbieter ausgeglichen ist und dessen Zahlungsbedingungen gelten. So versteht dein Kunde, dass er seine Raten oder seine Rechnung beim Anbieter weiterhin bezahlt.

Bankverbindung ist Pflicht bei Rechnungskauf

Für Kauf auf Rechnung braucht Rechnungskit deine IBAN (unter Einstellungen, Konto-Karte). Sie steht auf der Rechnung, damit Kunden überweisen können.

• Ohne IBAN hält Rechnungskit Rechnungskauf-Belege an, statt sie unvollständig zu erzeugen.
• Ausnahme: Belege, die bereits als bezahlt gelten (etwa bei Klarna oder Billie), fordern nichts an und brauchen deshalb keine IBAN.

Wichtig: Rechnungskit gleicht dein Bankkonto nicht ab. Bezahlt gilt eine Forderung, sobald dein Shop die Bestellung als bezahlt meldet oder du die Zahlung in Rechnungskit ausbuchst. Dein Shop bleibt die Quelle der Wahrheit für den Zahlungseingang.

Zahlungsziel und Erinnerungen

• Zahlungsziel: Es gilt für Rechnungskauf-Zahlarten aus dem Shop, für Kauf auf Rechnung im Checkout und für manuelle Rechnungen. Neben dem Schalter „Kauf auf Rechnung“ führt „Zahlungsziel ändern“ direkt dorthin.
• Zahlungserinnerungen: optional, zwei Stufen. Beide zählen ab Fälligkeit, Standard 3 und 14 Tage danach.
• E-Mail-Versand: Erinnerungen brauchen den aktiven E-Mail-Versand, ohne ihn pausieren sie.
• Testmodus: Erinnerungen zu Testbelegen gehen an dich statt an den Kunden, als Text ohne Rechnung im Anhang und höchstens eine Mail pro Tag. Unter Offene Posten steht dann „Erinnerung am … (Test, an dich)“. Mehr unter Kunden-Mails im Testmodus.

Beispiel: Rechnung heute, fällig nach 14 Tagen, Erinnerungen an Tag 17 und Tag 28.