Kauf auf Rechnung und Vorkasse

Für Zahlarten ohne Zahlungsanbieter, klassisch Kauf auf Rechnung und Vorkasse, dreht sich die Reihenfolge: Bei Rechnungskauf entsteht die Rechnung vor der Zahlung, bei Vorkasse wartet alles auf den Zahlungseingang im Shop.

Diese Seite beschreibt vor allem Bestellungen aus deinem Shop-System: wie du Zahlarten zuordnest, was bei BNPL-Anbietern wie Klarna gilt, warum die IBAN Pflicht ist und wie Zahlungsziel und Erinnerungen funktionieren. Für den Rechnungskit Checkout und die Shop-Seite gibt es einen eigenen Abschnitt.

Bestellungen ohne Shop, die du selbst anlegst, haben eigene Zahlarten Rechnung und Vorkasse und brauchen keine Zuordnung unter Verbinden. Mehr dazu in der Wissensdatei Manuelle Bestellungen und Rechnungen.

Die zwei Wege

Jede Zahlart gehört zu genau einem der beiden Wege, eine Überlappung lehnt Rechnungskit ab.

Welche Regel Rechnungskit selbst einträgt

Taucht eine neue Zahlart auf, trägt Rechnungskit die Regel selbst ein, wenn Name und Bestellungen eindeutig sind:

• Überweisung, Bank Deposit oder manuelle Zahlart: Vorkasse, solange du Bestellungen erst nach dem Geldeingang als bezahlt markierst. Hast du schon unbezahlt versendet, wird es Kauf auf Rechnung.
• Rechnungskauf-Anbieter wie Klarna, Billie oder Unzer Rechnungskauf: Kauf auf Rechnung, siehe unten.
• Sofortzahlungen wie Wero, iDEAL oder Bancontact: Ist der Anbieter verbunden, wartet Rechnungskit auf dessen Zahlung. Ohne Verbindung gilt Vorkasse, bis du ihn verbindest. Danach stellt Rechnungskit selbst um.

Eine Regel, die du schon gewählt hast, ändert Rechnungskit nicht. Ist der Fall nicht eindeutig, bekommst du eine Aufgabe. Details in der Wissensdatei Belegregel für eine Zahlart festlegen.

Im Rechnungskit Checkout

Im Checkout bietest du Überweisung zusätzlich zu deinem Zahlungsanbieter an oder verkaufst ganz ohne Zahlungsanbieter. Wie das geht und was dabei gilt, steht unter Checkout nur mit Überweisung.

• Wo: unter Shop, Tab Zahlung & Versand, Karte Zahlung per Überweisung. Dort stehen zwei Schalter.
• Gilt für: alle Checkout-Links und die Shop-Seite des Projekts.
• Voraussetzung: deine IBAN in den Einstellungen. Ohne sie sind die Schalter ausgegraut, darüber steht der Link zur IBAN.
• Ohne Zahlungsanbieter: Mit einem der beiden Schalter und IBAN lassen sich Checkout-Links auch ohne verbundenen Zahlungsanbieter aktivieren.
• Keine Zuordnung nötig: Unter Belegregeln musst du für den Checkout nichts zuordnen.

Kauf auf Rechnung im Checkout

Bei Firmenkunden mit digitalem Warenkorb entsteht die Rechnung sofort und liegt auf der Bestätigungsseite zum Download bereit. Bei Ware entsteht sie, wenn du die Bestellung unter Bestellungen als versendet markierst. Die Rechnung trägt Zahlungsziel und Bankverbindung, die offene Forderung siehst du unter /receivables.

Wichtig: Die Bestellung gilt im Checkout erst als bezahlt, wenn das Geld da ist. Webhooks (checkout.paid) und Integrationen wie Kurszugänge laufen deshalb bei dieser Zahlart nicht automatisch los. Zugang zu digitalen Produkten schaltest du bei Kauf auf Rechnung selbst frei.

Vorkasse im Checkout

1. Nach der Bestellung zeigt die Bestätigungsseite Kontoinhaber, IBAN, BIC, Betrag und die Bestellnummer als Verwendungszweck.
2. Dazu geht eine Zahlungsaufforderung per Mail raus. Im Testmodus geht sie an dich statt an den Kunden, mit „[TEST]“ im Betreff.
3. Kommt das Geld an, klickst du auf „Zahlung eingegangen“, unter Bestellungen oder unter Offene Posten im Abschnitt „Erwartete Vorkasse-Zahlungen“.
4. Dann entsteht die Rechnung als bezahlt, bei Ware nach dem Versand. Der Checkout meldet die Bestellung als bezahlt, genau wie bei einer Kartenzahlung (Webhook checkout.paid, verbundene Integrationen).

Kommt weniger an, kannst du die Bestellung auf Rechnung umstellen und den Teilbetrag verbuchen.

Erwartete Vorkasse-Zahlungen unter Offene Posten

Unter Offene Posten steht unter der Liste der Rechnungen ein eigener Abschnitt „Erwartete Vorkasse-Zahlungen“ mit dem Hinweis „noch keine Rechnung“. Dort siehst du jede Vorkasse-Bestellung, deren Überweisung noch aussteht, aus dem Checkout und aus manuellen Bestellungen.

„Zahlung eingegangen“ öffnet denselben Dialog wie unter Bestellungen. Mit dem vollen Betrag entsteht die Rechnung als bezahlt, und die Bestellung verschwindet aus dem Abschnitt. Mit weniger bietet der Dialog an, die Bestellung auf Rechnung umzustellen.

Diese Bestellungen haben noch keine Rechnung und sind deshalb keine offenen Posten. Sie zählen nicht zur Summe „Offen“, stehen nicht im CSV-Export der offenen Posten und gehen nicht an DATEV. Gibt es keine wartende Vorkasse-Bestellung, steht dort ein kurzer Hinweis.

Rechnungen aus dem Checkout stornieren

Rechnungen aus Checkout-Bestellungen, die per Kauf auf Rechnung oder Vorkasse bezahlt werden, stornierst du selbst. Zu ihnen meldet nie ein Zahlungsanbieter eine Erstattung, deshalb gibt es auf der Rechnungsseite den Button „Rechnung stornieren“, wie bei manuellen Bestellungen:

• ganz oder nur einen Teilbetrag (brutto),
• immer mit Begründung, mindestens 20 Zeichen,
• es entsteht eine Stornorechnung mit eigener Nummer, die Originalrechnung bleibt unverändert im Archiv.

Ist die Rechnung schon bezahlt, überweist du das Geld selbst zurück. Im Dialog hältst du fest, ob das schon passiert ist. Zahlt der Kunde nicht, ist das kein Storno: Schließe den offenen Posten dann als uneinbringlich, die Forderung bucht deine Steuerkanzlei nach § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG aus.

Checkout-Bestellungen, die über Mollie, Stripe, PayPal oder Unzer bezahlt sind, und Bestellungen aus deinem Shop bekommen diesen Button nicht. Dort erstattest du beim Zahlungsanbieter oder im Shop, und die Stornorechnung entsteht automatisch.

Bestellungen über die API per Kauf auf Rechnung oder Vorkasse stornierst du nicht per Button, sondern aus deinem System: Dein System meldet die Erstattung über POST /v1/orders/{orderNo}/refunds, ganz, mit Teilbetrag oder positionsgenau, und es entsteht dieselbe Stornorechnung. Wie das geht, steht unter Erstattungen melden. Vor der Rechnung storniert POST /v1/orders/{orderNo}/cancel die Bestellung.

Exakte Gateway-Namen, das Wichtigste

Für Bestellungen aus deinem Shop läuft die Zuordnung über den Zahlart-Namen, den dein Shop technisch meldet. Sie greift nur bei exakter Übereinstimmung der Schreibweise.

• Deshalb wählst du unter Verbindungen → Connect aus den tatsächlich beobachteten Gateways deines Shops aus, statt Namen frei einzutippen.
• Fehlt eine Zahlart in der Auswahl, taucht sie auf, sobald die erste Bestellung damit eingeht.
• Bei API-Anbindung gilt dasselbe für das Feld paymentGateway.

BNPL-Zahlarten wie Klarna oder Billie schneller fakturieren

Bei Rechnungskauf-Anbietern (Klarna, Billie, in3, Unzer Rechnungskauf) tritt der Anbieter in Vorleistung und übernimmt das Ausfallrisiko. Die Zahlung gibt er uns aber oft erst mit der Auszahlung frei, teils rund zwei Wochen nach dem Kauf. Ohne weitere Einstellung entsteht der Beleg deshalb erst dann.

So stellst du es um

1. Rechnungskit erkennt diese Anbieter und trägt sie beim ersten Auftreten selbst in die Liste Rechnungskauf ein. Du musst nichts tun.
2. Ab dann entsteht die Rechnung beim Versand, also am selben Tag wie bei Karten- oder Wallet-Zahlungen. Bereits aufgelaufene, schon versandte Bestellungen werden dabei automatisch nachfakturiert.
3. Willst du es anders, änderst du die Zahlart unter Einstellungen, Belegregeln. Deine Wahl überschreibt Rechnungskit nicht.

Rechnung als bezahlt

Meldet dein Shop die Bestellung als bezahlt, was bei diesen Anbietern der Normalfall ist, wird die Rechnung direkt als bezahlt ausgestellt, ohne Zahlungsziel und ohne Zahlungsaufforderung.

Der Beleg trägt dann den neutralen Hinweis, dass die Rechnung über den Anbieter ausgeglichen ist und dessen Zahlungsbedingungen gelten. So versteht dein Kunde, dass er seine Raten oder seine Rechnung beim Anbieter weiterhin bezahlt.

Bankverbindung ist Pflicht bei Rechnungskauf

Für Kauf auf Rechnung braucht Rechnungskit deine IBAN (unter Einstellungen, Konto-Karte). Sie steht auf der Rechnung, damit Kunden überweisen können.

• Ohne IBAN hält Rechnungskit Rechnungskauf-Belege an, statt sie unvollständig zu erzeugen.
• Ausnahme: Belege, die bereits als bezahlt gelten (etwa bei Klarna oder Billie), fordern nichts an und brauchen deshalb keine IBAN.

Wichtig: Bezahlt gilt eine Forderung, sobald dein Shop die Bestellung als bezahlt meldet oder du die Zahlung in Rechnungskit ausbuchst. Dein Shop bleibt die Quelle der Wahrheit für den Zahlungseingang. Ausnahme ist der Bankabgleich, mit hochgeladenem Kontoauszug oder verbundener Bank: Dort markiert auch ein Zahlungseingang mit Rechnungs- oder Bestellnummer und genau dem offenen Betrag die Forderung als bezahlt.

Zahlungsziel und Erinnerungen

• Offene Posten: Unter Einnahmen → Offene Posten siehst du, wer dir noch Geld schuldet. Steht dort noch nichts, legst du mit „Bestellung anlegen“ direkt eine Bestellung auf Rechnung oder gegen Vorkasse an. Sobald Posten in der Liste stehen, findest du denselben Knopf oben rechts. Rechnungskit schreibt dann die Rechnung, erinnert an die Zahlung und erkennt den Eingang. Mehr unter Manuelle Bestellungen.
• Zahlungsziel: Es gilt für Rechnungskauf-Zahlarten aus dem Shop, für Kauf auf Rechnung im Checkout und für manuelle Rechnungen. Neben dem Schalter „Kauf auf Rechnung“ führt „Zahlungsziel ändern“ direkt dorthin.
• Zahlungserinnerungen: optional, zwei Stufen. Beide zählen ab Fälligkeit, Standard 3 und 14 Tage danach.
• E-Mail-Versand: Erinnerungen brauchen den aktiven E-Mail-Versand, ohne ihn pausieren sie.
• Klarna, Unzer und andere Anbieter: Für Posten, die ein Zahlungsanbieter einzieht (Klarna, Unzer Rechnungskauf, PayPal Später bezahlen oder Rechnungskauf, Billie, in3, Riverty, Ratepay), schickt Rechnungskit keine Erinnerung. Dein Kunde zahlt an den Anbieter, nicht an dich, und der Anbieter mahnt selbst. Unter Offene Posten steht dann zum Beispiel „Klarna zieht ein“ statt „überfällig“. Bei einer Zahlart, die Rechnungskit keinem Ablauf zuordnen kann, geht ebenfalls keine automatische Erinnerung raus.
• Testmodus: Erinnerungen zu Testbelegen gehen an dich statt an den Kunden, als Text ohne Rechnung im Anhang und höchstens eine Mail pro Tag. Unter Offene Posten steht dann „Erinnerung am … (Test, an dich)“. Mehr unter Kunden-Mails im Testmodus.

Beispiel: Rechnung heute, fällig nach 14 Tagen, Erinnerungen an Tag 17 und Tag 28.