Spendenquittungen (Zuwendungsbestätigungen) für Vereine

Spendenquittungen schalten wir gerade Konto für Konto frei. Schreib an support@rechnungskit.de, wenn dein Verein sie nutzen will.

Gemeinnützige Körperschaften (eingetragener Verein, Stiftung, gGmbH) können mit Rechnungskit für Spenden und Mitgliedsbeiträge Zuwendungsbestätigungen ausstellen. Eine Spende ist kein Umsatz und bekommt deshalb nie eine Rechnung. Sie landet unter Spenden, nicht unter Rechnungen, und taucht weder in der Umsatzsteuer-Auswertung noch im OSS auf.

Spendenquittungen · Ablauf

Von der Spende bei Stripe zur Zuwendungsbestätigung

Bei Stripe

Zahlung mit Markierungrk_kind = donation oder membership_fee, Rechnungsadresse Pflicht

In Rechnungskit

Zuwendung unter Spendenkeine Rechnung, keine Umsatzsteuer, kein OSS

Ergebnis

Zuwendungsbestätigungsofort per E-Mail oder einmal im Jahr als Sammelbestätigung

Archiv und APIunveränderbar archiviert, abrufbar für die Website des Vereins

Zahlungen als Spende markieren

Rechnungskit behandelt eine Zahlung nur dann als Zuwendung, wenn sie ausdrücklich markiert ist. Bei Stripe setzt du dafür Metadaten auf die Zahlung, also auf den PaymentIntent (im Checkout payment_intent_data.metadata):

• rk_kind = donation für eine Spende, rk_kind = membership_fee für einen Mitgliedsbeitrag
• optional rk_purpose (z. B. eine Kampagne) und rk_recurring = true für Dauerspenden und Patenschaften

Für Patenschaften, Dauerspenden und Mitgliedsbeiträge über Stripe-Abos kommt die Markierung ans Abo (subscription_data.metadata im Checkout) oder an den Preis. Eine Abo-Zahlung selbst trägt keine Metadaten. Rechnungskit liest die Markierung aus der bezahlten Stripe-Rechnung, legt dafür keine Bestellung und keine Rechnung an und übernimmt Name und Anschrift des Stripe-Kunden. Jede Abbuchung wird so zu einer wiederkehrenden Zuwendung. Steht die Markierung am Abo, gilt jede bezahlte Rechnung des Abos als Ganzes als Zuwendung, auch eine Verkaufsposition darauf. Steht sie am Preis, zählt eine Rechnung nur, wenn jede Position dieselbe Markierung trägt. Trenn Spende und Verkauf deshalb immer in zwei Abos.

Bei Payment Links setzt du die Markierung genauso über payment_intent_data.metadata bzw. subscription_data.metadata des Links. Metadaten, die nur am Payment Link oder an der Checkout-Session selbst stehen, liest Rechnungskit nicht. Bei Einzelzahlungen zählt nur die Markierung an der Zahlung, eine Markierung am Preis wirkt nur bei Abos. Wie das im Code aussieht, steht in der Anleitung zur API (siehe Zuwendungsbestätigungen per API).

Stell im Stripe-Checkout die Rechnungsadresse auf Pflicht (billing_address_collection: required). Ohne Anschrift des Spenders gibt es keine Zuwendungsbestätigung. Fehlt sie trotzdem, holt Rechnungskit sie bei Stripe nach. Klappt das nicht, ergänzt du sie unter Spenden über „Anschrift“.

Unmarkierte Zahlungen laufen wie gewohnt in den Rechnungsabgleich.

Einrichten

Unter Einstellungen → Spendenquittungen trägst du ein:

• Finanzamt, Art und Datum des Bescheids (Freistellungsbescheid, Anlage zum Körperschaftsteuerbescheid oder Feststellung nach § 60a AO), beim Freistellungsbescheid den letzten Veranlagungszeitraum
• die steuerbegünstigten Zwecke, so wie sie im Bescheid stehen
• ob Mitgliedsbeiträge abziehbar sind. Nicht abziehbar sind sie bei Körperschaften, die den Sport, kulturelle Betätigungen für die Freizeitgestaltung, die Heimatpflege und Heimatkunde oder Zwecke nach § 52 Abs. 2 Satz 1 Nr. 23 AO fördern, und bei Zwecken, die nach § 52 Abs. 2 Satz 2 AO entsprechend einem dieser Zwecke für gemeinnützig erklärt wurden (§ 10b Abs. 1 Satz 8 EStG). Dann gibt es für Beiträge keine Bestätigung
• das Datum, an dem du dem Finanzamt die maschinelle Erstellung angezeigt hast, Name und Funktion der unterzeichnenden Person und ihre Unterschrift als Bild

Name, Anschrift und Steuernummer kommen aus den allgemeinen Einstellungen. Die Seite zeigt, was noch fehlt. Erst wenn alles vollständig ist, gehen Bestätigungen raus.

Bestätigungen ohne eigenhändige Unterschrift und der Versand als PDF sind nur erlaubt, wenn der Verein das Verfahren vorher seinem Finanzamt angezeigt hat (R 10b.1 Abs. 4 EStR, auf die das BMF-Schreiben vom 07.11.2013 in Nr. 10 verweist; zum Versand als schreibgeschützte Datei BMF-Schreiben vom 06.02.2017, IV C 4 - S 2223/07/0012, BStBl I 2017, 287). Eine Vorlage für dieses Schreiben steht auf der Einstellungsseite.

Ist alles ausgefüllt, zeigt die Seite oben „Alles bereit“ und das letzte Datum, an dem der Verein mit seinem Bescheid noch bestätigen darf.

Was auf der Bestätigung steht

Rechnungskit verwendet die verbindlichen Muster aus dem BMF-Schreiben vom 07.11.2013 (IV C 4 - S 2223/07/0018 :005, BStBl I 2013, 1333) wörtlich: Bestätigung über Geldzuwendungen/Mitgliedsbeitrag und Sammelbestätigung mit Anlage. Nach Nr. 1 und 2 des Schreibens sind die Muster verbindlich, Wortwahl und Reihenfolge bleiben gleich. Der Betrag steht in Ziffern und in Buchstaben (Nr. 5). Haftungshinweis und Hinweis zu § 63 Abs. 5 AO stehen immer darauf. Dank und Werbung stehen nie auf der Bestätigung (Nr. 2), der Dank steht in der E-Mail. Jede Bestätigung hat eine Nummer aus dem eigenen Kreis ZB-JJJJ-NNNN, getrennt von den Rechnungsnummern. Das Jahr in der Nummer ist das Jahr der Ausstellung.

Einzeln oder einmal im Jahr

Für Einzelspenden und für wiederkehrende Zuwendungen wählst du getrennt:

• Sofort, je Zahlung: Die Bestätigung entsteht nach dem Zahlungseingang und geht per E-Mail an den Spender.
• Jährlich als Sammelbestätigung: Unter Spenden erstellst du nach Jahresende je Spender eine Sammelbestätigung mit Anlage über alle Zuwendungen des Jahres. Die Anlage schlüsselt den Betrag in die einzelnen Zuwendungen auf (BMF-Schreiben vom 07.11.2013, Nr. 9). Ein Jahr lässt sich erst abschließen, wenn es vorbei ist.

Eine Zuwendung steht nie auf zwei Bestätigungen. Die Sammelbestätigung versichert genau das, Rechnungskit sperrt eine doppelte Bestätigung auch in der Datenbank.

Im Namen deines Vereins geht die E-Mail an den Spender raus. Absender ist sein Name, Antworten landen bei seiner Kontakt-E-Mail, und unten stehen seine Angaben aus den Unternehmensdaten: Name, Anschrift, Registereintrag. Das Impressum von Rechnungskit steht nicht darin.

Unter Spenden siehst du jede Zuwendung mit ihrem Stand: bestätigt (mit der Nummer der Bestätigung), „Anschrift fehlt“ oder „Wartet auf Sammelbestätigung“.

Wie lange der Verein bestätigen darf

Nach § 63 Abs. 5 Satz 1 AO darf eine steuerbegünstigte Körperschaft Zuwendungsbestätigungen nur ausstellen, wenn das Datum des Freistellungsbescheids bzw. der Anlage zum Körperschaftsteuerbescheid nicht länger als fünf Jahre zurückliegt (Nr. 1) oder die Feststellung nach § 60a Abs. 1 AO nicht länger als drei Kalenderjahre zurückliegt und bisher kein Freistellungsbescheid und keine Anlage erteilt wurde (Nr. 2). Die Frist ist taggenau zu berechnen (Satz 2). Rechnungskit rechnet ab dem Bescheiddatum fünf bzw. drei Jahre auf den Tag, zeigt das letzte zulässige Datum auf der Einstellungsseite und sperrt danach die Ausstellung, bis du den neuen Bescheid einträgst.

Sieht der Bescheid die Steuerbefreiung erst ab einem späteren Datum vor, trägst du „Steuerbefreit ab“ ein. Zuwendungen davor werden nicht bestätigt, denn sie sind nicht nach § 10b EStG abziehbar (BMF-Schreiben vom 07.11.2013, Nr. 14).

Erstattungen

Wird eine Spende ganz oder teilweise erstattet, entsteht keine Stornorechnung. Rechnungskit widerruft die Bestätigung mit einem eigenen nummerierten Schreiben an den Spender und stellt über den verbleibenden Betrag automatisch eine neue Bestätigung aus. Bestätigungen selbst werden nie geändert oder gelöscht. Widerruf und neue Bestätigung gehen nicht von selbst per E-Mail raus: Du findest beide unter Spenden im Reiter Bestätigungen und schickst sie dem Spender mit „Erneut senden“.

Wird eine Spende erstattet, bevor sie bestätigt ist, entsteht kein Widerruf. Die spätere Bestätigung nennt dann nur den verbleibenden Betrag, eine voll erstattete Spende wird nie bestätigt.

Archiv

Jede Bestätigung wird als Original verschlüsselt und unveränderbar archiviert, mit SHA-256-Prüfsumme. Das erfüllt die Pflicht, ein Doppel aufzubewahren (§ 50 Abs. 7 Satz 1 EStDV). Das PDF wird bei jedem Abruf aus dem Original erzeugt.

Testmodus

Im Testmodus entstehen Testbelege mit der Nummer TEST-ZB-JJJJ-NNNN und dem Aufdruck „Testbeleg – keine gültige Zuwendungsbestätigung“. Die E-Mail geht nicht an den Spender, sondern an die Kontakt-Adresse des Vereins. Beim Go-Live verschwinden Test-Zuwendungen und Testbelege aus der Ansicht, ihre Dateien werden gelöscht, und der echte Nummernkreis beginnt bei ZB-JJJJ-0001.

Abruf per API

Die Website des Vereins kann die Bestätigung nach einer Spende selbst abholen und dem Spender zeigen. Nötig ist ein API-Schlüssel mit dem Recht documents:read, den du unter Verbindungen → API anlegst.

• GET /v1/donation-receipts?paymentRef=<Zahlungs-ID> mit der ID der Zahlung beim Zahlungsanbieter (bei Stripe etwa pi_…). Die Antwort enthält die Zuwendung und ihre Bestätigungen, auch einen Widerruf und die Ersatzbestätigung nach einer Erstattung. Kennt Rechnungskit die Zahlung noch nicht als Zuwendung, antwortet die API mit 404 not_found. Ist die Spende gebucht, die Bestätigung aber noch nicht ausgestellt (fehlende Anschrift, jährliche Sammelbestätigung), lautet der Code receipt_pending. Die Website fragt dann später noch einmal.
• GET /v1/donation-receipts/{number}/pdf liefert das PDF, erzeugt aus dem archivierten Original nach Prüfung der SHA-256-Prüfsumme.

Solange das Projekt im Testmodus ist, sieht der Schlüssel nur Testbelege, nach dem Go-Live nur echte Bestätigungen. Sind Spendenquittungen im Konto nicht freigeschaltet, antwortet die API mit 403 donations_not_enabled. Alle Felder, Fehlercodes und Code-Beispiele für Stripe stehen in der Anleitung zur API (siehe Zuwendungsbestätigungen per API).

Was als Beleg zählt

Jede echte Zuwendungsbestätigung zählt als ein Beleg, genauso Sammelbestätigungen, Widerrufe und Ersatzbestätigungen. Sie zählen, sobald sie archiviert sind, zum selben Preis wie jeder andere Beleg. Testbelege aus dem Testmodus zählen nicht.

Export bei Kündigung

Der GoBD-Gesamtexport enthält alle Zuwendungsbestätigungen, Sammelbestätigungen und Widerrufe als archivierte Originale (auf Wunsch zusätzlich als PDF), ein Register der Bestätigungen und das Spendenbuch mit allen Zuwendungen. Nach Vertragsende bewahrt der Verein diese Doppel selbst auf (§ 50 Abs. 7 Satz 1 EStDV).

Grenzen

• Nur Geldzuwendungen und Mitgliedsbeiträge. Sachspenden und Aufwandsspenden sind nicht abgedeckt.
• Keine elektronische Übermittlung an das Finanzamt nach § 50 Abs. 2 EStDV, die Bestätigung geht als PDF an den Spender.
• Beschrieben ist die Markierung über Stripe. Für andere Zahlungsanbieter gibt es keine Anleitung.
• Zahlungen mit Gegenleistung (Shop-Verkäufe, Schutzgebühren) sind keine Spenden. Markier sie nicht, dann laufen sie wie gewohnt als Rechnung.
• Kommt bei einem Stripe-Abo die Zahlung vor der Rechnung an und hatte Rechnungskit sie bis dahin schon als Rechnung abgerechnet (feste Zuordnung), bleibt diese Rechnung stehen. Korrigieren lässt sie sich nur per Storno.

Ob eine Zahlung steuerlich eine Zuwendung ist, entscheidet der Verein. Rechnungskit ist keine Steuer- und Rechtsberatung.