Manuelle Bestellungen und Rechnungen

Nicht jeder Auftrag kommt über einen Shop oder Zahlungsanbieter. Unter Bestellungen legst du mit „Bestellung anlegen“ selbst eine an, typisch für B2B-Kunden, die per Überweisung zahlen. Ein Assistent führt dich durch vier Schritte: Kunde, Positionen, Leistung und Zahlart, Prüfen. Schließt du ihn vorher, geht nichts verloren, die Bestellung bleibt als Entwurf gespeichert.

Kunde

Du wählst einen bestehenden Kunden oder legst einen neuen an, mit Anschrift, E-Mail und bei Bedarf USt-IdNr. oder Leitweg-ID für öffentliche Auftraggeber. Hat ein Unternehmen im EU-Ausland eine USt-IdNr., prüfen wir sie beim Weiter direkt beim BZSt; ist sie bestätigt, stellst du ohne deutsche USt aus (Reverse-Charge). Ohne Bestätigung wird die Rechnung zurückgehalten, bis das Ergebnis da ist oder du unter Aufgaben entscheidest.

Positionen auswählen

Positionen sind immer Produkte aus deinem Katalog. Im Schritt Positionen steht oben, was schon in der Bestellung ist, darunter unter „Produkt hinzufügen“ dein Katalog. Ein Klick auf ein Produkt fügt es mit Menge 1 hinzu, jeder weitere Klick erhöht die Menge um eins. Produkte, die schon drin sind, sind grün hinterlegt, zeigen zum Beispiel „✓ 2× in der Bestellung“ und statt „Hinzufügen“ den Knopf „+1“. Die Suche findet Produkte nach Name oder Artikelnummer. Ohne Suche siehst du die ersten sechs, mit „Alle Produkte anzeigen“ den ganzen Katalog. Die Preise im Katalog sind Nettopreise.

Menge und Nettopreis änderst du in der Position selbst. Dazu kommen ein Rabatt je Zeile und ein Gesamtrabatt mit eigener Bezeichnung. Ob der Rabatt in Euro oder Prozent gilt, wählst du mit dem Schalter € / % neben dem Feld; unter dem Feld steht dann der Gegenwert, zum Beispiel „= −18,90 €“. In die Betragsfelder tippst du nur die Zahl, das Euro- oder Prozentzeichen steht schon dabei. Den Steuersatz tippst du nie ein, er kommt aus der USt-Kategorie des Produkts. Zeigt ein Produkt „Einstufung fehlt“, legst du Produktart und USt-Kategorie beim Hinzufügen direkt im Assistenten fest; das gilt danach für alle weiteren Rechnungen. Ein ganz neues Produkt legst du mit „+ Neues Produkt“ an.

Versandkosten

Mit „+ Versandkosten“ trägst du einen Nettobetrag für den Versand ein. Auf der Rechnung steht er als eigene Position „Versandkosten“. Einen Steuersatz wählst du dafür nicht: Versand ist eine Nebenleistung und bekommt den Satz der Positionen. Mischt die Bestellung Sätze, zum Beispiel 7 % und 19 %, teilen wir die Versandkosten im Verhältnis der Bruttowerte auf (BFH XI R 22/22). Den Hintergrund erklärt Versandkosten und Umsatzsteuer.

Die Summen unten sind eine Vorschau. Den verbindlichen Betrag berechnet Rechnungskit beim Anlegen, und genau dieser Betrag steht auf der Rechnung und im offenen Posten.

Zahlungsziel je Bestellung

Bei Zahlart Rechnung legst du das Zahlungsziel für diese eine Bestellung fest: Sofort, 7, 14 oder 30 Tage oder unter „Andere“ eine Zahl zwischen 0 und 365. Vorbelegt ist dein Standard aus Einstellungen → Belegregeln. Weichst du davon ab, gilt das nur für diese Bestellung, der Standard bleibt, wie er ist. Darunter siehst du das Fälligkeitsdatum, wenn die Rechnung heute entsteht.

Das Zahlungsziel läuft immer ab dem Rechnungsdatum. Auf der Rechnung steht dann zum Beispiel „Zahlbar innerhalb von 30 Tagen bis zum …“, bei Sofort „Zahlbar sofort nach Erhalt, spätestens am …“. Dasselbe Fälligkeitsdatum steht in der E-Rechnung und im offenen Posten. Bei Vorkasse gibt es kein Zahlungsziel, weil die Rechnung erst nach dem Zahlungseingang entsteht. Was beim Zahlungsziel rechtlich gilt und wie du es formulierst, erklärt Zahlungsziel auf der Rechnung.

Rechnung oder Vorkasse

Mit Zahlart Rechnung entsteht die Rechnung sofort, mit deinem Zahlungsziel und deiner Bankverbindung; dafür brauchst du eine IBAN in den Einstellungen. Bei Ware, die noch nicht versendet ist, entsteht sie erst mit „als versendet markieren“, damit das Leistungsdatum stimmt. Den Zahlungseingang bestätigst du später unter Offene Posten, auch als Teilzahlung.

Bei Vorkasse wartet die Bestellung. Dein Kunde bekommt auf Wunsch eine Zahlungsaufforderung per E-Mail mit Betrag, IBAN und Bestellnummer als Verwendungszweck; sie ist ausdrücklich keine Rechnung und trägt keine Rechnungsnummer. Den Text passt du unter Einstellungen → E-Mail-Versand im Reiter „Zahlungsaufforderung“ an; die Vorlage ist neutral formuliert, ohne du oder Sie. Sobald das Geld da ist, klickst du an der Bestellung auf „Zahlung eingegangen“. Dann entsteht die Rechnung mit Bezahlt-Vermerk. Ist weniger als der Gesamtbetrag eingegangen, entsteht keine Rechnung; du kannst die Bestellung dann auf Rechnung umstellen, die Rechnung geht sofort raus und der Teilbetrag wird als Anzahlung verbucht. Im Testmodus geht die Zahlungsaufforderung an dich statt an den Kunden, mit „[TEST]“ im Betreff und einem Hinweis oben. An der Bestellung steht dann „Aufforderung am … (Test, an dich)“.

Als Rechnungsdatum gilt immer der Tag der Erstellung. Das Leistungsdatum legst du fest: ein Datum, einen Zeitraum oder bei Ware den Versandtag.

Entwurf speichern und fortsetzen

Sobald ein Kundenname oder eine Position eingetragen ist, speichert Rechnungskit deine Eingaben laufend als Entwurf. Schließt du den Assistenten mit „Schließen“, mit Esc oder per Klick daneben, bleibt der Entwurf erhalten. Unter Bestellungen steht dann oben der Hinweis „Unfertige Bestellung“ mit Kunde, Anzahl der Positionen, Betrag und dem Zeitpunkt der letzten Änderung. „Entwurf fortsetzen“ öffnet ihn dort, wo du aufgehört hast, im selben Schritt und mit allen Angaben. Auch „+ Bestellung anlegen“ öffnet den gespeicherten Entwurf.

Es gibt höchstens einen Entwurf je Projekt. Ein neuer Entwurf ersetzt den alten, und alle im Team mit Zugriff auf Bestellungen sehen denselben. Legst du die Bestellung an, ist der Entwurf weg. Brauchst du ihn nicht mehr, klickst du auf „Verwerfen“; im Assistenten heißt das „Verwerfen und neu beginnen“. Ein Entwurf ist noch keine Bestellung. Er hat keine Bestellnummer, taucht weder in der Bestellliste noch im Archiv oder im DATEV-Export auf und hat keine steuerliche Wirkung. Produkte, die du inzwischen gelöscht hast, fallen beim Fortsetzen aus dem Entwurf heraus.

Storno

Rechnungen aus manuellen Bestellungen kannst du auf der Rechnungsseite stornieren, ganz oder teilweise, immer mit Begründung. Es entsteht eine Stornorechnung mit eigener Nummer; das Original bleibt unverändert im Archiv. Zahlt der Kunde nicht, ist das kein Storno: Schließe den offenen Posten dann als uneinbringlich, die Forderung bucht deine Steuerkanzlei nach § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG aus, wenn das Entgelt uneinbringlich ist. Bestellungen aus Shops und Zahlungsanbietern stornierst du weiterhin über deren eigene Erstattung.