Umsatzsteuer-Profil, Kleinunternehmer, OSS und ZM

Dein Umsatzsteuer-Profil steuert, wie Rechnungskit Steuern ausweist: Regelbesteuerung oder Kleinunternehmer, EU-Verkäufe an Privat- oder Firmenkunden, OSS und Zusammenfassende Meldung.

Kleinunternehmer (§ 19 UStG)

Als Kleinunternehmer stellt Rechnungskit alle Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus, mit dem Hinweis nach § 19 UStG. Die Zusammenfassende Meldung entfällt, die Regeln für eingehende Auslandsleistungen (§ 13b UStG) gelten trotzdem. Den Status setzt du unter Einstellungen in den Firmendaten.

EU-Verkäufe an Privatkunden: OSS

• Bis 10.000 € EU-weitem Fernverkaufsumsatz pro Jahr (laufendes plus Vorjahr) darfst du mit deutschen Sätzen abrechnen. Rechnungskit überwacht die Schwelle und warnt ab 80 %.
• Nutzt du das OSS-Verfahren bewusst nicht (im Onboarding beim Steuer-Profil als eigener Status wählbar), rechnet Rechnungskit EU-Lieferungen an Privatkunden mit deutscher USt ab; die Schwellen-Überwachung läuft trotzdem weiter und meldet sich, bevor es eng wird.
• Darüber gilt das Bestimmungslandprinzip: Steuersatz des Ziellandes, Meldung über das OSS-Verfahren beim BZSt. Nach der Registrierung setzt du unter /oss den Haken „OSS registriert", dann bereitet Rechnungskit die Quartalsmeldung vor (Export als CSV für den BOP-Import).
• Wichtig beim Überschreiten: Registrierst du dich beim BZSt bis zum 10. des Folgemonats, wirkt die OSS-Registrierung rückwirkend ab dem ersten Umsatz (§ 18j UStG). Verpasst du die Frist, musst du die Umsätze im jeweiligen Bestimmungsland einzeln erklären.
• Wechsel während des Jahres: Fernverkäufe und digitale B2C-Leistungen aus deinem Altsystem zählen weiter zur Schwelle. Trage die Netto-Summen (laufendes Jahr und Vorjahr) unter /oss als „Vorumsätze aus dem Altsystem" ein; sie fließen in die Überwachung und in die Steuerentscheidung jeder neuen Rechnung ein.
• Freiwilliger Verzicht auf die Schwelle ist möglich, gilt aber immer ab 1. Januar und bindet für zwei Kalenderjahre.
• Digitale Leistungen an EU-Privatkunden zählen mit zur selben Schwelle.
• Auch für reine SaaS- und Software-Anbieter ohne Warenversand ist OSS relevant: Elektronisch erbrachte Leistungen (Software as a Service, Downloads, Online-Zugänge) an Privatkunden in anderen EU-Ländern werden am Leistungsort besteuert (§ 3a UStG). Unter der 10.000-€-Schwelle liegt der Leistungsort in Deutschland, du rechnest mit deutschem Satz ab. Darüber gilt der Steuersatz des Kundenlandes, gemeldet über OSS. Die Schwelle ist eine gemeinsame Grenze für digitale B2C-Leistungen und physische Fernverkäufe zusammen, nicht je Land und nicht getrennt nach Waren und Leistungen. Es gibt also keinen eigenen SaaS-Freibetrag zusätzlich zum Warenumsatz.
• OSS gilt nur für Privatkunden (B2C). Verkaufst du SaaS an ein Unternehmen mit gültiger USt-IdNr. in einem anderen EU-Land, greift stattdessen Reverse Charge (§ 3a Abs. 2 UStG): Du stellst netto ohne deutsche USt aus, mit dem Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, und meldest den Umsatz in der Zusammenfassenden Meldung, nicht über OSS. An ein deutsches Unternehmen rechnest du normal mit 19 Prozent ab. Ins Drittland (außerhalb EU) ist die Leistung in Deutschland nicht steuerbar, ohne deutsche USt und ohne ZM. Rechnungskit entscheidet den Fall automatisch anhand der geprüften USt-IdNr.
• Woran Rechnungskit B2B von B2C unterscheidet: allein an der USt-IdNr. des Kunden, nicht am Firmennamen. Ist eine USt-IdNr. vorhanden und wird sie qualifiziert beim BZSt bestätigt, gilt der Kunde als Unternehmer (Reverse Charge bzw. innergemeinschaftliche Lieferung). Ohne USt-IdNr., oder wenn die Prüfung nicht bestätigt, behandelt Rechnungskit den Verkauf als B2C und weist die Umsatzsteuer aus, ein ungeprüfter Fall landet als Klärungsaufgabe, nie als stille Steuerbefreiung. Bei Stripe Billing liest Rechnungskit die USt-IdNr. aus den Steuer-IDs des Stripe-Kunden, bei der eigenen API übergibst du sie im Feld vat_id der Rechnungsadresse.
• Ländersätze am Beispiel Kaffee: Eine öffentliche Referenz mit den Umsatzsteuersätzen auf Kaffee in 39 europäischen Ländern, getrennt nach EU und Drittland sowie mit der Einordnung OSS, ZM oder steuerfreie Ausfuhr, steht unter rechnungskit.de/wissen/mehrwertsteuer-kaffee. Sie erklärt auch, dass der nationale Satz eines Ziellandes für einen deutschen Versender nur dann greift, wenn tatsächlich ins Bestimmungsland versendet wird: Bei Versand in ein Drittland ist es eine steuerfreie Ausfuhr, bei Versand aus einem lokalen Auslandslager eine lokale Inlandslieferung im Lagerland.

Fremdwährung: welcher Kurs wann gilt

• Ja, Rechnungskit unterstützt Multi-Currency: Rechnungen entstehen in EUR sowie in CHF, USD, GBP, SEK, DKK, NOK, PLN und CZK. Bei einer Fremdwährungsrechnung ermittelt Rechnungskit den EUR-Steuerbetrag mit dem EZB-Referenzkurs (letzter veröffentlichter Kurs am Ausstellungstag), weist ihn strukturiert in der E-Rechnung aus (Rechnungswährung BT-5, Steuerwährung EUR BT-6, EUR-Steuerbetrag BT-111) und friert Kurs, Kursdatum und Kursquelle auf dem Beleg ein. Der DATEV-Export enthält für Fremdwährungsbelege Kurs und EUR-Basis-Umsatz.
• Die EZB-Referenzkurse werden automatisch täglich synchronisiert und mit Historie vorgehalten, damit auch für ältere Belege der passende Tageskurs verfügbar ist. Du musst keine Kurse pflegen. Kursänderungen zwischen Leistung und Zahlung bleiben umsatzsteuerlich unberücksichtigt; der eingefrorene Beleg ändert sich nicht.
• OSS-relevante Umsätze (EU-Fernverkäufe an Privatkunden) kannst du auch in Fremdwährung fakturieren. Für die OSS-Meldung rechnet Rechnungskit diese Umsätze mit dem gesetzlich vorgeschriebenen EZB-Kurs des letzten Tages des Quartals um (§ 16 Abs. 6 UStG); der verwendete Kurs wird in der festgeschriebenen Meldung dokumentiert. Solange das Quartal läuft, zeigt die Vorschau einen vorläufigen Kurs; festschreiben kannst du erst, wenn der endgültige Quartalskurs vorliegt.
• Für die Umsatzsteuer-Voranmeldung gilt als gesetzlicher Standard der amtliche Monatsdurchschnittskurs des BMF; Tageskurse brauchen eine Gestattung deines Finanzamts. Kläre die Kursmethode mit deiner Steuerkanzlei; der EUR-Betrag auf der Rechnung ist eine transparente Zusatzangabe, keine Pflichtangabe.
• Zahlungen in anderen Währungen (z. B. JPY) oder mit einer Währung, die nicht zur Bestellung passt, erzeugen keinen Beleg, sondern eine Klärungsaufgabe unter /payments.

EU-Verkäufe an Firmenkunden: USt-IdNr. und ZM

• Steuerfreiheit (innergemeinschaftliche Lieferung, Reverse Charge) gibt es nur mit verwertbarem Nachweis: Rechnungskit prüft die USt-IdNr. des Kunden qualifiziert beim BZSt. Nur eine vollständig bestätigte Prüfung schaltet die Steuerfreiheit automatisch, alles andere braucht deine ausdrückliche Entscheidung.
• Jede Prüfantwort wird unverändert und revisionssicher archiviert (bis Ende des achten Folgejahres), einsehbar unter Einstellungen → USt-IdNr.-Prüfungen.
• Die Zusammenfassende Meldung (§ 18a UStG) erstellt Rechnungskit unter /zm: quartalsweise oder monatlich (ab 50.000 € Warenlieferungen pro Quartal automatisch monatlich), als CSV für ELSTER, mit Prüfdatei und SHA-256. Berichtigungen laufen als eigene Meldung.
• Voraussetzung für die ZM: deine eigene gültige USt-IdNr. (DE + 9 Ziffern). Kleinunternehmer geben keine ZM ab.

Sonderfälle bleiben draußen

Reihengeschäfte, Konsignationslager und Bauleistungen (§ 13b) markiert Rechnungskit als Sonderfall und verarbeitet sie nicht stillschweigend über die Matrix.

Wo in der App

• /settings, Kleinunternehmer-Status und eigene USt-IdNr.
• /settings/vat, Ländersätze (TEDB, monatlich aktualisiert)
• /oss, Schwellen-Monitor, OSS-Status, Quartalsexport
• /zm, Zusammenfassende Meldung mit ELSTER-CSV
• /settings/vat-checks, Prüfprotokoll der USt-IdNr.-Prüfungen