Umsatzsteuer-Profil, Kleinunternehmer, OSS und ZM

Dein Umsatzsteuer-Profil steuert, wie Rechnungskit Steuern ausweist: Regelbesteuerung oder Kleinunternehmer, EU-Verkäufe an Privat- oder Firmenkunden, OSS und Zusammenfassende Meldung.

Diese Seite beantwortet, welche Steuer auf welcher Rechnung steht, wann die 10.000-€-Schwelle greift, welcher Wechselkurs bei Fremdwährung gilt und wann du eine ZM abgibst.

Wo du dein Profil einstellst

Kleinunternehmer (§ 19 UStG)

Als Kleinunternehmer stellt Rechnungskit Rechnungen über Umsätze im Inland ohne Umsatzsteuer aus. Die Rechnung trägt den Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (§ 19 Abs. 1 UStG, § 34a UStDV). Das gilt auch für Ausfuhren und Lieferungen an EU-Firmenkunden.

Die Zusammenfassende Meldung entfällt (§ 18a Abs. 4 UStG). Die Regeln für eingehende Auslandsleistungen (§ 13b UStG) gelten trotzdem (Abschn. 19.1 Abs. 1 Satz 3 UStAE). Den Status setzt du unter Einstellungen in den Firmendaten.

Kein § 19-Hinweis bei Leistungsort im Ausland

Die Befreiung erfasst nur Umsätze, die in Deutschland steuerbar sind (§ 19 Abs. 1 Satz 1 i. V. m. § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG). Liegt der Leistungsort im Ausland, schreibt Rechnungskit deshalb keinen § 19-Hinweis auf die Rechnung:

Quellen: § 19 UStG, § 34a UStDV, § 14a UStG, § 18a UStG, Abschn. 19.1 UStAE

EU-Verkäufe an Privatkunden: OSS

Die 10.000-€-Schwelle

Bis 10.000 € EU-weitem Fernverkaufsumsatz pro Jahr darfst du mit deutschen Sätzen abrechnen, wenn die Schwelle weder im Vorjahr noch im laufenden Jahr überschritten ist (§ 3c Abs. 4 Satz 1 UStG). Rechnungskit überwacht die Schwelle und warnt ab 80 %.

Digitale Leistungen an EU-Privatkunden zählen mit zur selben Schwelle (§ 3a Abs. 5 Satz 3 UStG).

Darüber gilt das Bestimmungslandprinzip: Steuersatz des Ziellandes, Meldung über das OSS-Verfahren beim BZSt.

Fristen nach dem Überschreiten

Grundsätzlich zeigst du die OSS-Teilnahme vor Beginn des Quartals an, ab dem sie gelten soll (§ 18j Abs. 1 UStG).

Überschreitest du die Schwelle zum ersten Mal und meldest dich bis zum 10. des Folgemonats beim BZSt, gilt das OSS-Verfahren schon ab dem Tag des ersten Umsatzes über der Schwelle (Abschn. 18j.1 Abs. 1 Satz 7 UStAE).

Verpasst du die Frist, musst du die Umsätze bis zum Wirksamwerden der Registrierung im jeweiligen Bestimmungsland erklären (Abschn. 3c.1 Abs. 1, Beispiel 2 UStAE).

Die OSS-Quartalsmeldung

Nach der Registrierung setzt du unter /oss den Haken „OSS registriert“. Dann bereitet Rechnungskit die Quartalsmeldung vor, als CSV-Export für den BOP-Import.

/oss öffnet die Meldung, die als Nächstes fällig ist: im Monat nach einem Quartal also das abgelaufene Quartal, bis du es als gemeldet markierst. Über die Quartalsauswahl kommst du auch an Quartale des Vorjahres. Oben steht in einer Zeile dein Status (registriert, Verzicht erklärt oder Stand zur 10.000-€-Schwelle). Rechts führt eine Karte in vier Schritten durch die Meldung:

1. Festschreiben: Zahlen und Meldung werden eingefroren, damit beide übereinstimmen.
2. CSV in „Mein BOP“ hochladen: Datei herunterladen und im BZSt-Portal importieren.
3. Überweisen: Betrag und Verwendungszweck stehen in der Karte, der Verwendungszweck lässt sich kopieren. Er besteht aus dem Kassenzeichen und dem Zeitraum, etwa „7104.0815.2026 OSS Q4/2026“: Beides verlangt das BZSt im Verwendungszweck jeder OSS-Überweisung, eine Lastschrift gibt es nicht (BZSt). Das Kassenzeichen schickt dir das BZSt nach deiner ersten OSS-Meldung zusammen mit der Bankverbindung ins Postfach im BZSt-Portal. Du trägst es einmal in der Karte ein, auch deine Steuerkanzlei kann das. Bis dahin zeigt die Karte statt des Verwendungszwecks den Hinweis, dass das Kassenzeichen fehlt.
4. Als gemeldet markieren. Die Bestätigung des BZSt kannst du danach eintragen, musst du aber nicht.

Abgabe und Zahlung sind bis zum letzten Tag des Monats nach dem Quartal fällig, ohne Verschiebung aufs Wochenende (§ 18j Abs. 4 UStG). Für Q1 ist das der 30. April. Berichtigungen früherer Quartale (Satzart 6) stehen unter der Tabelle und gehen in dieselbe Datei; das geht bis drei Jahre nach der ursprünglichen Frist (ebenda).

Hattest du in einem Quartal keine EU-B2C-Umsätze, gibst du als OSS-Teilnehmer trotzdem eine Nullmeldung ab (Art. 59 Abs. 4 MwStVO). Bist du nicht registriert und unter der Schwelle, zeigt /oss, dass keine Meldung nötig ist.

Verzicht, Vorumsätze, die OSS-Registrierung und die Monatsübersicht digitaler Leistungen stehen unter „Einstellungen und Sonderfälle“. Solange die Schwelle für dich noch zählt, ist der Bereich aufgeklappt.

Mehrere Projekte

Die OSS-Meldung gibt dein Unternehmen einmal pro Quartal ab, unter einer USt-IdNr. Zum Unternehmen gehört deine gesamte gewerbliche Tätigkeit (§ 2 Abs. 1 Satz 2 UStG), auch wenn du sie in Rechnungskit auf mehrere Projekte verteilst, etwa ein Projekt je Shop. Die Meldung umfasst deshalb alle Live-Projekte. /oss zeigt dann „Alle Projekte dieses Unternehmens“ und eine Aufteilung nach Projekt, damit du die Summen nachrechnen kannst. Projekte im Testmodus zählen nicht mit. Archivierte Projekte zählen mit den Belegen, die vor dem Archivieren entstanden sind. Festschreibung, BOP-Datei und Status gelten für das ganze Unternehmen, egal aus welchem Projekt du /oss öffnest. Bist du gerade in einem Projekt im Testmodus, zeigt /oss weiter nur dessen Testbelege als Vorschau. Ein Quartal, das vor dem 29.10.2026 festgeschrieben wurde, kann nur ein Projekt enthalten; /oss weist dann darauf hin. Hat deine Steuerkanzlei nur Zugriff auf ein Projekt, sieht sie die Zahlen dieses Projekts, kann die Meldung aber weder festschreiben noch abgeben.

Quartal mit Systemwechsel

Startet Rechnungskit mitten im Quartal, fehlen die Umsätze vor dem Belegstart in Rechnungskit. In die Quartalsmeldung gehören sie trotzdem: Bei OSS ist das Kalendervierteljahr der Besteuerungszeitraum (§ 16 Abs. 1d UStG), und die Meldung umfasst alle Umsätze dieses Quartals (§ 18j UStG).

/oss zeigt deshalb, ab welchem Tag Rechnungskit Daten hat und für welchen Zeitraum Zahlen fehlen. Unter „Umsätze außerhalb Rechnungskit“ trägst du die fehlenden EU-B2C-Umsätze je Land und Steuersatz ein: Netto und die USt, wie dein bisheriges System sie gerechnet hat. Die Einträge fließen in die Tabelle, in die Festschreibung und in die BOP-Datei. Mit Schreibzugriff kann deine Steuerkanzlei sie auch selbst eintragen. Gibt es keinen Eintrag, fragt Rechnungskit beim Festschreiben nach, ob es in dem Zeitraum wirklich keine solchen Umsätze gab. Zur 10.000-€-Schwelle zählen die Einträge nicht, dafür sind die Vorumsätze da.

Kontrollauswertung aus Stripe

Hast du OSS schon vor Rechnungskit gemeldet und deine Rechnungen kamen aus Stripe, kann deine Steuerkanzlei die früheren Meldungen gegen Rechnungskit prüfen. Unter /oss startest du die „Kontrollauswertung aus Stripe“ ab einem Quartal (frühestens Q1 2025) bis zum Tag vor dem Belegstart. Rechnungskit liest dafür die bezahlten Stripe-Rechnungen im Hintergrund und rechnet jede Position so nach, wie es sie heute versteuern würde: OSS registriert, Satz des Kundenlands aus deiner Steuermatrix, Bruttopreise ohne Stripe-Steuer mit herausgerechneter USt.

Das Ergebnis steht je Quartal, Land und Steuersatz da. Daneben trägst du (oder deine Steuerkanzlei mit Schreibzugriff) die Werte der damaligen Meldung ein, die Differenz zeigt Abweichungen. Reverse Charge, Drittland und Inland stehen getrennt darunter, Länder ohne Satz in der Matrix werden genannt. Als CSV lässt sich alles herunterladen.

Erstattungen und Gutschriften aus Stripe zieht die Auswertung ab, und zwar in dem Quartal, in dem sie entstanden sind, mit Land und Satz der ursprünglichen Rechnung. Eine Erstattung, die schon über eine Gutschrift erfasst ist, zählt nur einmal. In der echten OSS-Meldung wird eine Änderung für ein früheres Quartal dagegen als Berichtigung dieses Quartals in einer späteren Meldung eingetragen (Art. 61 Abs. 1 MwSt-DVO 282/2011). Vergleiche Erstattungen deshalb auch mit den Berichtigungszeilen der damaligen Meldungen.

Als Steuersatz nimmt die Auswertung den Normalsatz, den die EU-Datenbank TEDB für den Ersten des Leistungsmonats nennt. So zählen Satzänderungen im Zeitraum mit (etwa Rumänien 19 % auf 21 % ab 1. August 2025), und ein Land mit Satzwechsel im Quartal steht mit zwei Zeilen da. Ermäßigte oder selbst gesetzte Sätze kommen weiter aus deiner Steuermatrix. Ist TEDB nicht erreichbar, rechnet die Auswertung mit den heutigen Sätzen und sagt das. Eine Auswertung aus der ersten Version (ohne Erstattungen, mit heutigen Sätzen) ist als veraltet markiert und lässt sich mit „Neu auswerten“ neu rechnen.

Es ist eine Kontrolle, keine Meldung: Es entstehen keine Belege, Buchungen oder DATEV-Zeilen, und gespeichert werden nur die Summen. Stoppt die Auswertung mitten im Quartal des Belegstarts (zum Beispiel Oktober bei Go-live am 1. November), übernimmst du diese Zahlen mit einem Klick unter „Umsätze außerhalb Rechnungskit“, weil sie in dieselbe Meldung gehören.

OSS bewusst nicht nutzen oder auf die Schwelle verzichten

• OSS bewusst nicht nutzen: Diesen Status wählst du im Onboarding beim Steuer-Profil. Rechnungskit rechnet EU-Lieferungen an Privatkunden dann mit deutscher USt ab. Die Schwellen-Überwachung läuft trotzdem weiter und meldet sich, bevor es eng wird.
• Freiwilliger Verzicht auf die Schwelle: Das ist möglich, gilt aber ab Beginn des Kalenderjahres und bindet dich mindestens für zwei Kalenderjahre (§ 3c Abs. 4 Satz 2 und 3 UStG, Abschn. 3a.9a Abs. 1 UStAE). Unter /oss wählst du deshalb nur das Jahr, ab dem der Verzicht gilt.

Wechsel während des Jahres

Fernverkäufe und digitale B2C-Leistungen aus deinem Altsystem zählen weiter zur Schwelle. Trage die Netto-Summen (laufendes Jahr und Vorjahr) unter /oss als „Vorumsätze aus dem Altsystem“ ein. Die Summen fließen in die Überwachung und in die Steuerentscheidung jeder neuen Rechnung ein.

SaaS und digitale Leistungen

Auch für reine SaaS- und Software-Anbieter ohne Warenversand ist OSS relevant. Elektronisch erbrachte Leistungen (Software as a Service, Downloads, Online-Zugänge) an Privatkunden in anderen EU-Ländern werden am Wohnsitz des Kunden besteuert (§ 3a Abs. 5 UStG).

Unter der 10.000-€-Schwelle liegt der Leistungsort in Deutschland, du rechnest mit deutschem Satz ab. Darüber gilt der Steuersatz des Kundenlandes, gemeldet über OSS.

Ein Beispiel: Ein SaaS-Abo über 100 € netto an einen Privatkunden in Österreich trägt unter der Schwelle 19 € deutsche USt, und der Umsatz läuft über deine deutsche Umsatzsteuer-Voranmeldung. Über der Schwelle trägt es 20 € österreichische USt, gemeldet in der OSS-Quartalsmeldung beim BZSt.

Die Schwelle ist eine gemeinsame Grenze für digitale B2C-Leistungen und physische Fernverkäufe zusammen, nicht je Land und nicht getrennt nach Waren und Leistungen. Es gibt also keinen eigenen SaaS-Freibetrag zusätzlich zum Warenumsatz.

OSS gilt nur für Privatkunden (B2C). Je nach Kunde rechnest du SaaS so ab:

Rechnungskit entscheidet den Fall automatisch anhand der geprüften USt-IdNr.

Kauft ein Kunde im Drittland zusätzlich Ware, die in Deutschland ankommt, ist die Ware steuerbar und die digitale Leistung nicht. Dann entstehen zwei Rechnungen, die sich gegenseitig nennen (siehe Belege, Formate und GoBD-Archiv, Abschnitt „Eine Bestellung, mehrere Belege“).

Woran Rechnungskit B2B und B2C unterscheidet

Rechnungskit unterscheidet B2B von B2C allein an der USt-IdNr. des Kunden, nicht am Firmennamen:

• USt-IdNr. vorhanden und qualifiziert beim BZSt bestätigt: Der Kunde gilt als Unternehmer (Reverse Charge bzw. innergemeinschaftliche Lieferung).
• Keine USt-IdNr., oder die Prüfung bestätigt nicht: Rechnungskit behandelt den Verkauf als B2C und weist die Umsatzsteuer aus. Ein ungeprüfter Fall landet als Klärungsaufgabe, nie als stille Steuerbefreiung.

Bei Stripe Billing liest Rechnungskit die USt-IdNr. aus den Steuer-IDs des Stripe-Kunden. Bei der eigenen API übergibst du sie im Feld vat_id der Rechnungsadresse.

Ländersätze am Beispiel Kaffee

Eine öffentliche Referenz mit den Umsatzsteuersätzen auf Kaffee in 39 europäischen Ländern steht unter Mehrwertsteuer auf Kaffee. Sie trennt EU und Drittland und ordnet jedes Land ein: OSS, ZM oder steuerfreie Ausfuhr.

Die Seite erklärt auch, dass der nationale Satz eines Ziellandes für einen deutschen Versender nur dann greift, wenn tatsächlich ins Bestimmungsland versendet wird. Bei Versand in ein Drittland ist es eine steuerfreie Ausfuhr (§ 4 Nr. 1 Buchst. a, § 6 UStG). Bei Versand aus einem lokalen Auslandslager ist es eine lokale Inlandslieferung im Lagerland.

Quellen: § 3a UStG, § 3c UStG, § 18j UStG, § 14a UStG, § 18a UStG, § 6 UStG, Abschn. 3a.9a, 3c.1 und 18j.1 UStAE

Fremdwährung: welcher Kurs wann gilt

Ja, Rechnungskit unterstützt Multi-Currency. Rechnungen entstehen in EUR sowie in CHF, USD, GBP, SEK, DKK, NOK, PLN und CZK. Die Details stehen unter Rechnungen in Fremdwährung und Euro-Umrechnung.

Was auf dem Beleg steht

Bei einer Fremdwährungsrechnung ermittelt Rechnungskit den EUR-Steuerbetrag mit der im Projekt gewählten Methode. Es weist ihn strukturiert in der E-Rechnung aus (Rechnungswährung BT-5, Steuerwährung EUR BT-6, EUR-Steuerbetrag BT-111) und friert Kurs, Kursdatum und Kursquelle auf dem Beleg ein. Der DATEV-Export enthält für Fremdwährungsbelege Kurs und EUR-Basis-Umsatz.

Den EUR-Betrag auf der Rechnung verlangt § 14 Abs. 4 UStG nicht ausdrücklich. Rechnungskit weist ihn als transparente Zusatzangabe aus.

Welcher Kurs wofür

Projekte, die noch auf dem früheren EZB-Standard stehen, sehen unter Einstellungen → DATEV einen Hinweis mit Umstell-Knopf. Kläre die Kursmethode mit deiner Steuerkanzlei.

EZB-Kurse und Kursänderungen

Die EZB-Referenzkurse werden automatisch täglich synchronisiert und mit Historie vorgehalten. So ist auch für ältere Belege der passende Tageskurs verfügbar. Du musst keine Kurse pflegen.

Kursänderungen zwischen Leistung und Zahlung bleiben umsatzsteuerlich unberücksichtigt, weil § 16 Abs. 6 UStG auf den Monat der Leistung abstellt. Der eingefrorene Beleg ändert sich nicht.

OSS-Umsätze in Fremdwährung

OSS-relevante Umsätze (EU-Fernverkäufe an Privatkunden) kannst du auch in Fremdwährung fakturieren. Für die OSS-Meldung rechnet Rechnungskit sie mit dem gesetzlich vorgeschriebenen EZB-Kurs des letzten Tages des Quartals um (§ 16 Abs. 6 Satz 4 UStG). Der verwendete Kurs wird in der festgeschriebenen Meldung dokumentiert.

Solange das Quartal läuft, zeigt die Vorschau einen vorläufigen Kurs. Festschreiben kannst du erst, wenn der endgültige Quartalskurs vorliegt.

Andere Währungen

Zahlungen in anderen Währungen (z. B. JPY) oder mit einer Währung, die nicht zur Bestellung passt, erzeugen keinen Beleg, sondern eine Klärungsaufgabe unter /payments.

Quelle: § 16 UStG

EU-Verkäufe an Firmenkunden: USt-IdNr. und ZM

Steuerfreiheit nur mit geprüfter USt-IdNr.

Steuerfreiheit (innergemeinschaftliche Lieferung, Reverse Charge) gibt es nur mit verwertbarem Nachweis. Bei der innergemeinschaftlichen Lieferung ist die gültige USt-IdNr. des Käufers sogar Voraussetzung der Steuerbefreiung (§ 6a Abs. 1 Nr. 4 UStG).

Rechnungskit prüft die USt-IdNr. des Kunden qualifiziert beim BZSt. Nur eine vollständig bestätigte Prüfung schaltet die Steuerfreiheit automatisch, alles andere braucht deine ausdrückliche Entscheidung.

Jede Prüfantwort wird unverändert und revisionssicher archiviert, bis Ende des achten Folgejahres. Du siehst sie unter Einstellungen → USt-IdNr.-Prüfungen.

Die Zusammenfassende Meldung

Die Zusammenfassende Meldung (§ 18a UStG) erstellt Rechnungskit unter /zm. Die Seite öffnet den Zeitraum, der als Nächstes fällig ist, und führt in drei Schritten durch die Abgabe: festschreiben, ELSTER-Datei laden und in „Mein ELSTER“ übermitteln, als übermittelt markieren. Die ELSTER-Bestätigung kannst du danach ablegen.

• Zeitraum: vierteljährlich. Übersteigen die innergemeinschaftlichen Warenlieferungen (mit Dreiecksgeschäften) im laufenden oder einem der vier vorangegangenen Quartale 50.000 €, meldest du monatlich. Die erste Monatsmeldung umfasst dann auch die schon abgelaufenen Monate des Quartals (§ 18a Abs. 1 UStG). Leistungen meldest du vierteljährlich, freiwillig auch monatlich, wenn du das dem BZSt anzeigst (§ 18a Abs. 2 und 3 UStG). Die Meldeweise für Leistungen steht unter „Einstellungen und Sonderfälle“.
• Frist: der 25. Tag nach Ende des Zeitraums. Fällt er auf ein Wochenende oder einen bundesweiten Feiertag, nennt Rechnungskit den nächsten Werktag (§ 108 Abs. 3 AO).
• Nichts zu melden: Ohne innergemeinschaftliche Lieferungen, Dreiecksgeschäfte oder Leistungen nach § 3a Abs. 2 UStG im Zeitraum gibst du keine ZM ab. /zm sagt das dann ausdrücklich.
• Format: CSV für ELSTER, in vollen Euro je USt-IdNr. und Art, mit Prüf-CSV und SHA-256.
• Berichtigungen laufen als eigene Meldung. Eine falsche oder unvollständige ZM berichtigst du innerhalb eines Monats, nachdem du den Fehler bemerkt hast (§ 18a Abs. 10 UStG).
• Zeitraum mit Systemwechsel: Beginnt der Zeitraum vor deinem Belegstart, nennt /zm die fehlenden Tage. Die Zeilen aus dem bisherigen System trägst du unter „Zeilen aus dem bisherigen System“ ein, je USt-IdNr. und Art. Sie kommen in die Summe, die Festschreibung und die ELSTER-Datei. Gab es in der Lücke keine solchen Umsätze, bestätigst du das beim Festschreiben. Die Steuerkanzlei kann die Zeilen in ihrem Bereich ebenfalls eintragen.
• Testmodus: /zm zeigt die Zeilen aus Testbelegen als Vorschau. Festschreiben und Übermitteln gehen erst nach dem Go-live.
• Mehrere Projekte: Auch die ZM gibt dein Unternehmen einmal pro Zeitraum ab (§ 18a Abs. 1 UStG). /zm enthält die Zeilen aller Live-Projekte, aber keine aus Projekten im Testmodus, und zeigt bei mehreren Projekten die Aufteilung nach Projekt. Hat deine Steuerkanzlei nur Zugriff auf ein Projekt, sieht sie nur dessen Zeilen und kann die ZM nicht festschreiben, herunterladen oder berichtigen.

Voraussetzung ist deine eigene gültige USt-IdNr. (DE + 9 Ziffern). Kleinunternehmer geben keine ZM ab (§ 18a Abs. 4 UStG). Ohne richtige ZM kann die Steuerfreiheit innergemeinschaftlicher Lieferungen wegfallen (§ 4 Nr. 1 Buchst. b UStG).

Quellen: § 4 UStG, § 6a UStG, § 18a UStG, § 108 AO

Sonderfälle bleiben draußen

Reihengeschäfte, Konsignationslager und Bauleistungen (§ 13b) markiert Rechnungskit als Sonderfall und verarbeitet sie nicht stillschweigend über die Matrix.