Umsatzsteuer-Profil, Kleinunternehmer, OSS und ZM

Dein Umsatzsteuer-Profil steuert, wie Rechnungskit Steuern ausweist: Regelbesteuerung oder Kleinunternehmer, EU-Verkäufe an Privat- oder Firmenkunden, OSS und Zusammenfassende Meldung.

Diese Seite beantwortet, welche Steuer auf welcher Rechnung steht, wann die 10.000-€-Schwelle greift, welcher Wechselkurs bei Fremdwährung gilt und wann du eine ZM abgibst.

Wo du dein Profil einstellst

Kleinunternehmer (§ 19 UStG)

Als Kleinunternehmer stellt Rechnungskit Rechnungen über Umsätze im Inland ohne Umsatzsteuer aus. Die Rechnung trägt den Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (§ 19 Abs. 1 UStG, § 34a UStDV). Das gilt auch für Ausfuhren und Lieferungen an EU-Firmenkunden.

Die Zusammenfassende Meldung entfällt (§ 18a Abs. 4 UStG). Die Regeln für eingehende Auslandsleistungen (§ 13b UStG) gelten trotzdem (Abschn. 19.1 Abs. 1 Satz 3 UStAE). Den Status setzt du unter Einstellungen in den Firmendaten.

Kein § 19-Hinweis bei Leistungsort im Ausland

Die Befreiung erfasst nur Umsätze, die in Deutschland steuerbar sind (§ 19 Abs. 1 Satz 1 i. V. m. § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG). Liegt der Leistungsort im Ausland, schreibt Rechnungskit deshalb keinen § 19-Hinweis auf die Rechnung:

Quellen: § 19 UStG, § 34a UStDV, § 14a UStG, § 18a UStG, Abschn. 19.1 UStAE

EU-Verkäufe an Privatkunden: OSS

Die 10.000-€-Schwelle

Bis 10.000 € EU-weitem Fernverkaufsumsatz pro Jahr darfst du mit deutschen Sätzen abrechnen, wenn die Schwelle weder im Vorjahr noch im laufenden Jahr überschritten ist (§ 3c Abs. 4 Satz 1 UStG). Rechnungskit überwacht die Schwelle und warnt ab 80 %.

Digitale Leistungen an EU-Privatkunden zählen mit zur selben Schwelle (§ 3a Abs. 5 Satz 3 UStG).

Darüber gilt das Bestimmungslandprinzip: Steuersatz des Ziellandes, Meldung über das OSS-Verfahren beim BZSt.

Fristen nach dem Überschreiten

Grundsätzlich zeigst du die OSS-Teilnahme vor Beginn des Quartals an, ab dem sie gelten soll (§ 18j Abs. 1 UStG).

Überschreitest du die Schwelle zum ersten Mal und meldest dich bis zum 10. des Folgemonats beim BZSt, gilt das OSS-Verfahren schon ab dem Tag des ersten Umsatzes über der Schwelle (Abschn. 18j.1 Abs. 1 Satz 7 UStAE).

Verpasst du die Frist, musst du die Umsätze bis zum Wirksamwerden der Registrierung im jeweiligen Bestimmungsland erklären (Abschn. 3c.1 Abs. 1, Beispiel 2 UStAE).

Die OSS-Quartalsmeldung

Nach der Registrierung setzt du unter /oss den Haken „OSS registriert“. Dann bereitet Rechnungskit die Quartalsmeldung vor, als CSV-Export für den BOP-Import.

OSS bewusst nicht nutzen oder auf die Schwelle verzichten

• OSS bewusst nicht nutzen: Diesen Status wählst du im Onboarding beim Steuer-Profil. Rechnungskit rechnet EU-Lieferungen an Privatkunden dann mit deutscher USt ab. Die Schwellen-Überwachung läuft trotzdem weiter und meldet sich, bevor es eng wird.
• Freiwilliger Verzicht auf die Schwelle: Das ist möglich, gilt aber ab Beginn des Kalenderjahres und bindet dich mindestens für zwei Kalenderjahre (§ 3c Abs. 4 Satz 2 und 3 UStG, Abschn. 3a.9a Abs. 1 UStAE).

Wechsel während des Jahres

Fernverkäufe und digitale B2C-Leistungen aus deinem Altsystem zählen weiter zur Schwelle. Trage die Netto-Summen (laufendes Jahr und Vorjahr) unter /oss als „Vorumsätze aus dem Altsystem“ ein. Die Summen fließen in die Überwachung und in die Steuerentscheidung jeder neuen Rechnung ein.

SaaS und digitale Leistungen

Auch für reine SaaS- und Software-Anbieter ohne Warenversand ist OSS relevant. Elektronisch erbrachte Leistungen (Software as a Service, Downloads, Online-Zugänge) an Privatkunden in anderen EU-Ländern werden am Wohnsitz des Kunden besteuert (§ 3a Abs. 5 UStG).

Unter der 10.000-€-Schwelle liegt der Leistungsort in Deutschland, du rechnest mit deutschem Satz ab. Darüber gilt der Steuersatz des Kundenlandes, gemeldet über OSS.

Ein Beispiel: Ein SaaS-Abo über 100 € netto an einen Privatkunden in Österreich trägt unter der Schwelle 19 € deutsche USt, und der Umsatz läuft über deine deutsche Umsatzsteuer-Voranmeldung. Über der Schwelle trägt es 20 € österreichische USt, gemeldet in der OSS-Quartalsmeldung beim BZSt.

Die Schwelle ist eine gemeinsame Grenze für digitale B2C-Leistungen und physische Fernverkäufe zusammen, nicht je Land und nicht getrennt nach Waren und Leistungen. Es gibt also keinen eigenen SaaS-Freibetrag zusätzlich zum Warenumsatz.

OSS gilt nur für Privatkunden (B2C). Je nach Kunde rechnest du SaaS so ab:

Rechnungskit entscheidet den Fall automatisch anhand der geprüften USt-IdNr.

Kauft ein Kunde im Drittland zusätzlich Ware, die in Deutschland ankommt, ist die Ware steuerbar und die digitale Leistung nicht. Dann entstehen zwei Rechnungen, die sich gegenseitig nennen (siehe Belege, Formate und GoBD-Archiv, Abschnitt „Eine Bestellung, mehrere Belege“).

Woran Rechnungskit B2B und B2C unterscheidet

Rechnungskit unterscheidet B2B von B2C allein an der USt-IdNr. des Kunden, nicht am Firmennamen:

• USt-IdNr. vorhanden und qualifiziert beim BZSt bestätigt: Der Kunde gilt als Unternehmer (Reverse Charge bzw. innergemeinschaftliche Lieferung).
• Keine USt-IdNr., oder die Prüfung bestätigt nicht: Rechnungskit behandelt den Verkauf als B2C und weist die Umsatzsteuer aus. Ein ungeprüfter Fall landet als Klärungsaufgabe, nie als stille Steuerbefreiung.

Bei Stripe Billing liest Rechnungskit die USt-IdNr. aus den Steuer-IDs des Stripe-Kunden. Bei der eigenen API übergibst du sie im Feld vat_id der Rechnungsadresse.

Ländersätze am Beispiel Kaffee

Eine öffentliche Referenz mit den Umsatzsteuersätzen auf Kaffee in 39 europäischen Ländern steht unter Mehrwertsteuer auf Kaffee. Sie trennt EU und Drittland und ordnet jedes Land ein: OSS, ZM oder steuerfreie Ausfuhr.

Die Seite erklärt auch, dass der nationale Satz eines Ziellandes für einen deutschen Versender nur dann greift, wenn tatsächlich ins Bestimmungsland versendet wird. Bei Versand in ein Drittland ist es eine steuerfreie Ausfuhr (§ 4 Nr. 1 Buchst. a, § 6 UStG). Bei Versand aus einem lokalen Auslandslager ist es eine lokale Inlandslieferung im Lagerland.

Quellen: § 3a UStG, § 3c UStG, § 18j UStG, § 14a UStG, § 18a UStG, § 6 UStG, Abschn. 3a.9a, 3c.1 und 18j.1 UStAE

Fremdwährung: welcher Kurs wann gilt

Ja, Rechnungskit unterstützt Multi-Currency. Rechnungen entstehen in EUR sowie in CHF, USD, GBP, SEK, DKK, NOK, PLN und CZK. Die Details stehen unter Rechnungen in Fremdwährung und Euro-Umrechnung.

Was auf dem Beleg steht

Bei einer Fremdwährungsrechnung ermittelt Rechnungskit den EUR-Steuerbetrag mit der im Projekt gewählten Methode. Es weist ihn strukturiert in der E-Rechnung aus (Rechnungswährung BT-5, Steuerwährung EUR BT-6, EUR-Steuerbetrag BT-111) und friert Kurs, Kursdatum und Kursquelle auf dem Beleg ein. Der DATEV-Export enthält für Fremdwährungsbelege Kurs und EUR-Basis-Umsatz.

Den EUR-Betrag auf der Rechnung verlangt § 14 Abs. 4 UStG nicht ausdrücklich. Rechnungskit weist ihn als transparente Zusatzangabe aus.

Welcher Kurs wofür

Projekte, die noch auf dem früheren EZB-Standard stehen, sehen unter Einstellungen → DATEV einen Hinweis mit Umstell-Knopf. Kläre die Kursmethode mit deiner Steuerkanzlei.

EZB-Kurse und Kursänderungen

Die EZB-Referenzkurse werden automatisch täglich synchronisiert und mit Historie vorgehalten. So ist auch für ältere Belege der passende Tageskurs verfügbar. Du musst keine Kurse pflegen.

Kursänderungen zwischen Leistung und Zahlung bleiben umsatzsteuerlich unberücksichtigt, weil § 16 Abs. 6 UStG auf den Monat der Leistung abstellt. Der eingefrorene Beleg ändert sich nicht.

OSS-Umsätze in Fremdwährung

OSS-relevante Umsätze (EU-Fernverkäufe an Privatkunden) kannst du auch in Fremdwährung fakturieren. Für die OSS-Meldung rechnet Rechnungskit sie mit dem gesetzlich vorgeschriebenen EZB-Kurs des letzten Tages des Quartals um (§ 16 Abs. 6 Satz 4 UStG). Der verwendete Kurs wird in der festgeschriebenen Meldung dokumentiert.

Solange das Quartal läuft, zeigt die Vorschau einen vorläufigen Kurs. Festschreiben kannst du erst, wenn der endgültige Quartalskurs vorliegt.

Andere Währungen

Zahlungen in anderen Währungen (z. B. JPY) oder mit einer Währung, die nicht zur Bestellung passt, erzeugen keinen Beleg, sondern eine Klärungsaufgabe unter /payments.

Quelle: § 16 UStG

EU-Verkäufe an Firmenkunden: USt-IdNr. und ZM

Steuerfreiheit nur mit geprüfter USt-IdNr.

Steuerfreiheit (innergemeinschaftliche Lieferung, Reverse Charge) gibt es nur mit verwertbarem Nachweis. Bei der innergemeinschaftlichen Lieferung ist die gültige USt-IdNr. des Käufers sogar Voraussetzung der Steuerbefreiung (§ 6a Abs. 1 Nr. 4 UStG).

Rechnungskit prüft die USt-IdNr. des Kunden qualifiziert beim BZSt. Nur eine vollständig bestätigte Prüfung schaltet die Steuerfreiheit automatisch, alles andere braucht deine ausdrückliche Entscheidung.

Jede Prüfantwort wird unverändert und revisionssicher archiviert, bis Ende des achten Folgejahres. Du siehst sie unter Einstellungen → USt-IdNr.-Prüfungen.

Die Zusammenfassende Meldung

Die Zusammenfassende Meldung (§ 18a UStG) erstellt Rechnungskit unter /zm:

• Zeitraum: quartalsweise oder monatlich. Ab mehr als 50.000 € innergemeinschaftlichen Warenlieferungen im Quartal wird automatisch monatlich gemeldet (§ 18a Abs. 1 UStG).
• Format: CSV für ELSTER, mit Prüfdatei und SHA-256.
• Berichtigungen laufen als eigene Meldung.

Voraussetzung ist deine eigene gültige USt-IdNr. (DE + 9 Ziffern). Kleinunternehmer geben keine ZM ab (§ 18a Abs. 4 UStG).

Quellen: § 6a UStG, § 18a UStG

Sonderfälle bleiben draußen

Reihengeschäfte, Konsignationslager und Bauleistungen (§ 13b) markiert Rechnungskit als Sonderfall und verarbeitet sie nicht stillschweigend über die Matrix.