Shopify verbinden

Die Shopify-Anbindung braucht nur deine Shop-Domain. Zugangsdaten musst du nicht kopieren, die Freigabe läuft direkt bei Shopify. Einen Überblick, was die Shopify-Anbindung kann, gibt die Produktseite. Hier geht es um Einrichtung, Zuordnung und Sonderfälle.

Gibt es eine Shopify App? Ja: Rechnungskit ist im Shopify App Store gelistet. Es gibt zwei gleichwertige Wege: Du installierst die App aus dem App Store und verknüpfst sie dort mit deinem Rechnungskit-Konto, oder du startest in Rechnungskit unter Verbindungen → Connect mit deiner Shop-Domain und bestätigst den Zugriff per Klick bei Shopify (OAuth). In deinem Theme oder Checkout installiert die App nichts, sie liest Bestell-, Zahlungs- und Produktdaten über die Shopify-API und registriert die nötigen Webhooks selbst.

Einrichtung

1. Unter Verbindungen → Connect wählst du Shopify und gibst deine Shop-Domain ein (zum Beispiel dein-shop.myshopify.com). Wichtig: Gemeint ist die feste Shopify-Adresse, die auf .myshopify.com endet, nicht deine eigene Domain wie dein-shop.de. Du findest sie im Shopify-Admin in der Adresszeile oder unter Einstellungen, Domains. Gibst du die eigene Domain ein, weist das Eingabefeld sofort darauf hin.

   Unter „Datenquelle hinzufügen“ wählst du Shopify:

   

   Dann trägst du die Shop-Domain ein und klickst auf „Per App verbinden“:

   

   Häufiger Fehler ist die eigene Domain. Das Feld weist dich sofort darauf hin:

   

2. Du wirst zu Shopify weitergeleitet und bestätigst dort den Zugriff.

3. Zurück in Rechnungskit ist die Verbindung aktiv. Die Webhooks (Bestellungen, Zahlungen, Erstattungen, Versand, Produkte) registriert Rechnungskit automatisch, du musst nichts in Shopify einrichten.

Steht unter Verbindungen „Shopify-Zugriff abgelaufen“, öffne Rechnungskit einmal in deinem Shopify-Admin (Apps → Rechnungskit). Shopify stellt dabei einen neuen Zugriff aus, Rechnungskit übernimmt ihn und synchronisiert weiter. Alternativ verbindest du den Shop unter Verbindungen → Connect neu.

Was automatisch passiert

• Bestellungen kommen per Webhook in Echtzeit an, ein 4-stündlicher Abgleich dient als Sicherheitsnetz.
• Shopify Payments wird automatisch erkannt und als Zahlungsquelle angelegt, inklusive Gebühren und Auszahlungen. Eigene Zugangsdaten sind dafür nicht nötig.
• Nutzt du PayPal direkt neben Shopify Payments, werden auch diese Zahlungen eindeutig zugeordnet. Ein Teil davon trägt die Bestellnummer mit, beim Rest liest Rechnungskit die PayPal-Transaktionsnummer aus der Shopify-Bestellung und ordnet darüber zu. Siehe Zahlungen, Zuordnung und Auszahlungs-Abgleich.
• Produkte werden aus dem Shop übernommen, inklusive Preisen. Die USt-Kategorie prüfst du unter Produkte → Alle Produkte (siehe Produkte, USt-Kategorien und KI-Klassifizierung).
• Das Leistungsdatum der Rechnung ist das Versanddatum, nicht das Zahldatum.
• Erstattungen im Shop erzeugen automatisch die Stornorechnung. Stornierte Bestellungen ebenso.
• Rabatte, Versandkosten und Geschenkgutscheine werden positionsgenau übernommen. Shopify-Geschenkgutscheine werden als Mehrzweck-Gutscheine behandelt.
• Bezahlt ein Kunde teils per Geschenkgutschein und teils mit einer anderen Zahlart, ermittelt Rechnungskit den eingelösten Gutschein-Anteil automatisch aus den Zahlungs-Transaktionen deines Shops und bucht ihn im Gutschein-Bericht. Nur wenn der Shop-Zugriff fehlt (zum Beispiel eine alte manuelle Verbindung ohne App-Freigabe), bittet dich eine Aufgabe, den Betrag manuell zu erfassen.

So sieht es danach in Rechnungskit aus: Unter Bestellungen erscheint jede Shopify-Bestellung mit Status und der zugehörigen Rechnung.

Unter Produkte → Alle Produkte findest du die übernommenen Produkte mit ihrer USt-Kategorie.

Sonderfälle auf einen Blick

Bei einer Teilerstattung im Shop listet die Stornorechnung genau die erstatteten Artikel, die Shopify meldet, auch wenn das Geld über PayPal, Stripe oder Mollie zurückging. Fehlt die Artikelangabe, etwa bei einer reinen Betragserstattung direkt beim Zahlungsanbieter, entscheidet deine Belegregel unter Verbindungen → Belegregeln, Karte „Stornorechnungen bei Erstattungen“: anteilig über alle Positionen (Standard), als eine Sammel-Position oder manuell zugeordnet (siehe Belege, Formate und GoBD-Archiv).

Bezahlt ein Kunde mit Shopify Store Credit, fragt die Aufgabe „Shopify-Guthaben einordnen“ nach der Herkunft: „Retoure- oder Kulanz-Guthaben“ oder „Gekauftes Guthaben / Gutschein“. Die Rechnung bleibt dabei unverändert. Mit „Für diesen Shop merken“ gilt die Einordnung für alle folgenden Bestellungen (siehe Shop-Korrektur prüfen).

Abrechnung über den Shopify App Store (App Pricing)

Hast du Rechnungskit über den Shopify App Store installiert und dabei ein neues Konto angelegt, laufen die Rechnungskit-Gebühren über Shopify App Pricing: Grundgebühr und Beleg-Preis erscheinen auf deiner Shopify-Rechnung, ein SEPA-Mandat bei Rechnungskit ist nicht nötig. Die Preise sind dieselben wie bei direkter Abrechnung.

Damit Shopify abrechnen darf, musst du die Gebühr einmal in Shopify freigeben. Shopify zeigt dir dazu eine Freigabeseite mit Grundgebühr und Beleg-Preis. Im Testmodus gibt es noch nichts freizugeben: Die Abrechnung entsteht erst beim Live-Schalten, und direkt danach wirst du dorthin weitergeleitet (beim geplanten Live-Gang kommt der Link per E-Mail). Hast du die Seite geschlossen oder abgelehnt, findest du die Freigabe jederzeit wieder: als Hinweis oben in Rechnungskit, unter Einstellungen → Abrechnung („In Shopify freigeben") und in der Rechnungskit-App in deinem Shopify-Admin. Ohne Freigabe werden keine Belege abgerechnet.

Deinstallierst du die App und installierst sie später erneut, beendet Shopify das bisherige Abo automatisch. Nach der Neuinstallation bittet dich Rechnungskit deshalb erneut um die Freigabe. Die laufenden Gebühren siehst du in Shopify unter Einstellungen → Abrechnung.

Wichtig: Endet dein Shopify-Abo endgültig (App deinstalliert und nicht neu installiert), kann Rechnungskit keine Gebühren mehr abrechnen. Dein Konto wird dann automatisch zum Monatsende gekündigt; du bekommst dazu eine E-Mail. Bis zum Monatsende bleibt alles voll aktiv, danach startet das 90-Tage-Fenster für den kostenlosen Gesamtexport. Du verhinderst die Kündigung jederzeit, indem du die App neu installierst und das Abo bestätigst oder unter Einstellungen → Abrechnung ein SEPA-Lastschriftmandat hinterlegst.

Bestehende Rechnungskit-Konten, die einen Shop nachträglich aus dem App Store verbinden, bleiben bei ihrer bisherigen Abrechnung per SEPA-Lastschrift.

Rechnung als Link in der Shopify-Versandmail

Du willst, dass der Käufer nur eine Mail bekommt, nämlich die Versandbestätigung deines Shops, mit dem Link zur Rechnung darin? Dafür gibt es unter Einstellungen → E-Mail die Karte „Rechnungslink in Shopify-Mails“. Sie erscheint, sobald Shopify verbunden ist. Dann weist auch ein Hinweis direkt unter dem Schalter „Automatisch senden“ auf diesen Weg hin.

1. Wähle die Vorlage: Versandbestätigung (empfohlen), Bestellbestätigung oder Rückerstattung.
2. Kopiere den Schnipsel und füge ihn in Shopify unter Einstellungen → Benachrichtigungen in die passende Vorlage ein, zum Beispiel unter die Sendungsdaten.
3. Schalte in Rechnungskit „Automatisch senden“ aus. Sonst bekommt der Käufer die Rechnung zusätzlich per Mail von Rechnungskit.
4. Teste es einmal mit einer echten Bestellung bis zur Versandbestätigung.

So funktioniert der Link: Er enthält die Bestellnummer aus Shopify und die geheime Bestellstatus-Adresse, die Shopify in jede Bestellmail schreibt. Erst beim Klick sucht Rechnungskit die Belege der Bestellung. Deshalb ist es egal, dass die Versandmail Sekunden vor der Rechnung rausgeht. Ist die Rechnung noch nicht fertig, sagt die Seite das und bittet, den Link später erneut zu öffnen. Eine spätere Rechnungskorrektur nach einer Erstattung erscheint auf derselben Seite. Erraten lässt sich der Link nicht: Ohne die passende Bestellstatus-Adresse zeigt die Seite nur „Link nicht gültig“.

Das sieht der Käufer nach dem Klick:

Gut zu wissen:

• Rechnungskit schreibt dafür nichts in deinen Shop. Weder Metafelder noch Theme-Code sind nötig.
• In der Bestellbestätigung gibt es meist noch keine Rechnung, weil sie erst mit dem Versand entsteht. Der Link funktioniert trotzdem und zeigt die Rechnung, sobald sie da ist.
• Bei Teilsendungen entsteht die Rechnung, wenn die Bestellung vollständig versendet ist. Der Link aus der ersten Versandmail zeigt sie ab dann.
• Klickt der Käufer den Link in der Bestellbestätigung in den ersten Sekunden nach dem Kauf, kennt Rechnungskit die Bestellung womöglich noch nicht. Dann zeigt die Seite „Link nicht gültig“. Kurz danach funktioniert derselbe Link.
• Die Seite spricht die Sprache des Käufers aus Shopify, Deutsch oder Englisch, auch bei Datum und Betrag.
• Nach dem Klick auf „PDF laden“ zeigt der Button, dass das PDF erstellt wird, danach „Heruntergeladen“ und den Hinweis, dass die Rechnung im Download-Ordner liegt. Der Link lässt sich beliebig oft erneut öffnen.

Vorkasse und Kauf auf Rechnung

Beide Zahlarten funktionieren mit Shopify. Wichtig ist die Zuordnung der exakten Gateway-Namen aus deinem Shop unter Verbindungen → Connect (siehe Kauf auf Rechnung und Vorkasse).

Versandsteuer bei Mischwarenkorb

Kurz gesagt: Die Versandkosten folgen dem Steuersatz der Ware. Mischt der Warenkorb 7 % und 19 % oder steuerfreie mit steuerpflichtiger Ware, teilt Rechnungskit den Versand automatisch auf, auch wenn Shopify ihn pauschal mit 19 % besteuert.

Steuerlich sind Versandkosten eine Nebenleistung, die das Schicksal der Ware teilt (Abschn. 3.10 Abs. 5 UStAE). Bei gemischten Sätzen werden sie nach dem Verhältnis der Brutto-Warenwerte aufgeteilt (BFH, Urteil vom 22.01.2025, XI R 22/22; Abschn. 10.1 Abs. 11 UStAE). Hintergrund und Beispiele erklärt der Ratgeber Versandkosten und Umsatzsteuer.

Beispiel: Kaffee für 30,00 € (7 %) und eine Handmühle für 70,00 € (19 %), Versand 5,90 € brutto. Die Ware steht also im Verhältnis 30 zu 70.

Was das für dich heißt:

• Der Bruttobetrag bleibt gleich. Dein Kunde zahlt genau den Versand aus dem Checkout, nur Netto und Steuer werden anders aufgeteilt. Der Beleg zeigt je Steuersatz eine eigene Zeile, etwa „Versandkosten (19 %)“ und „Versandkosten (7 %)“.
• Ohne Mischung gilt dasselbe. Enthält der Warenkorb nur 7 %-Ware (etwa Kaffee) und Shopify berechnet den Versand mit 19 %, setzt Rechnungskit den Versand komplett auf 7 %. Ein Satz, der auf keiner Position vorkommt, landet nie auf dem Beleg, unabhängig von der Einstellung unten.
• Steuerfreie Ware zählt mit. Steuerbefreite oder mit 0 % besteuerte Produkte bilden eine eigene Gruppe. Ihr Anteil am Versand bleibt steuerfrei, bei einer steuerbefreiten Kategorie mit deren Hinweis auf der Rechnung. Hat Shopify am Versand weniger Steuer berechnet als den vollen Satz, etwa mit anteiliger Versandsteuer, rechnet Rechnungskit mit dem tatsächlich bezahlten Versandbetrag.
• Teilt der Shop bereits selbst auf (mehrere Steuerzeilen am Versand, etwa mit Shopify Tax), übernimmt Rechnungskit das unverändert.

Damit Shop und Beleg übereinstimmen, aktiviere in Shopify unter Einstellungen → Steuern und Zölle die Option, die Versandsteuer anteilig nach den Produkten zu berechnen.

Wichtig zu wissen: Checkout und Bestellbestätigung im Shop können dadurch eine höhere Umsatzsteuer zeigen als der Beleg aus Rechnungskit. Das ist korrekt und gewollt, der Beleg ist die steuerlich richtige Fassung. Melde die Umsatzsteuer deshalb aus Rechnungskit bzw. dem DATEV-Export, nicht aus dem Shopify-Steuerbericht, und deaktiviere zweite Rechnungs-Apps im Shop (zum Beispiel Order Printer), damit keine widersprüchlichen Belege im Umlauf sind.

Einstellung ändern: Unter Verbindungen → Belegregeln (Karte „Versandsteuer“) stellst du das Verhalten je Shop-Verbindung auf „Steuer aus dem Shop übernehmen“ um. Dann übernimmt Rechnungskit die pauschale Versandsteuer aus dem Checkout, sofern der Satz zu einer Position passt, und zeigt stattdessen eine Aufgabe, dass der Shop nicht aufteilt. Erstattungen und Stornos übernehmen immer die Aufteilung des ursprünglichen Belegs.

Mehrere Märkte und Rechtsträger

Nutzt du Shopify Markets (Shopify Plus) und rechnest verschiedene Märkte über unterschiedliche Rechtsträger ab, etwa die EU über eine deutsche GmbH und die Schweiz über eine eigene Schweizer Gesellschaft, kannst du diese Verbindung auf bestimmte Märkte beschränken. Unter Verbindungen → Connect erscheint bei einem Store mit mehreren Märkten der Abschnitt „Märkte / Rechtsträger filtern“. Dort wählst du entweder „Alle außer diese“ (zum Beispiel den Schweiz-Markt ignorieren, wenn ihn ein anderes System fakturiert) oder „Nur diese“. Bestellungen aus ausgeschlossenen Märkten werden von dieser Verbindung nicht fakturiert und tauchen hier gar nicht erst auf.

Willst du einen zweiten Markt getrennt in Rechnungskit abrechnen, verbindest du denselben Shop aus einem zweiten Rechnungskit-Konto beziehungsweise Projekt und filterst dort umgekehrt. So bekommt jeder Rechtsträger seinen eigenen Nummernkreis und seine eigenen Belege, mit nur einer Shopify-App.

Kassenverkäufe mit Shopify POS

Rechnungskit ist kein Kassensystem. Für Verkäufe an einer elektronischen Kasse gelten in Deutschland eigene Pflichten: Die Aufzeichnungen müssen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein (§ 146a Abs. 1 AO), der Kunde bekommt einen Kassenbon (Belegausgabepflicht, § 146a Abs. 2 AO), und die Daten müssen sich über die einheitliche digitale Schnittstelle exportieren lassen (§ 4 KassenSichV, in der Praxis der DSFinV-K-Export für die Betriebsprüfung). Dazu kommen in der Praxis Tagesabschluss (Z-Bon) und Kassenbuch. Bei Shopify POS übernimmt das eine Kassen-App, zum Beispiel OpenFiskal. Diese Pflichten deckt Rechnungskit nicht ab.

Damit ein Kassenverkauf nicht zusätzlich eine Rechnung bekommt und der Umsatz doppelt in der Buchhaltung steht, erkennt Rechnungskit Bestellungen aus Shopify POS am Verkaufskanal. Was damit passiert, legst du unter Verbindungen → Belegregeln in der Karte „Kassenverkäufe (Shopify POS)“ fest, je Shopify-Verbindung:

• Nicht fakturieren, meine Kassen-App bucht sie (Standard für neue Verbindungen): Kassenverkäufe erscheinen unter Bestellungen als „Kasse“, ohne Beleg und ohne Aufgabe. Ihre Zahlungen, auch Kartenzahlungen über Shopify Payments, und ihre Erstattungen bleiben für den Auszahlungs-Abgleich sichtbar, zählen aber nicht als Umsatz in Auswertung und DATEV-Export. In der Auszahlung ist der Kassenanteil eigens ausgewiesen.
• Wie Online-Bestellungen fakturieren: Nur sinnvoll, wenn du an der Kasse keine eigene Kassen-App mit TSE nutzt.

Für Verbindungen, die schon vor dieser Einstellung bestanden, ist noch nichts festgelegt. Beim ersten Kassenverkauf erscheint dann eine Aufgabe, und Inhaber und Admins bekommen sofort eine E-Mail. Bis du entscheidest, werden Kassenverkäufe angehalten: kein Beleg, die Zahlungen warten. Nach der Entscheidung ordnet Rechnungskit sie sofort richtig ein. Stellst du die Regel um, zieht Rechnungskit offene Bestellungen und ihre Zahlungen nach. Bereits ausgestellte Rechnungen bleiben unverändert (GoBD).

Mit der Steuerkanzlei abstimmen: Eine Shopify-Payments-Auszahlung enthält Online- und Kassenumsätze zusammen. Rechnungskit bucht den Kassenanteil nicht als Umsatz. Wie er gegen die Buchungen deiner Kassen-App verrechnet wird, legst du am besten mit deiner Steuerkanzlei fest.

Verkaufst du vor Ort nur gelegentlich, etwa an Stammkunden, die ihre Ware abholen, lege den Verkauf als normale Shopify-Bestellung an, zum Beispiel als Abholbestellung. Dann entsteht eine ordentliche Rechnung wie bei jeder Online-Bestellung. Zahlt der Kunde bar, markiere die Bestellung in Shopify als bezahlt, bevor du sie als abgeholt markierst. So trägt die Rechnung gleich den Bezahlt-Vermerk. Ob du für Barverkäufe vor Ort eine Kasse mit TSE brauchst, klärst du am besten mit deiner Steuerkanzlei.

Grenzen, ehrlich benannt

• Historischer Import: Standardmäßig liest die Shopify-Schnittstelle Bestellungen der letzten 60 Tage. Ältere Bestellungen erfordern einen erweiterten Zugriff (read_all_orders), den Shopify gesondert freigibt. Brauchst du ältere Bestellungen in Rechnungskit, schreib an support@rechnungskit.de, dann klären wir den Import mit dir.
• Manuell in Shopify angelegte Bestellungen ohne Zahlung über einen verbundenen Anbieter laufen über manuelle Produkte beziehungsweise die Zahlarten-Zuordnung.
• Shopify POS: Rechnungskit erkennt Kassenverkäufe und fakturiert sie auf Wunsch nicht, führt aber keine Kasse. TSE, Z-Bon und Kassenbuch übernimmt eine Kassen-App, siehe Abschnitt oben.
• Gutschein-Verkäufe über Shopify Store Credit haben eigene Regeln, Rechnungskit führt dich bei der Einstufung (Rückgabe-Guthaben oder gekaufter Gutschein).