Shop-Korrektur prüfen

Die Aufgabe „Shop-Korrektur zu prüfen“ (in der App „Shop-Änderung nach der Rechnung“) entsteht, wenn dein Shop eine Erstattung oder Stornierung meldet und Rechnungskit daraus nicht eindeutig einen Storno ableiten kann.

Was passiert ist

Stornorechnungen entstehen bei Rechnungskit nur aus Ereignissen im Shop oder beim Zahlungsanbieter. Meistens klappt das automatisch, auch bei Teilerstattungen. Die Aufgabe nennt den Shop, der das Ereignis meldet (Shopify, WooCommerce oder Shopware), die Bestellung, den Betrag und den Grund:

Bei einer fehlenden Erstattung fehlt auch der Storno noch, denn Rechnungskit erstellt ihn aus der Erstattung des Zahlungsanbieters.

Erstattung als eigene Zahlung

Manchmal geht das Geld nicht über die ursprüngliche Zahlung zurück, sondern als eigene Zahlung, zum Beispiel mit PayPal „Geld senden“. Dann findet Rechnungskit beim Zahlungsanbieter keine Erstattung zur Bestellung. Es sucht deshalb in deinen Auszahlungen nach einer ausgehenden Zahlung über genau den erstatteten Betrag, bis 14 Tage nach der Erstattung im Shop, die noch nichts anderem zugeordnet ist.

Gibt es eine, fragt die Karte „Ist das diese Zahlung?“ mit Anbieter, Transaktions-ID, Betrag und Datum. Mit „Ja, das war die Erstattung“ entsteht der Storno mit dem Datum dieser Zahlung (mit den erstatteten Artikeln, wenn der Shop sie nennt), und die Zahlung steht in der Auszahlung als „Erstattung zu Bestellung …“. Hat deine Steuerkanzlei den Monat der Zahlung schon festgeschrieben, trägt der Storno das heutige Datum und nennt den Tag der Zahlung im Grund. Im DATEV-Export bucht die Zahlung als Erstattung gegen den Debitor der Rechnung. Passen mehrere Zahlungen, zeigt die Karte alle mit Datum und ID, ohne eine vorzuwählen. Findet Rechnungskit keine, trägst du unter „Transaktions-ID eingeben“ die ID der Zahlung ein; Rechnungskit prüft Betrag und Zeitraum und ordnet sie genauso zu.

Erstattung ohne lesbaren Betrag

Ohne Betrag kann Rechnungskit keinen Storno erstellen. Deshalb sieht es zuerst selbst nach: Die Bestellung wird frisch aus dem Shop geladen (bei WooCommerce samt den Erstattungsdetails, die den Betrag tragen), bevor du etwas davon merkst. Steht der Betrag jetzt da, entsteht der Storno wie bei jeder anderen Erstattung. War es eine Erstattung ohne Geld (Betrag 0, nur ein Artikel entfernt oder der Lagerbestand korrigiert), schließt sich der Fall ohne Storno.

Fehlt der Betrag weiterhin, nennt die Aufgabe den Shop, die Bestellung und wann Rechnungskit die Bestellung neu geladen hat. Du hast drei Wege:

• „Erneut aus dem Shop laden“: Rechnungskit holt die Bestellung sofort neu. Ist der Betrag lesbar, entsteht der Storno und die Aufgabe schließt sich. Empfohlen, solange es heute noch nicht versucht wurde.
• „Erstattung im Shop prüfen“ öffnet die Bestellung im Shop-Admin. Dort siehst du, ob und wie viel erstattet wurde. Trag einen fehlenden Betrag im Shop nach und lade dann erneut.
• „Keine Erstattung, Aufgabe schließen“, wenn kein Geld an den Kunden zurückging. Es entsteht kein Storno, die Rechnung bleibt, wie sie ist, und die Entscheidung steht im Protokoll.

Einen Storno mit selbst eingetragenem Betrag gibt es hier bewusst nicht, denn Stornos folgen immer der Erstattung im Shop. Offene Fälle lädt Rechnungskit eine Woche lang einmal am Tag von selbst neu.

Bestellung nach der Rechnung bearbeitet

Bearbeitest du in Shopify eine Bestellung, nachdem die Rechnung entstanden ist, gleicht Rechnungskit die Bestellung mit der Rechnung ab. Was genau geändert wurde, liest es aus Shopify: Ein entfernter Artikel zählt nicht mehr, ein hinzugefügter schon.

Kam für die Änderung eine Zuzahlung, die genau zum Aufpreis passt, korrigiert Rechnungskit die Belege selbst: ein Teilstorno für die zurückgenommenen Artikel und eine Rechnung für die neuen. Die Zuzahlung begleicht die neue Rechnung, der Rest wird mit dem Teilstorno verrechnet. Leistungsdatum der neuen Rechnung ist der Versand des neuen Artikels.

Ohne passende Zuzahlung kann Rechnungskit den Grund nicht erkennen. Die Aufgabe nennt, was zurückgenommen und was hinzugefügt wurde, und bietet drei Wege. Bekam der Kunde andere Artikel statt der berechneten, ohne Aufpreis, ist „Umtausch“ als Empfehlung vorausgewählt:

Manchmal rechnet Rechnungskit eine Bearbeitung gar nicht selbst nach: wenn es zur Rechnung schon einen Storno gibt, zur Bestellung mehrere Belege, die entfernten Artikel so nicht auf der Rechnung stehen, der Versand gesenkt wurde oder die Bestellung in Fremdwährung läuft. Die Aufgabe nennt dann genau diesen Grund und bietet „Belege so lassen“. Passen Rechnung und Belege so (Ersatz, Kulanz oder Tausch ohne Aufpreis), klickst du ihn, es entsteht kein Beleg. Muss Geld zurück, erstattest du es im Shop, der Storno entsteht dann automatisch.

Eine Ersatzlieferung ohne Zuzahlung ist keine neue Leistung, dafür entsteht kein Beleg. Ein Umtausch dagegen nimmt eine Lieferung zurück (§ 17 Abs. 2 Nr. 3 UStG) und liefert neu, und eine Rechnung muss Menge und Art der gelieferten Ware nennen (§ 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG). Weil ein falscher Beleg bei Geschäftskunden Umsatzsteuer ausweisen würde, die geschuldet bleibt (§ 14c UStG), entscheidest du in diesen Fällen.

Warum Rechnungskit hier anhält

Ein Storno nimmt Umsatz und Umsatzsteuer zurück und lässt sich im Archiv nicht mehr ändern. Rechnungskit legt ihn deshalb nur an, wenn das Ereignis eindeutig ist.

Eine Stornierung ohne Erstattung ist zum Beispiel noch kein Grund für einen Storno, solange das Geld bei dir liegt. Einen manuellen Storno-Knopf für Shop-Bestellungen gibt es bewusst nicht.

So löst du es

1. Klick auf dem Dashboard an der Aufgabe auf „Öffnen“, oder öffne direkt unter Rechnungen den Tab „Zu prüfen“. Ist die Bestellung bekannt, findest du sie auf dem Dashboard über „Beispiel ansehen: …“.
2. Lies den Grund. Bei einer Stornierung mit bestehender Rechnung löst du die Erstattung im Shop beziehungsweise beim Zahlungsanbieter aus. Aus dieser Erstattung entsteht der Storno.
3. Fehlt die Erstattung beim Zahlungsanbieter, musst du nichts im Shop nachtragen: Die Erstattung steht dort schon, samt erstatteten Artikeln. Mit „Teilstorno über … jetzt erstellen“ (bei einer Vollerstattung „Storno über … jetzt erstellen“) bucht Rechnungskit den Storno sofort aus diesen Artikeln. Tust du nichts, passiert das nach drei Tagen von selbst; die Karte nennt das Datum. Kommt die Erstattung des Anbieters später doch noch an, gehört sie zu diesem Storno, ein zweiter entsteht nicht. „Erstattung bei … prüfen“ fragt den Anbieter vorher noch einmal direkt (PayPal, Stripe, Mollie und weitere mit Abruf). Ging trotz Erstattung im Shop kein Geld zurück, wähle „Es wurde nichts ausgezahlt“: Die Aufgabe schließt sich ohne Storno, und Rechnungskit bucht ihn auch später nicht. „Als erledigt markieren“ gibt es bei dieser Aufgabe nicht, weil die Rechnung sonst zu viel Umsatz ausweisen würde. Hat die Bestellung mehrere Rechnungen oder ist die Erstattung höher als die Rechnung, bucht Rechnungskit nichts selbst; die Karte sagt das, und du klärst den Fall über die Rechnung.
4. Bei einer Erstattung ohne Zahlart wählst du, wie erstattet wurde: „Über PayPal (Zahlungsanbieter)“ (der Name des Anbieters, über den die Bestellung bezahlt wurde; kein Storno hier, er kommt mit der Erstattung des Anbieters), „Per Überweisung oder bar“ oder „Als Gutschein oder Guthaben“ (beide erstellen den Storno sofort, ein Guthaben korrigiert die Rechnung wie eine Erstattung in Geld) oder „Keine Erstattung“ (kein Storno, die Aufgabe schließt sich). Mit „Erstattung bei PayPal prüfen“ fragt Rechnungskit den Anbieter sofort nach der Erstattung; ist sie da, erledigt sich die Aufgabe. Bei gemischten Zahlwegen oder mehreren Rechnungen beantwortest du die offene Frage ebenfalls mit einem Knopf auf der Karte. Lief die Erstattung über den Shop (zum Beispiel per Überweisung oder Gutschein), erstellt „Lief über den Shop: Storno über … erstellen“ den Storno, bei mehreren Rechnungen „Storno zu Rechnung … über …“ zur gewählten Rechnung. Es ist derselbe Storno, den die Erstattung im Shop sonst automatisch ausgelöst hätte: eine Vollerstattung storniert die ganze Rechnung, eine Teilerstattung nimmt die erstatteten Artikel zurück oder folgt deiner Belegregel für Teilerstattungen (bei „Manuell zuordnen“ wählst du danach die Positionen). Lief die Erstattung über Stripe, Mollie oder PayPal, klickst du „Lief über den Zahlungsanbieter: kein Storno hier“. Den Storno erstellt Rechnungskit dann aus der Erstattung beim Anbieter. Bei gemischten Zahlwegen bucht der Knopf nur den Shop-Anteil, den Anteil des Zahlungsanbieters storniert dessen eigene Erstattung, doppelt storniert wird nichts.
5. Bei einer zu hohen Erstattung öffnest du die Rechnung. Fehlt der erstattete Artikel dort schon, markierst du die Aufgabe als erledigt.
6. Beim Shopify-Guthaben klickst du „Herkunft klären“ und wählst „Retoure- oder Kulanz-Guthaben“ oder „Gekauftes Guthaben / Gutschein“ und klickst „Einstufung speichern“. Die Rechnung bleibt unverändert, gespeichert wird nur die Einstufung. Mit „Für diesen Shop merken“ stufst du künftige Fälle automatisch gleich ein.
7. Ist der Fall geklärt, klickst du im Tab „Zu prüfen“ auf „Als erledigt markieren“.

Wann die Aufgabe von selbst verschwindet

• Bei einer fehlenden Erstattung, sobald Storno oder Erstattung da sind.
• Bei einer Erstattung, die schon auf der Rechnung fehlt (vor dem Versand erstattet, danach mit den verbliebenen Artikeln fakturiert).
• Bei einer Erstattung, deren Webhook verloren ging: Der Abgleich holt sie aus Shopify. Lief sie vor dem Versand, wartet die Aufgabe still, bis die Rechnung da ist.
• Wenn du die Bestellung ignorierst.
• Bei einer Bestellung ohne Rechnung: Es gibt nichts zu stornieren, eine Erstattung dazu ist nie eine Aufgabe (etwa eine Bestellung, die vor dem Versand storniert und erstattet wurde). Entsteht die Rechnung später, prüft Rechnungskit die Erstattung erneut.
• Bei einer Erstattung ohne Zahlart zu einer Bestellung, die über PayPal, Stripe oder Mollie bezahlt wurde: Den Storno bucht die Erstattung beim Anbieter. Kommt sie dort nicht an, meldet sich die Aufgabe „Erstattung fehlt beim Zahlungsanbieter“, und nach drei Tagen bucht Rechnungskit den Storno aus der Erstattung im Shop.
• Bei einer Erstattung ohne Zahlart oder ohne lesbaren Betrag, sobald die Erstattung beim Zahlungsanbieter der Bestellung ankommt.
• Bei einer Erstattung ohne lesbaren Betrag, sobald der neu geladene Shop-Stand einen Betrag zeigt (dann entsteht der Storno) oder keine Erstattung mit Geld mehr enthält.
• Bei Bestellungen aus der Zeit vor deinem Belegstart.
• Bei einer Stornierung mit Rechnung, sobald die Erstattung samt Storno die Rechnung vollständig korrigiert hat.
• Bei einer bearbeiteten Bestellung, wenn sich nichts Belegrelevantes geändert hat oder eine passende Zuzahlung die Korrektur auslöst.
• Bei einer Erstattung ohne Zahlart, gemischten Zahlwegen oder mehreren Rechnungen mit deinem Klick auf der Karte, im selben Schritt wie der Storno. Wurde die Erstattung inzwischen anders verbucht, schließt der Klick die Aufgabe ohne zweiten Storno.
• Beim Shopify-Guthaben mit dem Speichern der Einstufung. Mit „Für diesen Shop merken“ schließen sich auch die anderen offenen Guthaben-Aufgaben desselben Shops.

Sonst schließt du sie selbst.

Fragen zu einer Erstattung (ohne Zahlart, gemischte Zahlwege, ohne lesbaren Betrag) warten zuerst einen Tag. Meist kommt in dieser Zeit die Erstattung des Zahlungsanbieters an, dann schließt Rechnungskit die Frage selbst. Erst danach erscheint sie unter „Zu prüfen“, auf dem Dashboard und in der Aufgaben-Mail.

Manche Fälle sind gar keine Aufgabe, weil du nichts tun kannst: eine bearbeitete Bestellung, deren neuer Artikel noch nicht versandt ist, oder eine Stornierung, deren Erstattung bei Shopify noch läuft. Sie zählen nicht mit und stehen im Tab „Zu prüfen“ unten unter „Wartet, nichts zu tun“. Kommt der Fall nicht von selbst ins Ziel (die Erstattung scheitert oder läuft länger als sieben Tage), wird er wieder zur Aufgabe.

Verwandte Einstellungen

• Verbindungen → Belegregeln → Stornorechnungen bei Erstattungen: wie Teilerstattungen auf die Positionen verteilt werden
• Verbindungen → Connect: gespeicherte Regel für Shopify-Guthaben entfernen