Shop-Korrektur prüfen

Die Aufgabe „Shop-Korrektur zu prüfen“ (in der App „Shop-Ereignis prüfen“) entsteht, wenn dein Shop eine Erstattung oder Stornierung meldet und Rechnungskit daraus nicht eindeutig einen Storno ableiten kann.

Was passiert ist

Stornorechnungen entstehen bei Rechnungskit nur aus Ereignissen im Shop oder beim Zahlungsanbieter. Meistens klappt das automatisch, auch bei Teilerstattungen. Diese Aufgabe beginnt mit „Shop-Ereignis zu Bestellung …“ und nennt den Grund:

Bei einer fehlenden Erstattung fehlt auch der Storno noch, denn Rechnungskit erstellt ihn aus der Erstattung des Zahlungsanbieters.

Bestellung nach der Rechnung bearbeitet

Bearbeitest du in Shopify eine Bestellung, nachdem die Rechnung entstanden ist, gleicht Rechnungskit die Bestellung mit der Rechnung ab. Was genau geändert wurde, liest es aus Shopify: Ein entfernter Artikel zählt nicht mehr, ein hinzugefügter schon.

Kam für die Änderung eine Zuzahlung, die genau zum Aufpreis passt, korrigiert Rechnungskit die Belege selbst: ein Teilstorno für die zurückgenommenen Artikel und eine Rechnung für die neuen. Die Zuzahlung begleicht die neue Rechnung, der Rest wird mit dem Teilstorno verrechnet. Leistungsdatum der neuen Rechnung ist der Versand des neuen Artikels.

Ohne passende Zuzahlung kann Rechnungskit den Grund nicht erkennen. Die Aufgabe bietet dann drei Wege:

Eine Ersatzlieferung ohne Zuzahlung ist keine neue Leistung, dafür entsteht kein Beleg. Ein Umtausch dagegen nimmt eine Lieferung zurück (§ 17 Abs. 2 Nr. 3 UStG) und liefert neu, und eine Rechnung muss Menge und Art der gelieferten Ware nennen (§ 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG). Weil ein falscher Beleg bei Geschäftskunden Umsatzsteuer ausweisen würde, die geschuldet bleibt (§ 14c UStG), entscheidest du in diesen Fällen.

Warum Rechnungskit hier anhält

Ein Storno nimmt Umsatz und Umsatzsteuer zurück und lässt sich im Archiv nicht mehr ändern. Rechnungskit legt ihn deshalb nur an, wenn das Ereignis eindeutig ist.

Eine Stornierung ohne Erstattung ist zum Beispiel noch kein Grund für einen Storno, solange das Geld bei dir liegt. Einen manuellen Storno-Knopf für Shop-Bestellungen gibt es bewusst nicht.

So löst du es

1. Klick auf dem Dashboard an der Aufgabe auf „Öffnen“, oder öffne direkt unter Rechnungen den Tab „Zu prüfen“. Ist die Bestellung bekannt, findest du sie auf dem Dashboard über „Beispiel ansehen: …“.
2. Lies den Grund. Bei einer Stornierung mit bestehender Rechnung löst du die Erstattung im Shop beziehungsweise beim Zahlungsanbieter aus. Aus dieser Erstattung entsteht der Storno.
3. Fehlt die Erstattung beim Zahlungsanbieter, schau dort nach, ob sie wirklich ausgeführt wurde. Wenn ja, klick unter Zahlungen auf „Jetzt synchronisieren“. Kommt die Erstattung an, entsteht der Storno und die Aufgabe schließt sich. Wurde im Shop nur erstattet, ohne dass Geld zurückging, schließt du die Aufgabe selbst.
4. Bei gemischten Zahlwegen, zu hohen Erstattungen oder mehreren Rechnungen prüfst du im Shop, welcher Betrag wofür erstattet wurde.
5. Beim Shopify-Guthaben klickst du „Herkunft klären“ und wählst „Retoure- oder Kulanz-Guthaben“ oder „Gekauftes Guthaben / Gutschein“ und klickst „Einstufung speichern“. Die Rechnung bleibt unverändert, gespeichert wird nur die Einstufung. Mit „Für diesen Shop merken“ stufst du künftige Fälle automatisch gleich ein.
6. Ist der Fall geklärt, klickst du im Tab „Zu prüfen“ auf „Als erledigt markieren“.
7. War die Bestellung nie fakturiert (etwa eine erstattete Testbestellung), legst du sie unter Bestellungen mit „Ignorieren“ zur Seite.

Wann die Aufgabe von selbst verschwindet

• Bei einer fehlenden Erstattung, sobald Storno oder Erstattung da sind.
• Wenn du die Bestellung ignorierst.
• Bei Bestellungen aus der Zeit vor deinem Belegstart.
• Bei einer Stornierung mit Rechnung, sobald die Erstattung samt Storno die Rechnung vollständig korrigiert hat.
• Bei einer bearbeiteten Bestellung, wenn sich nichts Belegrelevantes geändert hat oder eine passende Zuzahlung die Korrektur auslöst.
• Beim Shopify-Guthaben mit dem Speichern der Einstufung. Mit „Für diesen Shop merken“ schließen sich auch die anderen offenen Guthaben-Aufgaben desselben Shops.

Sonst schließt du sie selbst.

Manche Fälle sind gar keine Aufgabe, weil du nichts tun kannst: eine bearbeitete Bestellung, deren neuer Artikel noch nicht versandt ist, oder eine Stornierung, deren Erstattung bei Shopify noch läuft. Sie zählen nicht mit und stehen im Tab „Zu prüfen“ unten unter „Wartet, nichts zu tun“. Kommt der Fall nicht von selbst ins Ziel (die Erstattung scheitert oder läuft länger als sieben Tage), wird er wieder zur Aufgabe.

Verwandte Einstellungen

• Verbindungen → Belegregeln → Stornorechnungen bei Erstattungen: wie Teilerstattungen auf die Positionen verteilt werden
• Verbindungen → Connect: gespeicherte Regel für Shopify-Guthaben entfernen