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Rechnungskit

Nicht zugestellte Rechnungs-E-Mail erneut senden

Aktualisiert am

Die Aufgabe „Rechnungs-E-Mail nicht zustellbar“ betrifft nur den Versand. Die Rechnung selbst ist erstellt und archiviert. Nur angekommen ist sie nicht.

Was passiert ist

Beim automatischen oder manuellen Versand ist etwas schiefgegangen. Woran es lag, steht im Text der Aufgabe, zum Beispiel:

  • „keine Empfänger-E-Mail hinterlegt“: Zur Bestellung gibt es keine E-Mail-Adresse.
  • „Pflichtangaben zur Anbieterkennzeichnung fehlen“: Deine Rechtsangaben sind unvollständig, ohne sie verschickt Rechnungskit keine Geschäfts-E-Mail in deinem Namen.
  • „Rechnung ist nicht archiviert“: Die Rechnung war zum Versandzeitpunkt noch nicht fertig archiviert.
  • „Rechnungs-E-Mail an … konnte nicht zugestellt werden“: Der Mailserver des Empfängers hat die Nachricht abgelehnt.

Warum Rechnungskit hier anhält

Jeder gescheiterte Versand wird zur Aufgabe, nichts wird verschluckt. Sonst merkst du womöglich erst beim Zahlungsausfall, dass dein Kunde nie eine Rechnung bekommen hat. Ohne vollständige Rechtsangaben geht bewusst gar keine Mail raus: Sie wäre eine Geschäfts-E-Mail deines Unternehmens ohne die Pflichtangaben zur Anbieterkennzeichnung.

So löst du es

  1. Öffne die Aufgabe unter Rechnungen (Tab „Zu prüfen“) oder über das Dashboard mit „Erneut senden“.
  2. Fehlen Rechtsangaben, vervollständigst du sie unter Einstellungen; die Rechnungsansicht verlinkt dafür direkt „Unternehmensdaten vervollständigen“, damit du nicht suchen musst.
  3. Fehlt die E-Mail-Adresse des Kunden, kann Rechnungskit die Rechnung nicht selbst zustellen. Lade das PDF in der Rechnungsansicht herunter und schick es dem Kunden auf anderem Weg.
  4. Öffne die Rechnung und klick auf „Rechnung senden“ beziehungsweise „Erneut senden“. Nach der Bestätigung zeigt die Ansicht „Gesendet am … an …“.
  5. Ist alles erledigt, markierst du die Aufgabe im Tab „Zu prüfen“ mit „Als erledigt markieren“ als erledigt.

Wann die Aufgabe von selbst verschwindet

Gar nicht, auch nicht durch einen späteren Beleg zur selben Bestellung. Die Frage war nie, ob die Rechnung existiert, sondern ob sie angekommen ist. Hat der Versand geklappt, schließt du die Aufgabe selbst.

Verwandte Einstellungen

  • Einstellungen → E-Mail-Versand: automatischer Rechnungsversand und Absender
  • Einstellungen: Rechtsangaben (Anschrift, USt-IdNr., Register, Impressum, AGB, Datenschutz)
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