Nicht versendete Rechnungs-E-Mail erneut senden

Die Aufgabe „Rechnungs-E-Mail nicht versendet“ betrifft nur den Versand. Die Rechnung selbst ist erstellt, aber die E-Mail ist nicht rausgegangen. Bekommen hat dein Kunde also nichts, auch keine fehlerhafte Mail. Liegt es an deinem eigenen Mailserver, heißt die Aufgabe unter Rechnungen „Rechnungs-E-Mail nicht versendet: Mailserver prüfen“. In der Aufgaben-Erinnerung per E-Mail steht sie als „Rechnungs-E-Mail nicht zustellbar“.

Was passiert ist

Beim Versand der Rechnung ist etwas schiefgegangen. Woran es lag, steht im Text der Aufgabe:

Die ersten drei Gründe werden nur beim automatischen Versand zur Aufgabe. Ihr Text beginnt dann mit „Rechnung … konnte nicht automatisch per E-Mail versendet werden“. Sendest du selbst aus der Rechnungsansicht, zeigt sie den Fehler direkt dort an, eine Aufgabe entsteht nicht. Fehler deines Mailservers werden in beiden Fällen zur Aufgabe.

Im Testmodus entsteht diese Aufgabe nie. Testbelege werden grundsätzlich nicht versendet, der Versand ist dort gesperrt.

Warum Rechnungskit hier anhält

Jeder gescheiterte automatische Versand wird zur Aufgabe, nichts wird verschluckt. Sonst merkst du womöglich erst beim Zahlungsausfall, dass dein Kunde nie eine Rechnung bekommen hat.

Ohne vollständige Rechtsangaben geht bewusst gar keine Mail raus. Sie wäre eine Geschäfts-E-Mail deines Unternehmens ohne die Pflichtangaben zur Anbieterkennzeichnung. Für Kaufleute und Gesellschaften verlangt das Gesetz diese Angaben auf allen Geschäftsbriefen gleich welcher Form, also auch in E-Mails (etwa § 37a HGB, § 35a GmbHG).

So löst du es

1. Lies im Text der Aufgabe den Grund, auf dem Dashboard oder unter Rechnungen.
2. Liegt es an deinem Mailserver, klick auf „Mailserver prüfen“. Korrigiere unter Einstellungen → E-Mail-Versand die Zugangsdaten und prüfe sie mit „Verbindung testen“, bevor du erneut sendest.
3. Fehlen Rechtsangaben, vervollständigst du sie unter Einstellungen. Scheitert ein Versand aus der Rechnungsansicht daran, verlinkt sie direkt „Unternehmensdaten vervollständigen“.
4. Fehlt die E-Mail-Adresse des Kunden, kann Rechnungskit die Rechnung nicht selbst zustellen. Lade mit „PDF herunterladen“ das PDF in der Rechnungsansicht herunter und schick es dem Kunden auf anderem Weg.
5. Öffne die Rechnung, am schnellsten über „Erneut senden“ an der Aufgabe auf dem Dashboard. Klick auf „Rechnung senden“ beziehungsweise „Erneut senden“ und bestätige mit „Ja, erneut senden“. Danach zeigt die Ansicht „Gesendet am … an …“.
6. Hast du die Rechnung auf anderem Weg zugestellt, markierst du die Aufgabe unter Rechnungen im Tab „Zu prüfen“ mit „Als erledigt markieren“ als erledigt.

Wann die Aufgabe von selbst verschwindet

Sobald dieselbe Rechnung erfolgreich versendet wurde, schließt Rechnungskit die Aufgabe selbst. Ein späterer Beleg zur selben Bestellung reicht dafür nicht. Die Frage war nie, ob die Rechnung existiert, sondern ob sie rausgegangen ist.

Nutzt du deinen eigenen Mailserver (etwa Gmail), kannst du das im Ordner „Gesendet“ nachprüfen. Was Rechnungskit verschickt hat, liegt dort. Fehlt die Rechnung dort, ist sie nicht rausgegangen. Liegt sie dort, sende sie nicht noch einmal, sonst bekommt dein Kunde sie doppelt.

Verwandte Einstellungen

• Einstellungen → E-Mail-Versand: automatischer Rechnungsversand, Absender und eigener Mailserver
• Einstellungen: Rechtsangaben (Anschrift, USt-IdNr., Register, Impressum, AGB, Datenschutz)