Nicht versendete Rechnungs-E-Mail erneut senden

Die Aufgabe „Rechnungs-E-Mail nicht versendet“ betrifft nur den Versand. Die Rechnung selbst ist erstellt, aber die E-Mail ist nicht beim Kunden angekommen: Entweder ging sie gar nicht raus, oder der Mailserver des Kunden hat sie zurückgeschickt. Liegt es an deinem eigenen Mailserver, heißt die Aufgabe unter Rechnungen „Rechnungs-E-Mail nicht versendet: Mailserver prüfen“. In der Aufgaben-Erinnerung per E-Mail steht sie als „Rechnungs-E-Mail nicht zustellbar“.

Was passiert ist

Beim Versand der Rechnung ist etwas schiefgegangen. Woran es lag, steht im Text der Aufgabe:

Die ersten drei Gründe werden nur beim automatischen Versand zur Aufgabe. Ihr Text beginnt dann mit „Rechnung … konnte nicht automatisch per E-Mail versendet werden“. Sendest du selbst aus der Rechnungsansicht, zeigt sie den Fehler direkt dort an, eine Aufgabe entsteht nicht. Fehler deines Mailservers werden in beiden Fällen zur Aufgabe.

Fehlt bei einem Privatkunden die E-Mail-Adresse, entsteht standardmäßig keine Aufgabe. Die Rechnung liegt im Archiv und ist unter Rechnungen mit „Nicht per E-Mail versendet: keine Adresse“ markiert, der Filter „Ohne E-Mail-Adresse“ listet alle. An Privatpersonen musst du in der Regel keine Rechnung ausstellen, die Pflicht gilt für Leistungen an Unternehmer und juristische Personen (§ 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 UStG). Willst du auch hier jedes Mal eine Aufgabe, stell unter Einstellungen → E-Mail-Versand „Bei Bestellungen ohne E-Mail-Adresse“ auf „Aufgabe anlegen“. Mehr dazu unter Rechnungsversand per E-Mail (siehe Rechnungsversand per E-Mail).

Im Testmodus entsteht diese Aufgabe nie. Testbelege werden grundsätzlich nicht versendet, der Versand ist dort gesperrt.

Kam eine Mail zurück, steht der Grund auch in der Rechnung unter dem Versand-Knopf, etwa „Nicht zugestellt an …: Die Adresse gibt es nicht.“ Ist die Mail angekommen, steht dort „Zugestellt am … an …“.

Gesperrte Adresse: 30 Tage kein Versand

Hat eine Adresse eine E-Mail abgewiesen (Hard Bounce), sendet unser Mailversand 30 Tage lang nicht mehr an sie. Hat der Empfänger eine E-Mail als Spam gemeldet, gilt die Sperre dauerhaft. Ein erneuter Versand an dieselbe Adresse kann in dieser Zeit nicht ankommen.

Die Rechnungsansicht zeigt das deshalb vorher an: „Diese Adresse hat die Rechnung am … abgewiesen. Unser Mailversand sendet 30 Tage lang nicht erneut dorthin (bis …).“ Der Senden-Knopf bleibt gesperrt, bis du eine andere Adresse einträgst. Auch der automatische Versand schickt in dieser Zeit nichts an die Adresse, sondern legt gleich die Aufgabe an.

Die Sperre betrifft nur den Versand über Rechnungskit. Versendest du über deinen eigenen Mailserver, gibt es sie bei uns nicht.

Warum Rechnungskit hier anhält

Jeder gescheiterte automatische Versand wird zur Aufgabe, nichts wird verschluckt. Ausgenommen ist nur der Privatkunde ohne E-Mail-Adresse: Dort gibt es nichts zu beheben, die Rechnung liegt im Archiv und ist in der Liste markiert. Sonst merkst du womöglich erst beim Zahlungsausfall, dass dein Kunde nie eine Rechnung bekommen hat.

Ohne vollständige Rechtsangaben geht bewusst gar keine Mail raus. Sie wäre eine Geschäfts-E-Mail deines Unternehmens ohne die Pflichtangaben zur Anbieterkennzeichnung. Für Kaufleute und Gesellschaften verlangt das Gesetz diese Angaben auf allen Geschäftsbriefen gleich welcher Form, also auch in E-Mails (etwa § 37a HGB, § 35a GmbHG).

Die Mails gehen dabei nicht verloren. Sie warten, und sobald deine Angaben vollständig sind, verschickt Rechnungskit sie automatisch, jede genau einmal. Ist der automatische Versand inzwischen aus, bleiben sie liegen, bis du ihn einschaltest oder sie einzeln von der Rechnung aus sendest.

Unter Rechnungen → Zu prüfen stehen diese Mails als eine einzige Karte, nicht als eine Aufgabe je Rechnung: wie viele warten, welche Felder fehlen, ein Knopf „Unternehmensdaten ergänzen“ direkt zum Feld und die Liste der betroffenen Rechnungen zum Aufklappen. Auch im Menü-Zähler, auf dem Dashboard und in der Aufgaben-Erinnerung zählen sie als ein Punkt. „Erneut senden“ gibt es hier nicht, weil es erst mit den Angaben klappen kann.

So löst du es

1. Lies im Text der Aufgabe den Grund, auf dem Dashboard oder unter Rechnungen.
2. Liegt es an deinem Mailserver, klick auf „Mailserver prüfen“. Korrigiere unter Einstellungen → E-Mail-Versand die Zugangsdaten und prüfe sie mit „Verbindung testen“, bevor du erneut sendest.
3. Fehlen Rechtsangaben, vervollständigst du sie unter Einstellungen. Scheitert ein Versand aus der Rechnungsansicht daran, verlinkt sie direkt „Unternehmensdaten vervollständigen“.
4. Öffne die Rechnung, am schnellsten über den Knopf an der Aufgabe auf dem Dashboard. Klick auf „Rechnung senden“ beziehungsweise „Erneut senden“.
5. Stimmt die Adresse nicht, klick auf „An andere E-Mail-Adresse senden“. Das Feld ist mit der bisherigen Adresse vorausgefüllt. Trag die richtige ein und bestätige mit „Ja, erneut senden“. Die neue Adresse gilt nur für diesen Versand. Die archivierte Rechnung bleibt unverändert, auch die E-Mail-Adresse in ihren E-Rechnungsdaten.
6. Kannst du die Rechnung nicht per Mail zustellen, lade mit „PDF herunterladen und selbst schicken“ das PDF herunter und schick es auf anderem Weg (eigenes Mailprogramm, Post). Danach klickst du in der Rechnung auf „Selbst zugestellt, als erledigt markieren“. Rechnungskit vermerkt, wer das wann bestätigt hat. Unter Rechnungen im Tab „Zu prüfen“ geht das auch mit „Als erledigt markieren“.

Wann die Aufgabe von selbst verschwindet

Sobald dieselbe Rechnung erfolgreich versendet wurde, an welche Adresse auch immer, schließt Rechnungskit die Aufgabe selbst. Meldet der Mailversand später die Zustellung, schließt sie spätestens dann. Kommt die neue Mail ebenfalls zurück, öffnet sich dieselbe Aufgabe wieder, mit dem neuen Grund. Kommt nur die alte Mail an die falsche Adresse noch nachträglich zurück, während der neue Versand unterwegs ist, bleibt die Aufgabe zu.

Eine Aufgabe „keine Empfänger-E-Mail hinterlegt“ zu einem Privatkunden schließt Rechnungskit von selbst, solange die Einstellung auf „Nur ablegen“ steht: beim Start der App und sobald du die Einstellung darauf zurückstellst. Sie bekommt den Vermerk „Automatisch geschlossen: Rechnung an Privatkunden ohne E-Mail-Adresse, sie liegt im Archiv.“ Aufgaben zu Geschäftskunden bleiben offen.

Ein späterer Beleg zur selben Bestellung schließt sie nicht. Er sagt nichts darüber, ob diese Rechnung angekommen ist.

Nutzt du deinen eigenen Mailserver (etwa Gmail), kannst du das im Ordner „Gesendet“ nachprüfen. Was Rechnungskit verschickt hat, liegt dort. Fehlt die Rechnung dort, ist sie nicht rausgegangen. Liegt sie dort, sende sie nicht noch einmal, sonst bekommt dein Kunde sie doppelt.

Verwandte Einstellungen

• Einstellungen → E-Mail-Versand: automatischer Rechnungsversand, Absender und eigener Mailserver
• Einstellungen: Rechtsangaben (Anschrift, USt-IdNr., Register, Impressum, AGB, Datenschutz)