Belegregel für eine Zahlart festlegen

Die Aufgabe „Zahlart „…“ ohne Belegregel“ nennt eine Zahlart, wie dein Shop sie technisch meldet, zum Beispiel „bacs“ oder „Rechnung“. Solange sie keinen Ablauf hat, entsteht für Bestellungen mit dieser Zahlart kein Beleg. Das Dashboard markiert sie deshalb mit „Beleg blockiert“.

Was passiert ist

Dein Shop hat eine Bestellung als bezahlt gemeldet, oder eine Bestellung ist versandt. Zur Zahlart gibt es aber weder eine verknüpfte Zahlung eines verbundenen Zahlungsanbieters noch eine Regel, ob sie als Rechnungskauf oder als Vorkasse läuft.

Ohne Regel wartet Rechnungskit auf eine Zahlung, die bei Überweisung oder Kauf auf Rechnung nie kommt. Die Bestellung stünde dann dauerhaft auf „Kein Zahlungseingang“. Je Zahlart gibt es nur eine offene Aufgabe, auch bei vielen Bestellungen.

Keine Aufgabe entsteht für:

• Bestellungen vor deinem Belegstart
• Kassenverkäufe aus Shopify POS
• Zahlarten eines verbundenen Zahlungsanbieters
• Zahlarten, zu denen schon einmal eine Zahlung angekommen ist

Warum Rechnungskit hier anhält

Ob der Beleg mit dem Zahlungseingang, beim Versand mit Zahlungsziel oder nach Vorkasse entsteht, verändert Rechnungsdatum, Zahlungsziel und offene Posten. Rechnungskit legt die Regel deshalb nur selbst fest, wenn Name und Bestelldaten eindeutig sind:

• Rechnungskauf-Anbieter wie Klarna, Billie oder Unzer Rechnungskauf (in Shopify „unzer invoice“) werden zu Rechnungskauf.
• Sofortzahlungen wie Wero, iDEAL, Bancontact, EPS, BLIK, TWINT oder Przelewy24 laufen über einen Anbieter, der sofort zahlt. Kommen dessen Zahlungen für die meisten Bestellungen schon bei Rechnungskit an, gilt „Zahlungseingang“. Eine einzelne Zahlung über einen anderen Weg, etwa PayPal, zählt dabei nicht. Ist der Anbieter nicht verbunden, käme nie eine Zahlung. Dann gilt Vorkasse, solange der Shop die Bestellungen als bezahlt meldet und keine unbezahlt versendet wurde. Verbindest du den Anbieter später (bei Wero in Shopify meist Unzer), stellt Rechnungskit von selbst auf „Zahlungseingang“ um. Steht eine Sofortzahlung auf „Zahlungseingang“, ohne dass ein passender Anbieter verbunden ist, stellt Rechnungskit sie auf Vorkasse um. Sonst bekämen diese Bestellungen nie eine Rechnung. Schon ausgestellte Rechnungen bleiben, die nachträglich eingehende Zahlung zählt nicht doppelt.
• Überweisung oder manuelle Zahlart wird zu Vorkasse, wenn der Shop die Bestellungen erst nach dem Geldeingang als bezahlt markiert und dann versendet. Hat der Shop schon Bestellungen vor der Zahlung versendet, wird sie zu Rechnungskauf.

Der nächste Zahlungsabgleich trägt die Regel ein, stellt die Rechnungen schon versendeter Bestellungen aus und schließt die Aufgabe. Eine Wahl, die du schon getroffen hast, überschreibt Rechnungskit nicht. In allen anderen Fällen bleibt die Aufgabe offen, bis du entscheidest.

So löst du es

1. Klick auf dem Dashboard oder in den Bestelldetails auf „Ablauf festlegen“. Unter Rechnungen im Tab „Zu prüfen“ heißt der Knopf „Öffnen“. Du landest unter Verbindungen → Belegregeln bei „Zahlarten & Ablauf“, die Zeile der Zahlart ist hervorgehoben.
2. Wähle genau einen Ablauf:

3. Speichere. Eine Zahlart kann nicht gleichzeitig Rechnungskauf und Vorkasse sein.
4. Rechnungskit holt die bereits aufgelaufenen Bestellungen dieser Zahlart danach selbst nach. Bei Rechnungskauf entsteht der Beleg, sobald die Bestellung versandt ist.

Zeigt die Zeile den Hinweis „… ist nicht verbunden“, verbindest du den Anbieter zusätzlich unter Verbindungen → Connect. Ohne Verbindung kommt keine Zahlung an.

Wann die Aufgabe von selbst verschwindet

Mit dem Speichern eines Ablaufs für diese Zahlart schließt sich die Aufgabe. Sie schließt sich auch, sobald eine Bestellung mit dieser Zahlart über eine echte Zahlung fakturiert wird, denn dann ist belegt, dass der Weg funktioniert.

Verwandte Einstellungen

• Verbindungen → Belegregeln → Zahlarten & Ablauf
• Verbindungen → Belegregeln: Zahlungsziel und Zahlungserinnerungen für Rechnungskauf
• Einstellungen: IBAN, Pflicht für Rechnungskauf-Belege mit Zahlungsziel