Verkauf ohne Bestellreferenz zuordnen

Diese Aufgabe entsteht, wenn eine Zahlung da ist, Rechnungskit aber nicht sicher sagen kann, zu welchem Verkauf sie gehört. Auf dem Dashboard heißt sie „Verkaufsgrundlage der Zahlung fehlt“, in der Aufgaben-Erinnerung per E-Mail „Verkauf ohne Bestellreferenz“. Die Zahlung steht unter Zahlungen mit dem Status „Zu prüfen“.

Was passiert ist

Rechnungskit sucht zu jeder Zahlung die Bestellung über eindeutige Referenzen: Zahlungsreferenz, Bestellnummer in den Metadaten, Bestellnummer im Verwendungszweck. Bei Stripe zählt auch die Charge-ID (ch_… bei Karte, py_… bei Klarna oder SEPA), die WooCommerce als Transaktions-ID speichert. Sie gehört zur selben Zahlung wie die Payment-Intent-ID (pi_…), unter der Rechnungskit die Zahlung führt. An der Aufgabe steht, warum das hier nicht geklappt hat:

Upsell-Zahlungen (FunnelKit): Ein Upsell nach dem Kauf ist bei PayPal eine zweite Zahlung, deren Referenz die Elternbestellung nennt, etwa „444121-443464“. Manche Shops legen zusätzlich eigene Bestellungen an, die alle dieselbe PayPal-Transaktion tragen. Nennt die Referenz genau eine Bestellung, ordnet Rechnungskit die Zahlung seit dem 20.10.2026 dieser Bestellung zu, auch wenn sie schon fakturiert ist: Steckt der Upsell schon in ihrer Rechnung, gleicht die Zahlung den offenen Rest aus, ohne zweiten Beleg. Die zusätzlichen Bestellungen ohne Zahlung legst du unter Bestellungen mit „Ignorieren“ ab.

Hinweise an der Zahlung

In der Spalte „Wofür“ steht bei vielen offenen Zahlungen der Knopf „Hinweise“. Ein Klick öffnet ein Fenster mit allem, was Rechnungskit über die Zahlung schon weiß:

• die Beschreibung, die der Zahlungsanbieter mitgeschickt hat, etwa „Ratenzahlung offene Rechnungen“,
• die E-Mail-Adresse des Kunden,
• bei Stripe die offenen Rechnungen dieses Kunden mit Datum und offenem Betrag; ein Klick auf eine Rechnung öffnet sie bei Stripe,
• ob der Betrag passt: genau zu einer Rechnung, zur Summe mehrerer Rechnungen oder zu keiner („Passt zu keiner Rechnung: Teilzahlung“),
• „Alle offenen Rechnungen sind älter als Rechnungskit (vor dem …)“, wenn alle diese Rechnungen vor deinem Start liegen. Start heißt: dein Belegstart, sobald du live bist. Im Testmodus gilt der Tag, an dem die erste Stripe-Rechnung importiert wurde.

Die offenen Stripe-Rechnungen holt Rechnungskit beim regelmäßigen Abgleich und wenn du an der Zeile im Menü „…“ auf „Abgleichen“ klickst, nie beim bloßen Öffnen der Seite. „Stand“ zeigt, wann zuletzt nachgesehen wurde. Bei anderen Zahlungsanbietern zeigen die Hinweise nur, was die Zahlung selbst mitbringt (Beschreibung, E-Mail).

Teilzahlung auf alte Rechnungen: Passt der Betrag zu keiner Rechnung und sind alle offenen Rechnungen älter als Rechnungskit, zeigt die Zeile den Knopf „Als historisch ablegen“. Die Rechnung gibt es dann schon, Stripe hat sie gestellt. Eine zweite, abweichende Rechnung über dieselbe Leistung kann bei Geschäftskunden eine zusätzliche Steuerschuld auslösen (§ 14c Abs. 1 UStG), deshalb stellt Rechnungskit hier keine aus. Der Knopf öffnet den bekannten Dialog „Zahlung ignorieren“ mit fertiger Begründung, zum Beispiel „Teilzahlung auf Stripe-Rechnungen INVS-… vom … (vor Rechnungskit), Kunde …, Beschreibung: „Ratenzahlung offene Rechnungen““. Du liest sie, änderst sie bei Bedarf und bestätigst. Deine Steuerkanzlei bucht die Zahlung dann gegen die offene Forderung aus der alten Rechnung. Das gilt genauso, wenn der Betrag genau eine alte Rechnung bezahlt.

Und in DATEV? Das Fenster sagt es unter „In DATEV“: Eine als historisch abgelegte Zahlung bucht Rechnungskit nicht, weder Rechnung noch Zahlung. Steckt sie in einer Stripe-Auszahlung, bleibt der Betrag dort im Geldtransit offen, bis deine Steuerkanzlei ihn gegen die offene Forderung aus der alten Rechnung bucht. Eine noch nicht zugeordnete Zahlung exportiert Rechnungskit ebenfalls nicht; Rechnung und Zahlungsbuchung entstehen erst mit der Zuordnung.

Passt der Betrag genau zu einer Rechnung, die nach deinem Start entstanden ist, wendest du die Zahlung in Stripe auf diese Rechnung an. Sobald Stripe sie als bezahlt meldet, entsteht der Beleg von selbst.

Übergibst du die Zahlung an die Steuerkanzlei, stehen die Hinweise schon als Text in deiner Notiz. Im Portal sieht die Steuerkanzlei sie zusätzlich unter „Was Rechnungskit dazu weiß“.

Mit Kit klären: Ist es für dein Konto freigeschaltet, steht im Fenster „Hinweise“ der Knopf „Mit Kit klären“. Er öffnet den Chat mit Kit: Kit erklärt die Zahlung in einfachen Worten und zeigt darunter eine Karte mit denselben Optionen. Geändert wird erst etwas, wenn du eine Option in der Karte bestätigst, mit denselben Prüfungen und Rechten wie hier. Mehr dazu unter Kit, der KI-Assistent.

Warum Rechnungskit hier anhält

Betrag und E-Mail-Adresse ordnet Rechnungskit nie automatisch zu. Zwei Bestellungen über denselben Betrag sind im Shopalltag normal, eine falsche Zuordnung würde eine Rechnung an die falsche Person erzeugen.

Bei einer stornierten Bestellung entsteht ebenfalls keine Rechnung und kein Storno: Es gibt kein Original, und das Geld liegt noch bei dir.

Zahlung klären: ein Fenster für alle Wege

An jeder offenen Zahlung unter „Zu prüfen“ steht der Knopf „Klären“, darunter die empfohlene Entscheidung, etwa „Empfohlen: Zahlung erstatten“. „Klären“ öffnet ein Fenster mit drei Teilen:

1. Warum die Zahlung hier steht: der eigentliche Grund. Hängt die Rechnung an einem Steuersatz, steht genau das oben, mit Lieferland, Satz im Shop, Satz in der Steuermatrix und ob der Käufer eine USt-IdNr. angegeben hat. Fehlt der Satz in der Matrix, nennt das Fenster zusätzlich, was die EU-Datenbank TEDB für dieses Land sagt. Deckt sie den Shop-Satz, ist „Shop-Satz übernehmen“ empfohlen. Andere Aufgaben derselben Zahlung treten dahinter zurück.
2. Was möchtest du tun? Jeder Weg als Karte mit dem, was danach passiert. Der empfohlene Weg ist vorausgewählt und als „Empfohlen“ markiert.
3. Ein Knopf, dessen Text zur Wahl passt („Rechnung erstellen“, „In Stripe erstatten ↗“, „Als ‚Kein Umsatz‘ ablegen“ …). Braucht der Weg eine Angabe, etwa eine Begründung, bleibt er grau, bis sie da ist.

Welche Wege das Fenster zeigt, hängt vom Fall ab:

Ist der Zahlung bereits eine Bestellung zugeordnet, bietet das Fenster weder „Erlös ohne Bestellung“ noch „Kein Umsatz“ an: Zu dieser Zahlung gehört ein Verkauf, und der braucht seine Rechnung. Das Fenster „Hinweise“ zeigt dieselben Wege mit denselben Folgen, ein Klick öffnet „Klären“ mit diesem Weg. Die Einträge im Menü „…“ öffnen ebenfalls „Klären“, mit dem gewählten Weg vorausgewählt.

So löst du es

1. Klick an der Zahlung auf „Klären“ und wähl einen Weg (siehe oben). Vom Dashboard aus öffnet „Zuordnen“ an der Aufgabe direkt den Zuordnungsdialog der Zahlung. Alternativ öffnest du Zahlungen und filterst auf „Zu prüfen“.

2. Gibt es einen eindeutigen Vorschlag (gleicher Betrag, kurzer Zeitabstand, keine weitere passende Bestellung), steht „Bestellung … zuordnen“ im Fenster als empfohlener Weg. Prüf ihn und bestätige mit „Rechnung erstellen“.

3. Sonst wählst du „Bestellung zuordnen“, klickst „Weiter: Bestellung wählen“, suchst die Bestellung nach Nummer, E-Mail oder Betrag und bestätigst mit „Rechnung erstellen“. Bei WooCommerce holst du eine noch fehlende Bestellung mit „Bestellung … jetzt aus dem Shop laden“. Der Dialog sagt danach, was er gefunden hat: Ist die Bestellung offen und passt der Betrag, ordnet er sie gleich zu und die Rechnung entsteht. Weicht der Betrag ab, ist sie nur ausgewählt und du bestätigst selbst. Ist sie im Shop storniert, zeigt er den Weg aus Schritt 5. Hat sie schon eine Rechnung, nennt er Rechnung und Zahlung: Dann ist die neue Zahlung vermutlich doppelt, und du erstattest sie. Gibt es die Nummer im Shop nicht, prüfst du sie oder legst die Zahlung ohne Rechnung ab. Stornierte und schon abgerechnete Bestellungen zeigt die Suche grau mit ihrem Status, auswählen lassen sie sich nicht.

4. Bleiben viele Zahlungen ohne erkennbaren Grund liegen, prüfe unter Verbindungen → Connect die Matching-Quelle des Anbieters. Danach holt „Alle abgleichen“ die liegengebliebenen Zahlungen nach.

5. Bei einer stornierten Bestellung steht die Zahlung zuerst unter Zahlungen → „Wartet“ mit dem Status „Wartet auf Abgleich“. Meist kommt die Erstattung wenige Minuten nach der Stornierung, deshalb fragt Rechnungskit nach etwa zehn Minuten selbst beim Zahlungsanbieter nach. Findet sich keine Erstattung, wird daraus eine Aufgabe unter „Zu prüfen“. „Klären“ zeigt dann zwei Hauptwege:

   • Erstatten (empfohlen): „Zahlung erstatten: in Stripe öffnen ↗“ öffnet genau diese Zahlung bei Stripe, bei Mollie, PayPal und GoCardless entsprechend. Dort erstattest du sie. Rechnungskit erstattet nicht selbst, weil die Rechte dafür je Anbieter verschieden sind. Bei Klarna und Unzer öffnet der Knopf das Händlerportal, die Referenz zum Suchen steht daneben. Nach der Erstattung schließt sich der Fall von selbst.
   • Doch verkaufen: „Doch verkaufen: Bestellung im Shop wieder aktivieren ↗“ öffnet die Bestellung in WooCommerce oder Shopware. Setzt du sie dort wieder auf „In Bearbeitung“ (WooCommerce) oder öffnest sie wieder (Shopware), ordnet Rechnungskit Zahlung und Rechnung beim nächsten Bestell-Update automatisch zu. Shopify kann eine stornierte Bestellung nicht wieder aktivieren. Dort legst du die Bestellung neu an und ordnest die Zahlung zu.

   Oben im Fenster steht der Fall: Bestellnummer, Tag der Stornierung, Betrag, Tag der Zahlung und die E-Mail-Adresse des Kunden. Als weiterer Weg fragt „Erstattung prüfen“ direkt beim Zahlungsanbieter nach, ob die Zahlung bereits erstattet ist (Mollie, Stripe, PayPal, Unzer, GoCardless und Klarna; bei Shopify Payments startet der Knopf den Abgleich der Zahlungen). Gibt es keinen Link zum Anbieter, etwa bei Shopify Payments, ist „Erstattung prüfen“ der empfohlene Weg. PayPal meldet eine Erstattung manchmal erst nach einigen Stunden. Außerdem im Fenster: „Außerhalb erstattet“ für Erstattungen per Überweisung oder bar (mit kurzer Notiz als Kein Umsatz abgelegt, es entsteht keine Rechnung) und „Bestellung zuordnen“, falls die Zahlung zu einer anderen Bestellung gehört. „Bestellung ansehen“ steht im Menü „…“. Du musst nicht jeden Tag selbst nachsehen: Einmal am Tag fragt Rechnungskit für alle offenen Fälle beim Zahlungsanbieter nach. Unter Bestellungen zeigt der Filter „Storniert, aber bezahlt“ alle solchen Fälle.

6. Gehört die Zahlung zu keinem Verkauf, legst du sie im Menü „Weitere Aktionen“ der Zeile über „Kein Umsatz“ mit Begründung ab. Altsystem-Verkäufe vor dem Belegstart legst du dort mit „Ignorieren (extern abgerechnet)“ als „Historisch“ ab. Zeigt die Zeile „Als historisch ablegen“, ist das derselbe Weg mit fertiger Begründung (siehe Hinweise an der Zahlung).

7. War die Zahlung ein Verkauf ohne Bestellung, etwa ein Aufpreis oder ein Barverkauf, buchst du sie im selben Menü mit „Erlös buchen …“ zu 19 % oder 7 % als Erlös. Den Steuersatz wählst du selbst, vorausgewählt ist keiner. Eine Rechnung entsteht dabei nicht; gegenüber Privatkunden ist auch keine nötig. Der DATEV-Export bucht den Erlös zusätzlich zum Zahlungseingang.

8. Weißt du nicht, was die Zahlung war, übergibst du sie mit „An Steuerkanzlei übergeben …“ und einer kurzen Notiz. Deine Steuerkanzlei sieht sie im Portal unter „Rückfragen“ und entscheidet: Erlös, „Kein Umsatz“ oder eine Rückfrage an dich. Bis dahin steht die Zahlung als „Bei der Steuerkanzlei“ und taucht im DATEV-Export als Hinweis auf. Hast du noch keine Steuerkanzlei verbunden, fragt der Dialog nach ihrer E-Mail-Adresse und lädt sie gleich mit ein (einladen dürfen Inhaber und Interne Buchhaltung). Die Rückfrage liegt dann bereit, sobald sie annimmt. Findest du die Bestellung doch noch, holst du die Zahlung mit „Zurückholen“ zurück, oder du buchst sie mit „Erlös buchen“ selbst.

Wann die Aufgabe von selbst verschwindet

Sobald die Zahlung einer Bestellung zugeordnet ist und der Beleg entsteht, schließt sich die Aufgabe. „Kein Umsatz“ und „Ignorieren (extern abgerechnet)“ schließen sie ebenfalls. Beides machst du mit „Erneut prüfen“ an der Zahlung wieder rückgängig.

Ein Aufpreis ohne Bestellnummer ordnet sich selbst zu: Hast du eine Shopify-Bestellung vor dem Versand bearbeitet und der Kunde hat den Aufpreis extra bezahlt (bei PayPal mit eigener Zahlungs-ID), prüft Rechnungskit beim Abgleich, ob Shopify genau diese Zahlung bei der Bestellung führt. Dann begleicht sie den offenen Rest der Rechnung, und die Aufgabe schließt sich.

Verwandte Einstellungen

• Verbindungen → Connect: Matching-Quelle je Zahlungsanbieter
• Live gehen: Belegstart, ab dem Rechnungskit fakturiert