Verkauf ohne Bestellreferenz zuordnen

Diese Aufgabe entsteht, wenn eine Zahlung da ist, Rechnungskit aber nicht sicher sagen kann, zu welchem Verkauf sie gehört. Auf dem Dashboard heißt sie „Verkaufsgrundlage der Zahlung fehlt“, in der Aufgaben-Erinnerung per E-Mail „Verkauf ohne Bestellreferenz“. Die Zahlung steht unter Zahlungen mit dem Status „Zu prüfen“.

Was passiert ist

Rechnungskit sucht zu jeder Zahlung die Bestellung über eindeutige Referenzen: Zahlungsreferenz, Bestellnummer in den Metadaten, Bestellnummer im Verwendungszweck. An der Aufgabe steht, warum das hier nicht geklappt hat:

Warum Rechnungskit hier anhält

Betrag und E-Mail-Adresse ordnet Rechnungskit nie automatisch zu. Zwei Bestellungen über denselben Betrag sind im Shopalltag normal, eine falsche Zuordnung würde eine Rechnung an die falsche Person erzeugen.

Bei einer stornierten Bestellung entsteht ebenfalls keine Rechnung und kein Storno: Es gibt kein Original, und das Geld liegt noch bei dir.

So löst du es

1. Klick auf dem Dashboard an der Aufgabe auf „Zuordnen“. Der Knopf öffnet unter Zahlungen direkt den Zuordnungsdialog der Zahlung. Alternativ öffnest du Zahlungen und filterst auf „Zu prüfen“.
2. Zeigt die Zeile einen Vorschlag („… zuordnen“, gleicher Betrag, kurzer Zeitabstand, keine weitere passende Bestellung), prüfst du ihn und bestätigst mit einem Klick.
3. Sonst klickst du „Zuordnen“, suchst die Bestellung nach Nummer, E-Mail oder Betrag und bestätigst mit „Rechnung erstellen“. Bei WooCommerce holst du eine noch fehlende Bestellung mit „Bestellung … jetzt aus dem Shop laden“.
4. Bleiben viele Zahlungen ohne erkennbaren Grund liegen, prüfe unter Verbindungen → Connect die Matching-Quelle des Anbieters. Danach holt „Alle abgleichen“ die liegengebliebenen Zahlungen nach.
5. Bei einer stornierten Bestellung heißt der Knopf auf dem Dashboard „Daten prüfen“ und öffnet die Bestellung unter Bestellungen. Dort zeigt auch der Filter „Storniert, aber bezahlt“ alle solchen Fälle. Kläre, ob erstattet wurde. Eine Erstattung trägt sich von selbst ein.
6. Gehört die Zahlung zu keinem Verkauf, legst du sie im Menü „Weitere Aktionen“ der Zeile über „Kein Umsatz“ mit Begründung ab. Altsystem-Verkäufe vor dem Belegstart legst du dort mit „Ignorieren (extern abgerechnet)“ als „Historisch“ ab.
7. War die Zahlung ein Verkauf ohne Bestellung, etwa ein Aufpreis oder ein Barverkauf, buchst du sie im selben Menü mit „Erlös buchen …“ zu 19 % oder 7 % als Erlös. Eine Rechnung entsteht dabei nicht; gegenüber Privatkunden ist auch keine nötig. Der DATEV-Export bucht den Erlös zusätzlich zum Zahlungseingang.
8. Weißt du nicht, was die Zahlung war, übergibst du sie mit „An Steuerkanzlei übergeben …“ und einer kurzen Notiz. Deine Steuerkanzlei sieht sie im Portal unter „Rückfragen“ und entscheidet: Erlös, „Kein Umsatz“ oder eine Rückfrage an dich. Bis dahin steht die Zahlung als „Bei der Steuerkanzlei“ und taucht im DATEV-Export als Hinweis auf. Hast du noch keine Steuerkanzlei verbunden, fragt der Dialog nach ihrer E-Mail-Adresse und lädt sie gleich mit ein (einladen dürfen Inhaber und Buchhaltung). Die Rückfrage liegt dann bereit, sobald sie annimmt. Findest du die Bestellung doch noch, holst du die Zahlung mit „Zurückholen“ zurück, oder du buchst sie mit „Erlös buchen“ selbst.

Wann die Aufgabe von selbst verschwindet

Sobald die Zahlung einer Bestellung zugeordnet ist und der Beleg entsteht, schließt sich die Aufgabe. „Kein Umsatz“ und „Ignorieren (extern abgerechnet)“ schließen sie ebenfalls. Beides machst du mit „Erneut prüfen“ an der Zahlung wieder rückgängig.

Verwandte Einstellungen

• Verbindungen → Connect: Matching-Quelle je Zahlungsanbieter
• Live gehen: Belegstart, ab dem Rechnungskit fakturiert