Verkauf ohne Bestellreferenz zuordnen

Die Aufgabe „Verkauf ohne Bestellreferenz“ entsteht, wenn eine Zahlung da ist, Rechnungskit aber nicht sicher sagen kann, zu welchem Verkauf sie gehört. Die Zahlung steht unter Zahlungen mit dem Status „Zu prüfen“.

Was passiert ist

Rechnungskit sucht zu jeder Zahlung die Bestellung über eindeutige Referenzen: Zahlungsreferenz, Bestellnummer in den Metadaten, Bestellnummer im Verwendungszweck. An der Aufgabe steht, warum das hier nicht geklappt hat:

• „Keine eindeutige Bestell-, Vertrags- oder Zahlungsreferenz gefunden“: Es passt keine offene Bestellung.
• „Zahlung nicht eindeutig zuordenbar“: Mehrere Bestellungen tragen dieselbe Referenz.
• „Quelle steht auf ‚Manuell / Zu prüfen‘“: Für diesen Zahlungsanbieter hast du festgelegt, dass jede Zahlung von Hand zugeordnet wird.
• „Bestellung … ist storniert, die Zahlung … liegt aber vor“: Die Bestellung wurde storniert, das Geld ist trotzdem angekommen.

Warum Rechnungskit hier anhält

Betrag und E-Mail-Adresse ordnet Rechnungskit nie automatisch zu. Zwei Bestellungen über denselben Betrag sind im Shopalltag normal, eine falsche Zuordnung würde eine Rechnung an die falsche Person erzeugen. Bei einer stornierten Bestellung entsteht ebenfalls keine Rechnung und kein Storno: Es gibt kein Original, und das Geld liegt noch bei dir.

So löst du es

1. Öffne Zahlungen und filtere auf „Zu prüfen“. Vom Dashboard aus bringt dich „Zuordnen“ direkt zur Zeile.
2. Zeigt die Zeile einen Vorschlag („… zuordnen“, gleicher Betrag, kurzer Zeitabstand, keine weitere passende Bestellung), prüfst du ihn und bestätigst mit einem Klick.
3. Sonst klickst du „Zuordnen“, suchst die Bestellung nach Nummer, E-Mail oder Betrag und bestätigst mit „Rechnung erstellen“. Bei WooCommerce holst du eine noch fehlende Bestellung mit „Bestellung … jetzt aus dem Shop laden“.
4. Bleiben viele Zahlungen ohne erkennbaren Grund liegen, prüfe unter Einstellungen → Verbindungen die Matching-Quelle des Anbieters. Danach holt „Alle abgleichen“ die liegengebliebenen Zahlungen nach.
5. Bei einer stornierten Bestellung öffnest du sie unter Bestellungen (Filter „Storniert, aber bezahlt“) und klärst, ob erstattet wurde. Eine Erstattung trägt sich von selbst ein.
6. Gehört die Zahlung zu keinem Verkauf, legst du sie über „Kein Umsatz“ mit Begründung ab. Altsystem-Verkäufe vor dem Belegstart legst du mit „Ignorieren (extern abgerechnet)“ als „Historisch“ ab.

Wann die Aufgabe von selbst verschwindet

Sobald die Zahlung einer Bestellung zugeordnet ist und der Beleg entsteht, schließt sich die Aufgabe. „Kein Umsatz“ und „Ignorieren“ schließen sie ebenfalls; beides bleibt über „Erneut prüfen“ beziehungsweise „Wieder öffnen“ umkehrbar.

Verwandte Einstellungen

• Einstellungen → Verbindungen: Matching-Quelle je Zahlungsanbieter
• Live gehen: Belegstart, ab dem Rechnungskit fakturiert