Gutschein-Einlösung nachtragen
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Die Aufgabe „Gutschein-Einlösung zu prüfen“ betrifft dein Gutschein-Register oder dein Guthabenbuch unter Gutscheine. Meist wurde eine Bestellung teilweise mit einem Geschenkgutschein bezahlt, und Rechnungskit kennt den eingelösten Betrag nicht genau. In der App steht die Aufgabe als „Aufgabe prüfen“, der Name „Gutschein-Einlösung zu prüfen“ erscheint in der Aufgaben-Erinnerung per E-Mail.
- AuslöserGutschein-Anteil unklarBestellung teils per Geschenkgutschein bezahlt
- Du klickst„Einlösung nachtragen“unter Gutscheine, Betrag aus dem Shop
- Du speicherst„Erfassen“der Gutschein-Saldo sinkt
- Danach„Als erledigt markieren“das Nachtragen schließt die Aufgabe nicht
Was passiert ist
Wird ein Mehrzweck-Gutschein eingelöst, mindert das den offenen Gutschein-Saldo im Register. Dafür braucht Rechnungskit den genauen Betrag, der auf den Gutschein entfiel. Bei Shopify fragt Rechnungskit dazu sofort die Transaktionen der Bestellung ab. Die Aufgabe entsteht nur, wenn das nicht klappt oder der Anteil trotzdem unklar bleibt.
Hinter der Aufgabe stehen verschiedene Texte:
| Meldung | Bedeutung | Was du tust |
|---|---|---|
| „Gutschein-Einlösung unklar: Bestellung … wurde teilweise per Geschenkgutschein bezahlt …“ | Der Gutschein-Anteil ließ sich nicht bestimmen. Derselbe Text erscheint, wenn eine Erstattung auf einen Gutschein nicht eindeutig ist. | Einlösung nachtragen (siehe unten) |
| „Es wurden Gutscheine über … mehr eingelöst, als Rechnungskit als verkauft kennt …“ | Die Einlösungen sind gebucht, aber der Gutschein-Saldo steht im Minus. Meist sind das Gutscheine, die vor dem Belegstart im bisherigen System verkauft wurden (Altbestand). Dafür gibt es eine Aufgabe je Projekt, nicht je Bestellung. Sie schließt sich, sobald der Saldo wieder im Plus ist. | Den Gutschein-Bestand zum Belegstart an deine Steuerkanzlei geben, damit die Einlösungen den alten Bestand mindern |
| Derselbe Text, aber der Gutschein-Saldo unter Gutscheine steht im Minus | Die Einlösung ist schon erfasst, der Verkauf des Gutscheins fehlt im Register, etwa weil er außerhalb von Rechnungskit verkauft wurde. Bei WooCommerce ist das der einzige Grund für diese Aufgabe. | Nichts nachtragen, die Buchung mit deiner Steuerkanzlei klären |
| „Empfehlungsguthaben ohne Saldo: …“ | Eine Bestellung kam mit Empfehlungsguthaben, im Guthabenbuch liegt kein passender Saldo. | Siehe Empfehlungsguthaben ohne Saldo |
| „Guthabenverlauf: … ist im Guthabenbuch nicht gedeckt.“ | Eine Bewegung aus dem Guthabenverlauf deines Shops findet im Guthabenbuch keinen Saldo. | Saldo des Kunden unter Gutscheine prüfen |
| „Guthabenabgleich: Bei … Kunden weicht der Saldo im Shop vom Guthabenbuch ab.“ | Shop und Guthabenbuch zeigen unterschiedliche Salden. | Liste unter Gutscheine, Guthaben aus deinem eigenen Shop prüfen |
Warum Rechnungskit hier anhält
Der Verkauf eines Mehrzweck-Gutscheins ist eine Verbindlichkeit, die sich erst mit der Einlösung auflöst. Ein geschätzter Einlösebetrag würde den Saldo im Register verfälschen und damit auch das, was deine Steuerkanzlei daraus bucht. Deshalb schätzt Rechnungskit nicht, sondern fragt nach.
Die Buchung, die eine Einlösung in DATEV ausgleicht, erzeugt Rechnungskit bisher nicht. Sie bucht deine Steuerkanzlei, siehe Gutscheine und Guthaben.
So löst du es
- Sieh im Shop bei der genannten Bestellung nach, welcher Betrag per Geschenkgutschein bezahlt wurde.
- Öffne Gutscheine und wähle „Einlösung nachtragen“.
- Trag den Betrag ein, bei Bedarf die „Gutschein-Referenz“ (etwa den Code) und eine Notiz mit der Bestellnummer. Speichere mit „Erfassen“. Mehr als den aktuellen Gutschein-Saldo kannst du nicht erfassen.
- Markiere die Aufgabe unter Rechnungen im Tab „Zu prüfen“ mit „Als erledigt markieren“ als erledigt. Das Nachtragen im Register schließt die Aufgabe nicht von selbst.
Auf dem Dashboard führt „Öffnen“ an der Aufgabe direkt zu Gutscheine. Im Tab „Zu prüfen“ öffnet „Öffnen“ die Bestellungen.
Wann die Aufgabe von selbst verschwindet
Ist dein Shopify-Shop mit API-Zugriff verbunden, fragt Rechnungskit bei den regelmäßigen Abgleichen die Transaktionen offener Fälle erneut ab. Lässt sich der Gutschein-Anteil dann bestimmen, trägt Rechnungskit die Einlösung selbst ein und schließt die Aufgabe. Ist für die Bestellung schon eine Einlösung erfasst und der Saldo nicht im Minus, schließt sie sich ebenfalls. Ohne diese Verbindung bleibt das manuelle Nachtragen der Weg.
Die Aufgabe „Guthabenabgleich“ schließt sich, sobald Shop und Guthabenbuch wieder übereinstimmen.
Empfehlungsguthaben ohne Saldo
Diese Variante entsteht, wenn dein Shop über die API eine Bestellung mit Empfehlungsguthaben geschickt hat (Feld creditRedemptions) und im Guthabenbuch unter Gutscheine kein passender Saldo des Kunden liegt. Den Kunden erkennt Rechnungskit an der E-Mail-Adresse. Die Aufgabe gibt es erst ab dem Stichtag, ab dem Rechnungskit die Guthaben-Buchungen deines Shops übernimmt (siehe Guthaben aus dem eigenen Shop übernehmen).
Die Rechnung ist trotzdem richtig: Der Guthabenanteil steht dort als bezahlt. Es fehlt nur die Gegenbuchung im Guthabenbuch. Meist ist der Guthabenverlauf des Shops noch nicht vollständig eingelesen, oder der Kunde nutzt im Shop eine andere E-Mail-Adresse als bei seinem Guthaben. Prüfe den Saldo des Kunden unter Gutscheine und markiere die Aufgabe danach als erledigt.
Verwandte Einstellungen
- Produkte → Alle Produkte: Gutschein-Klassifikation (Mehrzweck oder Einzweck) der Gutschein-Produkte
- Verbindungen → Connect: Shopify-Verbindung
So findest du es in der App
Rechnungskit ist keine Steuerberatung und keine Rechtsberatung. Dieser Beitrag erklärt allgemeine Zusammenhänge und ersetzt weder die Beratung durch deine Steuerkanzlei (§ 5 StBerG) noch eine Rechtsberatung (§ 3 RDG). Rechnungskit richtet sich an in Deutschland ansässige Unternehmen und bereitet Belege, Steuersätze und Buchungen automatisch auf. Wie dein Einzelfall zu bewerten ist, entscheidest du, im Zweifel gemeinsam mit deiner Steuerkanzlei oder einer Anwaltskanzlei.