Streitfall und Rücklastschrift bearbeiten

Die Aufgabe „Streitfall“ meldet, dass ein Kunde einer Zahlung widersprochen hat oder dein Zahlungsanbieter sie zurückgeholt hat: eine Karten-Rückbuchung, ein Käuferstreitfall (bei Stripe auch für Klarna-Zahlungen) oder eine SEPA-Rücklastschrift. In der Aufgaben-Erinnerung per E-Mail heißt sie „Rücklastschrift“.

Anfrage oder Rückbuchung

Nicht jeder Streitfall kostet sofort Geld. Bei Klarna beginnt fast jeder Fall als Anfrage, bei Karten gibt es die Vorabanfrage der Bank. Stripe meldet beides mit einem Status, der mit „warning_“ beginnt. In dieser Phase ist kein Geld zurückgebucht.

• Anfrage: Rechnungskit bucht nichts. Die Rechnung bleibt bezahlt, der DATEV-Export enthält keine Buchung dazu. Die Karte heißt „Klarna-Anfrage“ (bei Karten „Anfrage, noch keine Rückbuchung“) und sagt: „Noch ist kein Geld zurückgebucht. Antworte bis zur Frist, sonst wird daraus eine Rückbuchung.“
• Klarna nimmt während der Anfrage keine Nachweise an. Kläre den Fall mit dem Kunden oder erstatte vor der Frist. Ist die Bestellung mit Sendungsnummer versendet, reicht Rechnungskit den Versandnachweis automatisch ein, sobald daraus eine Rückbuchung wird. Eine Anfrage zu einer Kartenzahlung beantwortet Rechnungskit sofort, wie einen Streitfall.
• Anfrage geschlossen: Die Aufgabe schließt sich, gebucht wird nichts.
• Anfrage wird zur Rückbuchung: Erst jetzt bucht Rechnungskit die Rückbuchung, die Rechnung steht auf „Zurückgebucht“, und es gilt alles Weitere auf dieser Seite.

Bis zum 20.10.2026 hat Rechnungskit Anfragen wie Rückbuchungen gebucht. Diese Buchungen entfernt Rechnungskit von selbst, die Rechnungen gelten wieder als bezahlt. Steckt eine solche Buchung bereits in einem festgeschriebenen DATEV-Export, bleibt der Export unverändert. Die Karte sagt dir dann, dass deine Steuerkanzlei die Buchung dort korrigiert.

Was Rechnungskit automatisch erledigt

• Grund und Frist holen: Beim Eingang und danach alle vier Stunden fragt Rechnungskit bei Stripe Grund, Antwortfrist, Zahlart und Stand des Streitfalls ab. Ältere Aufgaben bekommen diese Angaben beim ersten Lauf nachgetragen.
• Versandnachweis einreichen: Ist die Bestellung mit Sendungsnummer versendet und meldet der Kunde „nicht erhalten“, erkennt die Zahlung nicht, vermutet Betrug oder legt die Bank einen allgemeinen Einspruch ein, reicht Rechnungskit den Nachweis selbst bei Stripe ein. Dazu gehören Sendungsnummer, Versanddienst, Versanddatum, Lieferadresse, E-Mail und Name des Käufers, die Artikel und eine kurze Zusammenfassung mit Bestell- und Rechnungsnummer. Ist die Rechnung archiviert, kommt sie als PDF dazu. Das passiert einmal je Streitfall, über deine eigene Stripe-Verbindung, und steht danach auf der Karte („Versandnachweis am 21.10. automatisch eingereicht“).
• Ergebnis übernehmen: Gewinnst du, schließt sich die Aufgabe. Verlierst du, bleibt sie offen und zeigt den Weg für die Forderung.
• Versand bremsen: Eine Bestellung mit offenem Streitfall, die noch nicht versendet ist, trägt unter Bestellungen den roten Hinweis „Streitfall offen · nicht versenden“, auch im Filter „Wartet auf Versand“. Den Versand im Shop kann Rechnungskit nicht anhalten.

Andere Gründe wie mangelhafte Ware, eine nicht erhaltene Erstattung, eine doppelte Zahlung oder ein gekündigtes Abo beantwortet Rechnungskit nicht selbst. Dort entscheidest nur du, was stimmt.

Die Einstellung

Unter Einstellungen → Belegregeln → Streitfälle steht der Schalter „Versandnachweis automatisch einreichen“. Er ist von Anfang an eingeschaltet. Schaltest du ihn aus, reicht Rechnungskit nichts mehr ein. Die Karte nennt dir trotzdem Grund, Frist und den nächsten Schritt. Jede Änderung landet im Protokoll.

Arbeitest du mit einem eingeschränkten Stripe-Schlüssel, braucht er für das Einreichen das Recht „Disputes: Write“ und für die Rechnung als PDF „Files: Write“ (Tabelle unter Stripe verbinden). Fehlt das Recht, lehnt Stripe die erste Einreichung ab. Rechnungskit versucht es dann nicht weiter von selbst: Der Nachweis bleibt vorbereitet, die Karte nennt das fehlende Recht und führt dich mit „Nachweis in Stripe einreichen ↗“ zum Streitfall. Hast du den Schlüssel erweitert, tippst du unter Belegregeln → Streitfälle auf „Erneut versuchen“.

Die Fallkarte

Unter Rechnungen → Zu prüfen steht jeder Streitfall als eigene Karte:

• Betrag und Grund im Klartext, etwa „Kunde meldet: nicht erhalten“ oder „Betrug vermutet“
• die Frist, etwa „antworten bis 28.10., noch 8 Tage“, unter drei Tagen rot
• Bestellung, Rechnung und Versandstand, etwa „versendet am 06.10., ohne Sendungsnummer“
• was Rechnungskit bereits getan hat
• genau eine empfohlene Handlung, wo nötig mit Knopf

Knöpfe mit ↗ öffnen den Streitfall direkt im Stripe-Dashboard, bei einem Testschlüssel im Testbereich. Dieselben Angaben stehen in der Zeile auf dem Dashboard, in der Aufgaben-Erinnerung und in der E-Mail, die dein Konto beim Eingang einmal bekommt. Sie geht an die Kontakt-E-Mail aus den Einstellungen, ohne eine solche an die Inhaberin oder den Inhaber des Kontos.

Warum Rechnungskit nicht storniert

Eine Rückbuchung macht die Zahlung rückgängig, nicht den Verkauf. Die Leistung wurde erbracht, die Rechnung bleibt gültig und der Kunde schuldet den Betrag weiterhin. Deshalb erzeugt Rechnungskit bewusst keine Stornorechnung, sondern markiert die Rechnung als „Zurückgebucht“.

Eine Nachzahlung zählt für dieselbe Rechnung: Es entsteht kein neuer Beleg und kein Storno. Automatisch ordnet Rechnungskit sie nur zu, wenn die Zahlung die Bestell- oder Rechnungsnummer nennt, etwa im Verwendungszweck. Kunde oder Betrag allein sind kein verlässlicher Nachweis. Fehlt die Nummer, markiert Rechnungskit die Zahlung als mögliche Nachzahlung, und du ordnest sie mit einem Klick zu.

So löst du es

1. Öffne Rechnungen → Zu prüfen und lies die Empfehlung auf der Karte. Steht dort „Nichts zu tun“, wartest du auf das Ergebnis.
2. Nennt die Karte einen Schritt, öffnet der Knopf den Streitfall in Stripe. Antworte dort vor Ablauf der Frist.
3. Ist die Bestellung noch nicht versendet, versende sie nicht, bevor du in Stripe entschieden hast. Akzeptierst du den Streitfall, stornierst du die Bestellung im Shop.
4. Ist der Fall verloren, forderst du den Betrag beim Kunden ein. Mahnen und erneutes Abbuchen gehören nicht zum Funktionsumfang. Bei einer SEPA-Rücklastschrift heißt die Karte „Lastschrift zurückgegangen“, denn gestritten wurde da nicht: Die Bank hat das Geld zurückgeholt, meist weil das Konto nicht gedeckt war.
5. Die Karte fragt „Wie geht es weiter?“ und zeigt die Wege als Kacheln. Du wählst eine, erst dann erscheinen ihre Felder. Vorausgewählt ist nichts.
6. „Nachzahlung zuordnen“ (nur wenn eine passende Zahlung da ist): Rechnungskit listet Zahlungen ohne Zuordnung, zuerst die als mögliche Nachzahlung erkannten, dann die desselben Kunden, dann die mit passendem Betrag. Du wählst eine aus, sie zählt dann für die zurückgebuchte Rechnung. Umgekehrt zeigt die Karte „Mögliche Nachzahlung“ die zurückgebuchten Rechnungen, zu denen die Zahlung gehören kann.
7. „An Inkasso übergeben“: Du trägst das Übergabedatum ein, optional das Aktenzeichen, und wählst, wann Rechnungskit nachfragen soll: in 3, 6 oder 12 Monaten. Fällt der 1. Dezember davor und liegt er mindestens 60 Tage entfernt, fragt Rechnungskit bereits dann, damit du vor dem Jahresabschluss weißt, was offen ist. Bis dahin ruht die Aufgabe, zählt nirgends mit und steht unter „Wartet, nichts zu tun“. Eine Nachzahlung über den Zahlungsanbieter schließt sie vorher von selbst (mehr dazu unter „Inkasso: zweifelhaft, nicht verloren“).
8. Am Erinnerungstag kommt die Karte mit der Frage zurück: „Was hat das Inkasso gemeldet?“ Du wählst „Noch offen“ oder „Ratenzahlung läuft“ (die Aufgabe ruht wieder bis zum nächsten Termin), „Geld eingegangen“ oder „Aussichtslos“ (führt zum Ausbuchen).
9. „Außerhalb bezahlt“ bzw. „Geld eingegangen“: Kam Geld per Überweisung, bar oder vom Inkassobüro, trägst du Datum und Betrag ein. Ohne Betrag oder mit dem vollen Betrag ist der Fall erledigt. Bei einem Teilbetrag bleibt der Rest offen, beim Inkasso ruht die Aufgabe dann wieder. Rechnungskit bucht dafür nichts: Den Eingang auf dem Bankkonto bucht deine Steuerkanzlei gegen den Debitor.
10. „Forderung ausbuchen“ bzw. „Aussichtslos“: Du wählst den Grund (Insolvenz, Vollstreckung erfolglos, Kunde bestreitet und zahlt nicht, Inkasso hat eingestellt oder ein anderer Grund mit Notiz) und den Tag, seit dem die Forderung uneinbringlich ist. Rechnungskit schließt den Fall, bucht nichts und hält Grund und Datum für deine Steuerkanzlei fest. Einen Storno legt Rechnungskit nicht an, die Rechnung bleibt als zurückgebucht markiert.
11. Rechnungskit hält im Protokoll fest, wer welche Entscheidung wann getroffen hat. „Als erledigt markieren“ steht unten rechts auf der Karte, für Fälle, die du anderswo geklärt hast.

Inkasso: zweifelhaft, nicht verloren

Mit der Übergabe an ein Inkassobüro ist die Forderung zweifelhaft, aber nicht verloren. Steuerlich zählt erst, ob sie uneinbringlich ist. Dann wird die Umsatzsteuer berichtigt, und zwar in dem Zeitraum, in dem sie uneinbringlich wurde (§ 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG). Uneinbringlich ist eine Forderung nach der Rechtsprechung, wenn der Kunde nicht zahlt und sie bei objektiver Betrachtung auf absehbare Zeit nicht durchzusetzen ist (BFH, Urteil vom 08.03.2012, V R 49/10). Eine bloße Zahlungsverzögerung reicht nicht (BFH, Urteil vom 10.12.2020, V R 7/20), eine vereinbarte Ratenzahlung auch nicht (BFH, Urteil vom 01.02.2022, V R 37/21). Typische Anlässe sind eine Insolvenz, eine erfolglose Vollstreckung oder ein Kunde, der die Forderung bestreitet und erklärt, nicht zu zahlen.

Deshalb ruht ein Inkassofall in Rechnungskit, statt als Verlust zu gelten. Erst wenn du „Aussichtslos“ wählst, fragt Rechnungskit nach Grund und Datum, denn genau davon hängt die Berichtigung ab. Geht nach dem Ausbuchen noch Geld über den Zahlungsanbieter ein, öffnet Rechnungskit die Aufgabe noch einmal mit dem Hinweis für deine Steuerkanzlei: Für nachträglich vereinnahmtes Entgelt wird die Umsatzsteuer erneut berichtigt (§ 17 Abs. 2 Nr. 1 Satz 2 UStG). Geld, das nach dem Ausbuchen auf anderem Weg kommt, etwa vom Inkassobüro, gibst du deiner Steuerkanzlei selbst weiter.

Bilanziert dein Unternehmen, kann deine Steuerkanzlei eine zweifelhafte Forderung zum Bilanzstichtag auf den niedrigeren Wert abschreiben (§ 253 Abs. 4 HGB). Dafür fragt Rechnungskit vor dem Jahresabschluss nach. Ob und wie gebucht wird, entscheidet deine Steuerkanzlei.

Im DATEV-Export bucht Rechnungskit die Rückbuchung gegen den Debitor, auf dem Geldtransitkonto des jeweiligen Zahlungsanbieters. Die Forderung ist damit auch in der Buchhaltung wieder offen (siehe DATEV-Export und Steuerkanzlei). Eine zugeordnete Nachzahlung bucht wie jede Zahlung auf denselben Debitor, danach ist er wieder ausgeglichen.

Wann die Aufgabe von selbst verschwindet

Gewinnst du den Streitfall, behältst du das Geld und Rechnungskit schließt die Aufgabe automatisch. Das gilt auch für eine Anfrage, die ohne Rückbuchung endet. Einen verlorenen Fall schließt Rechnungskit, sobald die zugeordneten Nachzahlungen den zurückgebuchten Betrag auf den Cent decken, egal ob automatisch über die Bestellnummer oder von dir zugeordnet. Eine Teilzahlung lässt die Aufgabe offen, ihr Text nennt dann den Rest. Die Aufgabe „Mögliche Nachzahlung“ schließt sich mit der Zuordnung. Beim Inkasso ruht sie bis zum Erinnerungstag und kommt dann mit der Frage zurück, was das Inkasso gemeldet hat. Zahlt der Kunde nie, schließt du die Aufgabe mit „Forderung ausbuchen“ bzw. „Aussichtslos“.

Die Aufgabe zählt im Menü-Abzeichen unter Rechnungen mit, denn dort schließt du sie unter „Zu prüfen“.

Verwandte Einstellungen

• Einstellungen → Belegregeln → Streitfälle: Versandnachweis automatisch einreichen (an oder aus)
• Einstellungen: Kontakt-E-Mail, an die die Benachrichtigung zu offenen Streitfällen geht
• Einstellungen → DATEV-Einstellungen: Konten-Zuordnung für Zahlungen und Rückbuchungen