Rücklastschrift bearbeiten
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Die Aufgabe „Rückbuchung eingegangen“ meldet, dass dein Zahlungsanbieter eine Zahlung zurückgeholt hat: eine SEPA-Rücklastschrift, eine Karten-Rückbuchung oder einen Käuferstreitfall. In der Aufgaben-Erinnerung per E-Mail heißt sie „Rücklastschrift“.
- AuslöserAnbieter meldet eine Rückbuchungdie Rechnung steht danach auf „Zurückgebucht“
- DuBeim Zahlungsanbieter reagierenim offenen Streitfall innerhalb der Frist, mit Versand- oder Leistungsnachweis
- DanachGewonnen: Aufgabe schließt sichverloren: Sie bleibt offen, du kümmerst dich um die Forderung
Was passiert ist
Der Zahlungsanbieter hat eine Rückbuchung gemeldet. Je nach Stand steht an der Aufgabe ein anderer Text:
| Text beginnt mit | Bedeutung | Was du tust |
|---|---|---|
| „Rücklastschrift eingegangen“ | Der Streitfall ist offen, die Widerspruchsfrist läuft. | Beim Zahlungsanbieter fristgerecht widersprechen, wenn du die Leistung belegen kannst. |
| „Rücklastschrift zu Rechnung …“ | Der Fall ist verloren, das Geld ist endgültig weg. Die Forderung ist wieder offen. | Die Forderung außerhalb von Rechnungskit eintreiben. |
| „Rücklastschrift ohne Original-Rechnung“ | Zur zurückgebuchten Zahlung gibt es in Rechnungskit keine Rechnung. | Den Fall von Hand prüfen, etwa ob die Zahlung vor deinem Belegstart lag. |
| „Mögliche Nachzahlung“ | Eine neue Zahlung könnte die offene Forderung einer zurückgebuchten Rechnung ausgleichen. | Anhand einer externen Referenz prüfen und die Zahlung unter Zahlungen zuordnen. |
Bei einem offenen Streitfall bekommt dein Konto einmalig eine E-Mail. Sie geht an die Kontakt-E-Mail aus den Einstellungen, ohne eine solche an die Inhaberin oder den Inhaber des Kontos. Mollie meldet keine offenen Streitfälle, sondern nur das Ergebnis. Bei Mollie gibt es diese E-Mail deshalb nicht.
Warum Rechnungskit hier anhält
Eine Rückbuchung macht die Zahlung rückgängig, nicht den Verkauf. Die Leistung wurde erbracht, die Rechnung bleibt gültig und der Kunde schuldet den Betrag weiterhin. Deshalb erzeugt Rechnungskit bewusst keine Stornorechnung, sondern markiert die Rechnung als „Zurückgebucht“.
Eine spätere Nachzahlung ordnet Rechnungskit nicht über Kunde oder Betrag automatisch zu, weil das kein verlässlicher Nachweis ist. Die Zahlung steht dann unter Zahlungen als „Zu prüfen“.
So löst du es
- Öffne die betroffene Rechnung unter Rechnungen. Der Zahlungsverlauf zeigt die ursprüngliche Zahlung und die Rückbuchung.
- Bei einem offenen Streitfall reagierst du innerhalb der Frist direkt beim Zahlungsanbieter, etwa mit Versand- oder Leistungsnachweisen.
- Ist der Fall verloren, kümmerst du dich außerhalb von Rechnungskit um die Forderung. Mahnen und erneutes Abbuchen gehören nicht zum Funktionsumfang.
- Bleibt die Forderung dauerhaft uneinbringlich, klärst du mit deiner Steuerkanzlei, ob eine Korrektur als Forderungsausfall nötig ist. Einen Storno legt Rechnungskit dafür nicht an.
- Bei einer möglichen Nachzahlung prüfst du anhand einer externen Referenz, ob sie wirklich zur zurückgebuchten Rechnung gehört. Passt sie, ordnest du sie unter Zahlungen zu.
- Ist der Fall für dich erledigt, markierst du die Aufgabe unter Rechnungen im Tab „Zu prüfen“ mit „Als erledigt markieren“ als erledigt. Rechnungskit hält im Protokoll fest, wer sie wann geschlossen hat. Die Rechnung bleibt dabei als zurückgebucht markiert.
Im DATEV-Export bucht Rechnungskit die Rückbuchung gegen den Debitor, auf dem Geldtransitkonto des jeweiligen Zahlungsanbieters. Die Forderung ist damit auch in der Buchhaltung wieder offen (siehe DATEV-Export und Steuerkanzlei).
Wann die Aufgabe von selbst verschwindet
Gewinnst du den Streitfall, behältst du das Geld und Rechnungskit schließt die Aufgabe automatisch. In allen anderen Fällen bleibt sie offen, bis du sie mit „Als erledigt markieren“ schließt: bei einem verlorenen Fall, weil die Forderung offen ist, und bei einer möglichen Nachzahlung auch dann, wenn du die Zahlung zugeordnet hast.
Die Aufgabe zählt im Menü-Abzeichen unter Rechnungen mit, denn dort schließt du sie unter „Zu prüfen“.
Verwandte Einstellungen
- Einstellungen: Kontakt-E-Mail, an die die Benachrichtigung zu offenen Streitfällen geht
- Einstellungen → DATEV-Einstellungen: Konten-Zuordnung für Zahlungen und Rückbuchungen
So findest du es in der App
Rechnungskit ist keine Steuerberatung und keine Rechtsberatung. Dieser Beitrag erklärt allgemeine Zusammenhänge und ersetzt weder die Beratung durch deine Steuerkanzlei (§ 5 StBerG) noch eine Rechtsberatung (§ 3 RDG). Rechnungskit richtet sich an in Deutschland ansässige Unternehmen und bereitet Belege, Steuersätze und Buchungen automatisch auf. Wie dein Einzelfall zu bewerten ist, entscheidest du, im Zweifel gemeinsam mit deiner Steuerkanzlei oder einer Anwaltskanzlei.