Blockierte Rechnung freigeben

Die Aufgabe „Steuerermittlung blockiert“ (markiert mit „Beleg blockiert“) heißt: Die Zahlung ist ihrer Bestellung zugeordnet, aber etwas in deinen Einstellungen oder Daten verhindert die Rechnung. In der Aufgaben-Erinnerung per E-Mail heißt sie „Rechnung wartet auf Einstellung“.

Was passiert ist

Die Aufgabe nennt den Grund mit den Angaben dieses Falls, etwa „Bestellung 446230 nach NL: Dein Shop hat für „Lebensmittel“ 7 % berechnet, deine Steuermatrix sagt 9 %“. Darunter steht „So löst du es“ mit dem nächsten Schritt, der Knopf führt direkt zum Fall (zur Zahlung, zur Bestellung oder zum Produkt), und „Möglichkeiten und Folgen“ zeigt jede Option mit dem, was danach passiert. Der gespeicherte Text der Aufgabe beginnt meist mit „Bestellung … wurde zugeordnet, aber …“:

Ältere Aufgaben nennen teils noch die alten Menüpfade „Einstellungen → Produkte“ und „Einstellungen → Umsatzsteuer“. Gemeint sind Produkte → Alle Produkte und Einstellungen → Steuersätze.

Warum Rechnungskit hier anhält

Eine archivierte Rechnung lässt sich nicht mehr ändern. Rechnungskit stellt sie deshalb nicht mit einem geratenen Steuersatz, einer Platzhalter-Angabe oder einer falschen Währung aus. Die Zahlung bleibt mit der Bestellung verknüpft, damit der Beleg nach der Korrektur ohne neue Zuordnung entsteht.

So löst du es

1. Öffne die Aufgabe unter Zahlungen. Die Zeile nennt den Grund und bietet „Jetzt lösen“ an. Der Link führt genau zu der Stelle, die fehlt. Auf dem Dashboard zählt die Zahlung in der Kachel „Zahlungen klären“, deren Knopf „Öffnen“ führt in diese Liste. Hat die Aufgabe keine Zahlung, etwa bei einer zurückgehaltenen Rechnung, steht sie unter Rechnungen → „Zu prüfen“.
2. Fehlt die Umsatzrealisierung oder Leistungsart, legst du sie unter Produkte → Alle Produkte fest. Die Übersicht zeigt in der Kachel „Produkte einstufen“, wie viele Produkte offen sind und wie viele Zahlungen daran hängen. Hat Kit einen Vorschlag, übernimmst du ihn auf der Produktliste für alle betroffenen Produkte auf einmal. Die blockierten Zahlungen verarbeitet Rechnungskit danach gleich neu.
3. Fehlt ein Steuersatz oder weicht er ab, entscheidest du unter Einstellungen → Steuersätze → „Steuersätze festlegen“, einmal je Land und Kategorie. Das löst alle Zahlungen dieser Kombination auf einmal (Steuersatz festlegen). Solche Zahlungen stehen unter Zahlungen ganz unten unter „Warten auf einen Steuersatz“ und zählen auf dem Dashboard nur in der Kachel „Steuersätze festlegen“. „Klären“ in der Zeile entscheidet dieselbe Zelle. Bestätigst du den Matrix-Satz, korrigierst du danach die Steuerklasse im Shop.
4. Fehlen Stammdaten, vervollständigst du sie unter Einstellungen.
5. Bei einem Validierungsfehler prüfst du Adresse und Steuersätze an der Bestellung.
6. Ist der Beleg danach noch nicht entstanden, klickst du im Menü „…“ der Zeile auf „Abgleichen“ oder oben auf „Alle abgleichen“.

Die Währungsfälle bleiben ohne Beleg, bis du sie selbst klärst. Rechnungen entstehen nur in unterstützten Währungen und nur, wenn Zahlung und Bestellung dieselbe Währung tragen.

E-Rechnung hat die Prüfung nicht bestanden

Jede Rechnung und jeder Storno geht vor dem Archivieren durch die E-Rechnungs-Prüfung (ZUGFeRD bzw. XRechnung). Besteht die E-Rechnung sie nicht, archiviert Rechnungskit nichts und vergibt auch keine Nummer. Stattdessen entsteht die Aufgabe „E-Rechnung hat die Prüfung nicht bestanden“. Sie steht unter Rechnungen → „Zu prüfen“ und, wenn keine Zahlung daran hängt, unter Zahlungen in „Ohne Zahlung zu klären“.

Die Aufgabe sagt, welcher Beleg fehlt, und nennt die gescheiterten Prüfregeln (zum Beispiel „[BR-CO-15] …“):

„Erneut versuchen“ gibt es, wenn Rechnungskit den gescheiterten Schritt gespeichert hat, etwa die Stripe-Gutschrift. Stripe meldet eine Gutschrift nur einmal, deshalb hält die Aufgabe sie fest. Klappt der neue Versuch, entsteht der Storno und die Aufgabe ist erledigt. Scheitert er wieder, zeigt die Aufgabe die neuen Regeln. Ohne Klick versucht es der automatische Abgleich alle vier Stunden erneut, für jede Gutschrift entsteht höchstens ein Storno.

Entsteht der fehlende Beleg später auf anderem Weg, schließt Rechnungskit die Aufgabe selbst: eine Rechnungsaufgabe, sobald die Bestellung ihre Rechnung hat, eine Storno-Aufgabe, sobald ein Storno zu derselben Rechnung archiviert ist. „Als erledigt markieren“ schließt nur die Aufgabe, Belege bleiben unverändert.

Positionen passen nicht zum Bestellbetrag

Bei Stripe-Abos, Checkout, Abos, API- und manuellen Bestellungen steht der Betrag der Bestellung fest: Er wurde bezahlt oder bestellt. Die Rechnung muss genau diesen Betrag tragen. Ergeben die Positionen mehr oder weniger, und zwar über die Rundung hinaus (höchstens 1 Cent je Steuersatz, insgesamt höchstens 3 Cent), stellt Rechnungskit keine Rechnung aus. Ein zu hoher Rechnungsbetrag wiese zu viel Umsatzsteuer aus, und die schuldest du dann auch (§ 14c Abs. 1 UStG). Ein zu niedriger ließe einen offenen Rest stehen, obwohl alles bezahlt ist.

Bei Stripe-Abos baut Rechnungskit eine noch nicht fakturierte Bestellung vor der Rechnung aus den gespeicherten Stripe-Daten neu auf. Das behebt Bestellungen, die vor einer Korrektur am Import eingelesen wurden, etwa mit einem Rabatt, der in der Position noch nicht abgezogen war. Bei jedem Abgleich holt Rechnungskit die Stripe-Rechnung außerdem neu ab. Passt der Betrag danach noch nicht:

1. Prüfe die Rechnung in Stripe: Positionen, Rabatte und Gesamtbetrag.
2. Klicke unter Zahlungen auf „Alle abgleichen“.
3. Bleibt die Aufgabe offen, schreib an support@rechnungskit.de und nenne die Bestellnummer.

Bei den übrigen Quellen korrigierst du die Bestellung dort, wo sie entstanden ist, und gleichst danach ab. Eine bereits ausgestellte Rechnung ändert Rechnungskit nie.

Wann die Aufgabe von selbst verschwindet

Entsteht der Beleg, schließt Rechnungskit die Aufgabe automatisch. Sofort passiert das, wenn du einen Steuersatz über die Knöpfe übernimmst oder bestätigst, und wenn du unter Produkte oder Steuersätze speicherst. Fehlten deine Unternehmensdaten oder die Bankverbindung, stößt das Speichern unter Einstellungen den Abgleich sofort an. Dann prüft Rechnungskit die blockierten Zahlungen gleich neu. In allen anderen Fällen passiert es beim nächsten Abgleich.

Verwandte Einstellungen

• Produkte → Alle Produkte: Umsatzrealisierung, Leistungsart, Steuerkategorie
• Einstellungen → Steuersätze: Matrix Kategorie × Land
• Einstellungen: Stammdaten, Bankverbindung und Rechnungskontakt