Der Kanzlei-Zugang im Überblick
Aktualisiert am
Diese Seite richtet sich an dich als Steuerkanzlei. Deine Mandanten geben dir in ihrem Rechnungskit-Konto Zugriff, du arbeitest dann im Partnerportal unter partner.rechnungskit.de. Dort siehst du alle Mandanten auf einer Seite, prüfst und schreibst DATEV-Exporte fest und klärst Zahlungen, die ein Mandant nicht zuordnen konnte. Rechnungen und Zahlungen deiner Mandanten änderst du nicht. Wie der Export selbst funktioniert, steht in DATEV-Export und Steuerkanzlei.
Mandanten
Nach der Anmeldung landest du auf „Mandanten“. Jede Zeile ist ein Mandant, der dir Zugriff gegeben hat.
| Spalte | Was dort steht |
|---|---|
| Mandant | Name und Ansprechperson, ein Klick öffnet den Mandanten |
| DATEV | „Bereit“, wenn Berater- und Mandantennummer eingetragen und alle Kontenrollen bestätigt sind, sonst die Zahl der offenen Punkte |
| Belege | der Weg der Belege nach DATEV: Belegtransfer, ZIP oder nur Stapel |
| Letzter Monat | der neueste exportierte Monat, als Entwurf oder festgeschrieben, sonst „Noch kein Export“ oder „Noch im Testmodus“ |
| Rückfragen | Zahlungen, die der Mandant dir zur Klärung übergeben hat |
Neue Mandanten holst du über „Zugriff beantragen“: per Anfrage an eine E-Mail-Adresse oder über deinen persönlichen Einladungslink. Erst wenn der Mandant bestätigt, bekommst du Zugriff. Er kann ihn jederzeit widerrufen, dann verschwindet er sofort aus deiner Liste.
Automatische Export-Erstellung
Unten auf der Seite „Mandanten“ wählst du einen Tag im Monat, 1 bis 28. An diesem Tag legt Rechnungskit für jeden Mandanten die Erlös- und Zahlungsstapel des Vormonats als Entwurf an. Festgeschrieben wird nie automatisch: Du prüfst jeden Entwurf im Bericht und schreibst ihn selbst fest.
Rückfragen
Kann ein Mandant eine Zahlung keiner Bestellung zuordnen, übergibt er sie dir mit einer Notiz. Du findest sie beim Mandanten unter „Rückfragen“, mit Betrag, Datum, Zahlungsanbieter und möglichen Bestellungen gleichen Betrags. Für jede Rückfrage hast du drei Möglichkeiten:
- „Erlös buchen“ mit 19 % oder 7 %, wenn es ein Verkauf war.
- „Kein Umsatz“, etwa bei einer Gebühr, einer Umbuchung oder einer Einlage.
- „Zurück an den Mandanten“ mit einer kurzen Notiz, wenn er selbst noch etwas klären muss.
Jede Entscheidung steht im Protokoll des Mandanten.
Berichte und Einstellungen je Mandant
Öffnest du einen Mandanten, findest du links:
- Übersicht mit dem Stand des Monats.
- Berichte: Erlöse und Zahlungen mit der Monatsprüfung vor dem Export, OSS, ZM, Zahlarten, Offene Posten, Gutscheine und Guthaben, Abgrenzungen und die Belege aus dem GoBD-Archiv. Ist der Mandant noch im Testmodus, zeigt jeder Bericht seine Testdaten mit dem Hinweis „Testdaten“; festschreiben oder melden lässt sich davon nichts (Testmodus und Test-Export).
- Steuer & Produkte: OSS-Registrierung, Belegregeln und Produkteinstufung pflegst du hier, Steuersätze und steuerlichen Status siehst du nur.
- Rückfragen, wie oben beschrieben.
- DATEV-Einstellungen mit Nummern, Kontenrahmen, Konten-Zuordnungen, Kontenrollen und dem Weg der Belege.
- Protokoll: jede Änderung im Konto mit Vorher und Nachher, auch die des Mandanten selbst.
Protokoll und „Zuletzt im Konto“
Was du im Konto eines Mandanten änderst oder auslöst, wird protokolliert: Exporte, die du erstellst, herunterlädst, festschreibst oder löschst, Änderungen an den DATEV-Einstellungen und deine Entscheidungen zu Rückfragen. Der Mandant sieht diese Einträge in seinem Protokoll und unter Einstellungen → Externe Zugriffe bei deinem Zugriff.
Reines Ansehen, etwa einer Übersicht, eines Berichts, eines Belegs oder der Export-Zeilen, steht dort nicht als eigener Eintrag. Der Mandant sieht stattdessen bei deinem Zugriff, wann du zuletzt in seinem Konto warst („Zuletzt im Konto“) und wann Kit zuletzt Daten aus seinem Konto gelesen hat („Kit zuletzt“).
Demo
Ohne Registrierung probierst du den Kanzlei-Zugang über rechnungskit.de/demo aus, Karte „Für Steuerkanzleien“. Die Demo-Kanzlei hat drei Beispiel-Mandanten. Ändern lässt sich dort nichts.
Kit im Kanzlei-Zugang
Kit ist der KI-Assistent von Rechnungskit. Im Kanzlei-Zugang öffnest du ihn über die Chat-Blase unten rechts.
- Kit beantwortet Fragen zum Kanzlei-Zugang und zum DATEV-Export, etwa „Was sind Geldtransitkonten?“ oder „Wie stelle ich Weg 3 ein?“.
- Kit sieht deine Mandanten so, wie du sie siehst, und nur lesend: welche Mandanten offene Rückfragen haben, wo eine Kontenzuordnung fehlt, welcher Monat noch als Entwurf liegt. Daten von Endkunden deiner Mandanten, etwa Namen oder E-Mail-Adressen, gibt Kit nicht weiter.
- Kit ändert nichts. Es nennt dir die Seite, auf der du es selbst erledigst.
- Liest Kit Daten eines Mandanten, sieht der Mandant unter Einstellungen → Externe Zugriffe bei deinem Zugriff „Kit zuletzt“ mit Datum und Uhrzeit. Einzelne Antworten stehen nicht in seinem Protokoll.
- Antworten erstellt eine KI. Sie sind gekennzeichnet und keine Steuerberatung, die steuerliche Beurteilung bleibt bei dir. Mit „Persönlich sprechen“ schreibst du jederzeit direkt einem Menschen aus dem Rechnungskit-Team.
Wie Kit grundsätzlich arbeitet und welche Daten es an das KI-Modell gibt, steht in Kit, der KI-Assistent.
Rechnungskit ist keine Steuerberatung und keine Rechtsberatung. Dieser Beitrag erklärt allgemeine Zusammenhänge und ersetzt weder die Beratung durch deine Steuerkanzlei (§ 5 StBerG) noch eine Rechtsberatung (§ 3 RDG). Rechnungskit richtet sich an in Deutschland ansässige Unternehmen und bereitet Belege, Steuersätze und Buchungen automatisch auf. Wie dein Einzelfall zu bewerten ist, entscheidest du, im Zweifel gemeinsam mit deiner Steuerkanzlei oder einer Anwaltskanzlei.