Unvollständige Empfängerdaten ergänzen

Die Aufgabe „Empfängerdaten unvollständig“ bedeutet: Zahlung und Bestellung passen, aber für eine reguläre Rechnung fehlen Angaben zum Käufer.

Was passiert ist

Vor jeder regulären Rechnung prüft Rechnungskit Name beziehungsweise Firmenname, Straße, Ort und Land des Empfängers. Das Land muss ein zweistelliger Ländercode sein. Die Postleitzahl ist nur bei Anschriften in der EU Pflicht. Außerhalb der EU genügt eine Anschrift, unter der der Empfänger erreichbar ist, etwa Straße, Ort und Provinz in China. Das Gesetz verlangt die vollständige Anschrift (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG), und dafür reicht nach dem BFH jede Anschrift, unter der der Empfänger postalisch erreichbar ist (BFH, Urteil vom 13.06.2018, XI R 20/14). Länder ohne Postleitzahlen wie die Vereinigten Arabischen Emirate brauchen ohnehin keine.

Hat die Rechnungsadresse weder Namen noch Firmennamen, nimmt Rechnungskit stattdessen die Lieferadresse, und zwar als Ganzes. Beide werden nie gemischt. Fehlt danach immer noch eine Angabe, wird der Beleg gehalten.

Der Text der Aufgabe nennt die Bestellung:

Warum Rechnungskit hier anhält

Eine reguläre Rechnung braucht Namen und Anschrift des Empfängers (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG). Platzhalter setzt Rechnungskit nicht ein, denn ein archivierter Beleg lässt sich nicht mehr ändern.

Nur wo eine Kleinbetragsrechnung zulässig ist, kommt der Beleg ohne vollständige Anschrift aus: bis 250 € brutto und nicht bei Fernverkäufen, innergemeinschaftlichen Lieferungen oder Reverse Charge (§ 33 UStDV). Hast du unter Belegregeln „Kleinbetragsrechnungen ohne Empfängeranschrift erlauben“ ausgeschaltet, braucht auch ein Kleinbetrag die volle Anschrift.

So löst du es

1. Klick auf dem Dashboard an der Aufgabe auf „Daten prüfen“. Hat die Bestellung eine Zahlung, landest du unter Zahlungen bei der Zeile, sonst unter Bestellungen. Die Knöpfe unten gibt es an beiden Stellen.
2. Klick an der Zeile auf „Daten anfordern“. Der Käufer bekommt in deinem Namen eine E-Mail mit einem Link, über den er seine Rechnungsanschrift ohne Login ergänzt.
3. Ist keine E-Mail-Adresse bekannt, nimmst du „Link kopieren“ und schickst den Link selbst, etwa per Chat.
4. Die Zeile zeigt „Angefordert am …“ und später „Käuferdaten erhalten am …“. Ein Klick auf „Erneut senden“ schickt denselben Link noch einmal.
5. Kennst du die Anschrift, trägst du sie selbst ein: Öffne die Bestellung unter Bestellungen und klick unter der Rechnungsadresse auf „Anschrift ergänzen“. Das geht, solange es zur Bestellung noch keine Rechnung gibt. Nach dem Speichern entsteht der Beleg von selbst, wenn sonst nichts fehlt.
6. Du kannst die Anschrift auch im Shop oder im Stripe-Kundenprofil nachtragen. Bei Stripe-Rechnungen übernimmt Rechnungskit beim nächsten Abgleich die fehlenden Felder aus dem Kundenprofil, auch wenn die Stripe-Rechnung schon finalisiert ist. Vorhandene Angaben überschreibt es dabei nicht.

Antwortet der Käufer nicht, passiert nichts von selbst: Der Beleg bleibt gehalten, die Aufgabe bleibt offen und erscheint in der Aufgaben-Erinnerung. Rechnungskit erinnert den Käufer nicht automatisch. Im Testmodus geht „Daten anfordern“ an dich statt an den Käufer: Du bekommst genau die Mail, die im Echtbetrieb rausginge, mit „[TEST]“ im Betreff und einem Hinweis oben. Über den Link kannst du die Eingabe selbst ausprobieren. Schickst du das Formular ab, landet die Anschrift an der Testbestellung und es entsteht ein TEST-Beleg. Die Zeile zeigt dann „Angefordert am … (Test, an dich)“.

Wann die Aufgabe von selbst verschwindet

Sobald der Käufer seine Daten übermittelt hat oder die Anschrift in der Quelle vollständig ist, entsteht der Beleg und die Aufgabe schließt sich. Für Bestellungen vor deinem Belegstart legt Rechnungskit diese Aufgabe nicht an.

Verwandte Einstellungen

• Verbindungen → Belegregeln → „Fehlende Anschrift beim Käufer anfordern“: Schalter „Käufer-Link automatisch per E-Mail senden“ (einmal je Zahlung, im Testmodus nie)
• Verbindungen → Belegregeln → „Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV)“: Schalter „Kleinbetragsrechnungen ohne Empfängeranschrift erlauben“
• Einstellungen: Firmenname in den Rechtsangaben, ohne ihn geht keine Anfrage in deinem Namen raus