Bezahlte Bestellung ohne Versand prüfen

Die Aufgabe „Seit 14 Tagen nicht versandt“ ist eine Erinnerung. Sie zeigt eine Warenbestellung, deren Rechnung seit zwei Wochen auf den Versand wartet. In der Aufgaben-Erinnerung per E-Mail heißt sie „Bezahlt, aber nicht versandt“.

Was passiert ist

Bei Ware entsteht die Rechnung erst mit dem Versand. Zahlung und Bestellung sind schon zugeordnet:

• Unter Zahlungen steht die Zahlung als „Abgestimmt“, in der Spalte Rechnung steht „Nach Versand“.
• Unter Bestellungen steht die Bestellung als „Wartet auf Versand“.

Ist die Bestellung 14 Tage nach dem Zahlungseingang immer noch nicht als versandt gemeldet, legt Rechnungskit die Aufgabe an: „Bestellung … ist seit 14 Tagen nicht versandt. Rechnung wartet auf Versand.“ Das gilt für jeden Betrag. Hat eine Bestellung mehrere Zahlungen, gibt es trotzdem nur eine Aufgabe.

Bestellungen und Zahlungen aus dem Testmodus lösen die Aufgabe nicht aus. Eine noch offene Aufgabe zu einer Testbestellung schließt Rechnungskit automatisch als ignoriert.

Warum Rechnungskit hier anhält

Bei Warenlieferungen ist das Leistungsdatum der Versandtag, nicht der Zahltag. Rechnungskit schreibt die Rechnung deshalb erst beim Versand, mit dem echten Versanddatum. Ein geratenes Datum ließe sich im Archiv nicht mehr korrigieren. Damit ein Beleg nicht unbemerkt ewig wartet, meldet sich die Aufgabe nach 14 Tagen.

So löst du es

1. Klick auf dem Dashboard an der Aufgabe auf den Bereich „Bestellungen“. Die Liste öffnet sich bereits nach dieser Bestellung gefiltert.
2. Prüfe im Shop, ob die Ware tatsächlich verschickt wurde.
3. Wurde versandt, aber der Versand nicht gemeldet, markierst du die Bestellung im Shop als versandt beziehungsweise erfüllt. Bestellungen aus dem Rechnungskit Checkout und manuelle Bestellungen markierst du unter Bestellungen mit „Als versendet markieren“. Die Rechnung entsteht dann mit dem Versanddatum.
4. Kommt die Ware noch, musst du nichts tun. Die Aufgabe hält bis dahin nur fest, dass der Beleg wartet.
5. Wird nicht geliefert, stornierst oder erstattest du die Bestellung im Shop beziehungsweise beim Zahlungsanbieter. Danach klickst du an der Bestellung unter Bestellungen auf „Ignorieren“ und gibst einen Grund an. Erst das schließt die Aufgabe, Storno oder Erstattung allein reichen dafür nicht.

Wann die Aufgabe von selbst verschwindet

Sobald der Versand gemeldet ist und die Rechnung entsteht, schließt Rechnungskit die Aufgabe automatisch. Ignorierst du die Bestellung, wird die Aufgabe ebenfalls geschlossen. Das geht nur, solange es zu der Bestellung noch keinen Beleg gibt.

Das Menü-Abzeichen unter Zahlungen zählt diesen Aufgabentyp bewusst nicht mit, weil bis zum Versand nichts zu tun ist.

Verwandte Einstellungen

• Verbindungen → Belegregeln → Zahlarten: legt fest, bei welcher Zahlart der Beleg mit dem Zahlungseingang, als Rechnungskauf oder nach Vorkasse entsteht
• Einstellungen → Aufgaben-Erinnerung per E-Mail