USt-IdNr.-Prüfung abschließen

Die Aufgabe „USt-IdNr.-Prüfung“ (auf dem Dashboard „USt-IdNr. noch nicht bestätigt“) betrifft eine Rechnung an ein Unternehmen im EU-Ausland, dessen USt-IdNr. noch nicht bestätigt ist. Meist hält Rechnungskit die Rechnung zurück, bis das geklärt ist.

Was passiert ist

Der Kunde hat eine USt-IdNr. angegeben. Eine Rechnung ohne deutsche USt (Reverse Charge oder innergemeinschaftliche Lieferung) stellt Rechnungskit nur aus, wenn die qualifizierte Prüfung beim BZSt die Nummer bestätigt hat. Je nach Stand zeigt die Aufgabe einen dieser Texte:

Wie oft Rechnungskit erneut prüft

Kommt bei einer Prüfung kein Ergebnis, weil das BZSt oder das Prüfsystem des anderen Mitgliedstaats nicht erreichbar ist, wiederholt Rechnungskit sie automatisch: alle 15 Minuten, bis zu zwölf Stunden lang (bis zu 48 Versuche). In dieser Zeit entsteht keine Aufgabe für dich. Erst wenn danach immer noch kein Ergebnis da ist und ein Beleg auf die Nummer wartet, wird daraus „Entscheidung nötig“. Ist eine Prüfung abgebrochen, startet „Abgleichen“ unter Zahlungen sie neu, auch der regelmäßige Abgleich tut das von selbst. Zusätzlich kannst du jederzeit „Erneut prüfen“ oder auf der Entscheidungsseite „Nachträglich prüfen“ wählen.

Rechnungen an EU-Unternehmen müssen bis zum 15. des Folgemonats ausgestellt sein (§ 14a UStG). Ab dem 1. des Folgemonats erinnert dich Rechnungskit per E-Mail, am 10. stellt es den Beleg mit USt aus. Den ganzen Ablauf erklärt die Seite „USt-IdNr.-Prüfung beim BZSt“. Bei Bestellungen auf Rechnung (ohne Zahlung) führt auch ein nicht voll übereinstimmendes Ergebnis zu „Entscheidung nötig“, dort stellt Rechnungskit nicht von selbst mit USt aus.

Warum Rechnungskit hier anhält

Eine innergemeinschaftliche Lieferung ist nur steuerfrei, wenn der Kunde eine gültige USt-IdNr. eines anderen Mitgliedstaats verwendet (§ 6a Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG). Die Gültigkeit bestätigt auf Anfrage das BZSt (§ 18e UStG). Eine ungeprüfte Nummer würde sonst still zu einer Rechnung ohne USt führen.

Rechnungskit gibt keine Steuerberatung. Es meldet, was das BZSt geantwortet hat, und lässt dich entscheiden, wenn kein eindeutiges Ergebnis vorliegt. Im Zweifel fragst du deine Steuerkanzlei.

So löst du es

1. Öffne Zahlungen und such die Zeile mit dem blauen oder roten USt-IdNr.-Status. Bei Kauf auf Rechnung ohne Zahlung findest du den Fall unter Bestellungen.
2. Solange „Prüfung läuft“ steht, musst du nichts tun. Das Ergebnis erscheint im BZSt-Prüfprotokoll.
3. Steht „Entscheidung nötig“, wählst du einen der drei Wege:
   • „Erneut prüfen“ stößt eine neue BZSt-Abfrage an.
   • „Mit USt ausstellen“ (unter Bestellungen „Mit USt ausstellen (herausgerechnet)“) erstellt den Beleg jetzt. Die USt wird aus dem gezahlten Betrag herausgerechnet, der Gesamtbetrag bleibt gleich.
   • „Ohne USt ausstellen“ verlangt eine Begründung mit mindestens 20 Zeichen. Rechnungskit dokumentiert sie dauerhaft am Beleg, die steuerliche Bewertung liegt bei dir. Fehlt deine eigene USt-IdNr., gibt es diesen Weg nicht.
   • Steht „Eigene USt-IdNr. fehlt“, führt „USt-IdNr. eintragen“ in die Einstellungen. Dort steht ein Vorschlag aus deinem Impressum, den du mit einem Klick übernimmst, wenn es deine Nummer ist.
4. Alle Fälle stehen auch unter Rechnungen im Tab „Zu prüfen“. Bei Aufgaben ohne Zahlung oder Bestellung gibt es dort „Erneut prüfen“. „Als erledigt markieren“ schließt nur die Aufgabe, einen Beleg erstellt es nicht.

Viele Entscheidungen auf einmal

Stehen mehrere Entscheidungen an, führt „Entscheiden“ auf dem Dashboard zur Seite „Mit oder ohne MwSt.?“ (Adresse /invoices/vat-decisions). Dort stehen alle Zahlungen mit „Entscheidung nötig“ in einer Liste, zu Beginn alle ausgewählt. Die Spalte „Vorschlag“ zeigt für jede Zeile, welche Rechnung passt:

Für die ausgewählten Zahlungen gibt es drei Wege:

• „Vorschlag übernehmen“ (empfohlen): Jede Zahlung bekommt die Rechnung aus der Spalte „Vorschlag“. Die MwSt. wird dabei aus dem gezahlten Betrag herausgerechnet. Bei „Wird noch geprüft“ fragt Rechnungskit vorher das BZSt erneut, ohne Aufgabe für dich.
• „Rechnung mit MwSt. schreiben“: wie der einzelne Knopf „Mit USt ausstellen“, für alle ausgewählten Zahlungen. Dein Kunde zahlt nichts nach.
• „Rechnung ohne MwSt. schreiben“: nur mit einer Begründung von mindestens 20 Zeichen, warum die Nummer zum Kaufdatum gültig war. Rechnungskit dokumentiert sie dauerhaft an jedem dieser Belege.

Bei „Mit MwSt.“ (Prüfung zu spät) steht der Knopf „Nachträglich prüfen“. Er fragt für jede dieser Nummern einmal beim BZSt nach, es entsteht dabei noch keine Rechnung. Das hilft vor allem, wenn die Prüfung am Liefertag scheiterte, weil das BZSt oder das Prüfsystem des anderen Mitgliedstaats nicht erreichbar war. Bestätigt das BZSt Nummer, Name und Anschrift, steht in der Zeile „Nachträglich bestätigt“. Der Vorschlag bleibt dann die Rechnung mit MwSt., weil die Bestätigung erst nach der Leistung kam. Wählst du für diese Zeilen „Rechnung ohne MwSt. schreiben“, ist die Begründung schon ausgefüllt: Sie nennt den Grund für die fehlende Prüfung und das Datum der nachträglichen Bestätigung. Die Entscheidung und die steuerliche Bewertung liegen bei dir. Maßgeblich sind die Verhältnisse zum Zeitpunkt der Leistung (Art. 25 MwSt-DVO 282/2011), eine spätere Bestätigung dokumentiert sie nur. Frag im Zweifel deine Steuerkanzlei.

Fehlt deine eigene USt-IdNr. oder kam sie bei der letzten Prüfung nicht durch, steht oben auf der Seite ein Feld dafür. Es ist mit deiner gespeicherten Nummer gefüllt oder mit einem Vorschlag aus deinem Impressum („Gefunden in deinem Impressum“). Ein Klick auf „Bestätigen“ prüft die Nummer beim BZSt, speichert sie und prüft danach die Nummern deiner Kunden neu. Leerzeichen und Punkte in der Nummer sind egal, Rechnungskit speichert sie ohne.

Danach zeigt die Seite, wie viele Rechnungen entstanden sind und wie viele noch auf eine Prüfung warten. Was nicht ausgestellt werden konnte, bleibt in der Liste. Hat Rechnungskit einen Beleg nach Regel mit USt ausgestellt, nennt die Übersicht das als Hinweis, nicht als Entscheidung.

Sobald eine Entscheidung nötig wird, bekommen die Inhaber des Kontos sofort eine E-Mail. Diese Mail lässt sich nicht abschalten.

Wann die Aufgabe von selbst verschwindet

Bestätigt das BZSt die Nummer, erstellt Rechnungskit den Beleg mit dem aktuellen Datum und schließt die Aufgabe. Auch jede andere Ausstellung zur selben Zahlung oder Bestellung beendet sie.

Verwandte Einstellungen

• Berichte & Export → USt-IdNr.-Prüfungen (auch über Einstellungen → Steuersätze → „USt-IdNr.-Prüfprotokoll ansehen“): alle BZSt-Abfragen
• Einstellungen → Konto: deine eigene USt-IdNr. Fehlt sie oder ist sie ungültig, kann Rechnungskit nicht prüfen.