Zahlung ohne Zuordnung klären

Die Aufgabe „Zahlung ohne Zuordnung“ zeigt dir eine Geldbewegung, zu der Rechnungskit keinen passenden Beleg gefunden hat. Auf dem Dashboard heißt sie „Verkaufsgrundlage der Zahlung fehlt“. Du bearbeitest sie unter Zahlungen in der Zeile der Zahlung.

Was passiert ist

Bei deinem Zahlungsanbieter ist eine Zahlung eingegangen, meistens eine Erstattung. Rechnungskit konnte sie keiner Rechnung eindeutig zuordnen. Die Zeile unter Zahlungen nennt den Grund:

Warum Rechnungskit hier anhält

Eine Stornorechnung braucht immer eine Originalrechnung. Fehlt sie, oder würde die Korrektur mehr zurücknehmen als noch offen ist, erzeugt Rechnungskit keinen Beleg auf Verdacht.

Betrag oder E-Mail-Adresse gelten nicht als Beweis für eine Zuordnung. Der Fall liegt deshalb bei dir, statt dass ein falscher Beleg im unveränderlichen Archiv landet.

So löst du es

1. Klick auf dem Dashboard unter „Offene Aufgaben“ auf „Zuordnen“. Du landest unter Zahlungen bei der betroffenen Zeile, die Zuordnung ist schon geöffnet. Das Dashboard zeigt nur die fünf neuesten offenen Aufgaben. Fehlt sie dort, suchst du die Zeile direkt unter Zahlungen.
2. Lies den Hinweis in der Zeile. Er nennt den konkreten Grund.
3. Bei einer Erstattung ohne Original holt Rechnungskit die ursprüngliche Zahlung selbst beim Zahlungsanbieter nach (Mollie, Stripe, PayPal, GoCardless, Unzer). Bleibt die Aufgabe trotzdem stehen, schau beim Anbieter nach, zu welchem Verkauf die Erstattung gehört. Gab es keinen Verkauf, etwa weil die Bestellung schon vor der Zahlung storniert war, klickst du in der Zeile auf „Kein Umsatz“.
4. Bei einer zu hohen Erstattung öffnest du die Rechnung und prüfst, welche Stornos bereits existieren. Meist haben Shop und Zahlungsanbieter dieselbe Erstattung gemeldet.
5. Bei einer eingehenden Zahlung ohne Bestellung klickst du „Zuordnen“ und dann „Rechnung erstellen“. Die anderen Wege stehen im Menü „Weitere Aktionen“ (…) der Zeile: „Abgleichen“ nach einem verspäteten Shop-Abgleich, „Kein Umsatz“ mit Begründung oder „Ignorieren (extern abgerechnet)“ für Verkäufe aus deinem Altsystem.
6. Ältere Aufgaben ohne Zahlungsbezug (etwa „Kein USt-Satz für Kategorie …“) stehen unter Rechnungen im Tab „Zu prüfen“ als „Zahlung ohne USt-Zuordnung“. Ist die Ursache behoben, klickst du dort „Als erledigt markieren“.

Wann die Aufgabe von selbst verschwindet

Entsteht aus der Zahlung nachträglich ein Beleg, schließt Rechnungskit die Aufgabe selbst. Dasselbe passiert bei Erstattungen zu Verkäufen vor dem Belegstart und bei Erstattungen, zu denen bereits eine passende Stornorechnung existiert.

Wurde eine Zahlung vollständig erstattet, bevor ein Beleg entstand, legt Rechnungskit Zahlung und Erstattung als „storniert + erstattet“ ab. Da nie ein Umsatz entstand, gibt es weder Beleg noch Aufgabe. Das gilt zum Beispiel, wenn die Bestellung storniert wurde oder dein Shop sie nie übermittelt hat. Beide bleiben für den Auszahlungsabgleich sichtbar. Teilerstattungen und Rücklastschriften zählen hier nicht mit.

Liegen Zahlung und letzte Erstattung in verschiedenen Kalendermonaten, legt Rechnungskit den Fall ebenfalls selbst ab. Im Zahlungsmonat war das Geld eine versteuerte Anzahlung, im Erstattungsmonat wird sie berichtigt. Der DATEV-Export bucht das über das Anzahlungskonto, eine Aufgabe entsteht nicht.

Verwandte Einstellungen

• Verbindungen → Connect: Matching-Quelle je Zahlungsanbieter
• Einstellungen → Konto, „Aufgaben-Erinnerung per E-Mail“: täglich, wöchentlich oder aus