Zahlung ohne Zuordnung klären

Die Aufgabe „Zahlung ohne Zuordnung“ zeigt dir eine Geldbewegung, zu der Rechnungskit keinen passenden Beleg gefunden hat. Auf dem Dashboard heißt sie „Verkaufsgrundlage der Zahlung fehlt“, im Tab „Zu prüfen“ unter Rechnungen „Zahlung ohne USt-Zuordnung“.

Was passiert ist

Bei deinem Zahlungsanbieter ist eine Zahlung eingegangen, meistens eine Erstattung, und Rechnungskit konnte sie keiner Rechnung eindeutig zuordnen. Die häufigsten Texte an der Aufgabe:

• „Erstattung ohne Original-Rechnung“: Zur Rückzahlung gibt es weder eine Rechnung noch eine zugeordnete ursprüngliche Zahlung.
• „Erstattung übersteigt den korrigierbaren Restbetrag von Rechnung“: Die Rechnung ist bereits ganz oder teilweise storniert, etwa weil der Shop die Erstattung vorher gemeldet hat. Die neue Erstattung ist größer als der Rest.
• „Nachholen gepufferter Belege fehlgeschlagen“: Ein zwischengespeicherter Vorgang ließ sich nicht nachträglich verarbeiten. Den Grund nennt der Text.

Warum Rechnungskit hier anhält

Eine Stornorechnung braucht immer eine Originalrechnung. Fehlt sie, oder würde die Korrektur mehr zurücknehmen als noch offen ist, erzeugt Rechnungskit keinen Beleg auf Verdacht. Betrag oder E-Mail-Adresse gelten nicht als Beweis für eine Zuordnung. Der Fall liegt deshalb bei dir, statt dass ein falscher Beleg im unveränderlichen Archiv landet.

So löst du es

1. Klick auf dem Dashboard unter „Offene Aufgaben“ auf „Zuordnen“. Du landest unter Zahlungen direkt bei der betroffenen Zeile.
2. Lies den Hinweis in der Zeile. Er nennt den konkreten Grund.
3. Bei einer Erstattung ohne Original schaust du beim Zahlungsanbieter nach, zu welchem Verkauf sie gehört. Oft liegt dieser Verkauf vor deinem Belegstart und wurde im Altsystem abgerechnet.
4. Bei einer zu hohen Erstattung öffnest du die Rechnung und prüfst, welche Stornos bereits existieren. Meist haben Shop und Zahlungsanbieter dieselbe Erstattung gemeldet.
5. Ist es eine eingehende Zahlung ohne Bestellung, nutzt du die Aktionen der Zeile: „Zuordnen“ mit „Rechnung erstellen“, „Abgleichen“ nach einem verspäteten Shop-Abgleich, „Kein Umsatz“ mit Begründung oder „Ignorieren (extern abgerechnet)“ für Altsystem-Verkäufe.
6. Ältere Aufgaben ohne Zahlungsbezug (etwa „Kein USt-Satz für Kategorie …“) stehen unter Rechnungen im Tab „Zu prüfen“. Ist die Ursache behoben, klickst du dort „Als erledigt markieren“.

Wann die Aufgabe von selbst verschwindet

Entsteht aus der Zahlung nachträglich ein Beleg, schließt Rechnungskit die Aufgabe selbst. Dasselbe passiert bei Erstattungen zu Verkäufen vor dem Belegstart und bei Erstattungen, zu denen bereits eine passende Stornorechnung existiert.

Verwandte Einstellungen

• Einstellungen → Verbindungen: Matching-Quelle je Zahlungsanbieter
• Einstellungen → Aufgaben-Erinnerung per E-Mail: täglich, wöchentlich oder aus