Überschrittene Rechnungsfrist bei EU-Geschäften einordnen

Die Aufgabe „Rechnungsfrist (§ 14a UStG)“ entsteht, wenn eine Rechnung für eine grenzüberschreitende Leistung an ein Unternehmen später ausgestellt wurde, als es die Frist vorsieht.

Was passiert ist

Für zwei Fälle kennt Rechnungskit eine feste Ausstellungsfrist: die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land und die sonstige Leistung an ein solches Unternehmen mit Reverse Charge. Die Rechnung ist dort bis zum 15. des Monats fällig, der auf die Leistung folgt. Maßgeblich ist das Leistungsdatum, bei einem Leistungszeitraum dessen Beginn.

Wird eine solche Rechnung erst danach ausgestellt, legt Rechnungskit beim Ausstellen diese Aufgabe an: „§ 14a-Frist überschritten: W2/S2-Rechnung hätte bis … ausgestellt werden müssen.“ W2 steht für die innergemeinschaftliche Lieferung, S2 für die Leistung mit Reverse Charge.

Warum Rechnungskit hier anhält

Die Rechnung ist trotzdem korrekt ausgestellt und archiviert, nichts wird zurückgehalten. Zurückdatiert wird aber nie, auch nicht, um eine Frist zu halten. Stattdessen macht die Aufgabe sichtbar, dass die Frist gerissen ist, damit du den Fall einordnen kannst. Die Aufgabe ist also eine Dokumentation, keine Sperre.

So löst du es

1. Öffne unter Rechnungen den Tab „Zu prüfen“ und sieh dir die genannte Rechnung an.
2. Finde heraus, warum sie spät kam. Mögliche Gründe sind ein spät gemeldeter Versand, eine Zahlung, die lange zu prüfen war, oder eine USt-IdNr.-Prüfung, die gewartet hat.
3. Gib den Fall an deine Steuerkanzlei weiter, wenn sie wissen soll, welche Rechnungen verspätet ausgestellt wurden.
4. Kümmere dich um die Ursache, damit künftige Rechnungen rechtzeitig entstehen, zum Beispiel indem offene Aufgaben zu Zahlungen und USt-IdNr.-Prüfungen schneller erledigt werden.
5. Schließe die Aufgabe mit „Als erledigt markieren“.

Wann die Aufgabe von selbst verschwindet

Nie. Die Rechnung selbst ist der verspätete Beleg, eine spätere Aktion kann das nicht mehr ändern. Du schließt die Aufgabe, wenn du den Fall zur Kenntnis genommen hast.

Verwandte Einstellungen

• Einstellungen → Aufgaben-Erinnerung per E-Mail: auf täglich stellen, damit wartende Belege früher auffallen
• Einstellungen → USt-IdNr.-Prüfungen: Prüfprotokoll