Überschrittene Rechnungsfrist bei EU-Geschäften einordnen
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Diese Aufgabe entsteht, wenn eine Rechnung für eine grenzüberschreitende Leistung an ein Unternehmen später ausgestellt wurde, als es die Frist vorsieht. In der Aufgaben-Erinnerung per E-Mail heißt sie „Rechnungsfrist (§ 14a UStG) läuft ab“. Auf dem Dashboard heißt sie „Rechnungsfrist überschritten (§ 14a UStG)“, unter Rechnungen im Tab „Zu prüfen“ steht sie als „Aufgabe prüfen“ mit dem Aufgabentext. Für Testbelege im Testmodus entsteht sie nicht, denn ein Testbeleg ist keine Rechnung.
- AuslöserW2- oder S2-Rechnung nach dem 15. des Folgemonatsdie Rechnung ist trotzdem ausgestellt und archiviert
- DuGrund klären, Steuerkanzlei informieren„Erneut prüfen“ auf dem Dashboard öffnet die Rechnung
- Danach„Als erledigt markieren“von selbst schließt sich die Aufgabe nie
Was passiert ist
Für zwei Fälle kennt Rechnungskit eine feste Ausstellungsfrist:
| Kürzel | Fall | Frist |
|---|---|---|
| W2 | steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land | 15. des Folgemonats |
| S2 | sonstige Leistung an ein solches Unternehmen mit Reverse Charge | 15. des Folgemonats |
Grundlage ist § 14a Abs. 1 Satz 2 und Abs. 3 Satz 1 UStG. Rechnungskit rechnet ab dem Leistungsdatum. Gibt es stattdessen einen Leistungszeitraum, zählt vorsichtshalber dessen Beginn. Fehlen beide, zählt das Rechnungsdatum.
Wird eine solche Rechnung erst nach der Frist ausgestellt, legt Rechnungskit beim Ausstellen diese Aufgabe an. Der Text lautet: „§ 14a-Frist überschritten: W2/S2-Rechnung hätte bis … ausgestellt werden müssen.“ Das Datum steht dort im Format Jahr-Monat-Tag.
Warum Rechnungskit hier anhält
Die Rechnung ist trotzdem korrekt ausgestellt und archiviert, nichts wird zurückgehalten. Zurückdatiert wird aber nie, auch nicht, um eine Frist zu halten.
Stattdessen macht die Aufgabe sichtbar, dass die Frist gerissen ist, damit du den Fall einordnen kannst. Die Aufgabe ist also eine Dokumentation, keine Sperre.
So löst du es
- Klick auf dem Dashboard an der Aufgabe auf „Erneut prüfen“. Der Knopf öffnet die betroffene Rechnung. Unter Rechnungen im Tab „Zu prüfen“ steht nur der Aufgabentext, ohne Rechnungsnummer.
- Finde heraus, warum die Rechnung spät kam. Mögliche Gründe sind ein spät gemeldeter Versand, eine Zahlung, die lange zu prüfen war, oder eine USt-IdNr.-Prüfung, die gewartet hat.
- Gib den Fall an deine Steuerkanzlei weiter, wenn sie wissen soll, welche Rechnungen verspätet ausgestellt wurden.
- Kümmere dich um die Ursache, damit künftige Rechnungen rechtzeitig entstehen. Erledige zum Beispiel offene Aufgaben zu Zahlungen und USt-IdNr.-Prüfungen schneller.
- Schließe die Aufgabe unter Rechnungen im Tab „Zu prüfen“ mit „Als erledigt markieren“.
Wann die Aufgabe von selbst verschwindet
Nie. Die Rechnung selbst ist der verspätete Beleg, eine spätere Aktion kann das nicht mehr ändern. Du schließt die Aufgabe, wenn du den Fall zur Kenntnis genommen hast.
Verwandte Einstellungen
- Einstellungen → Aufgaben-Erinnerung per E-Mail: auf täglich stellen, damit wartende Belege früher auffallen
- Berichte & Export → USt-IdNr.-Prüfungen (auch über Einstellungen → Steuersätze → „USt-IdNr.-Prüfprotokoll ansehen“): alle USt-IdNr.-Prüfungen
So findest du es in der App
Rechnungskit ist keine Steuerberatung und keine Rechtsberatung. Dieser Beitrag erklärt allgemeine Zusammenhänge und ersetzt weder die Beratung durch deine Steuerkanzlei (§ 5 StBerG) noch eine Rechtsberatung (§ 3 RDG). Rechnungskit richtet sich an in Deutschland ansässige Unternehmen und bereitet Belege, Steuersätze und Buchungen automatisch auf. Wie dein Einzelfall zu bewerten ist, entscheidest du, im Zweifel gemeinsam mit deiner Steuerkanzlei oder einer Anwaltskanzlei.