USt-Nachweis für steuerfreie Lieferung hochladen

Die Aufgabe „USt-Nachweis offen“ (in der Aufgaben-Erinnerung „Bestellung wartet auf Ausfuhr-/Gelangensnachweis“) hält eine steuerfreie Rechnung zurück, bis der Nachweis für die Warenbewegung vorliegt.

Was passiert ist

Bei Ausfuhren in Drittländer und bei Lieferungen an Unternehmen im EU-Ausland stellt Rechnungskit die Rechnung ohne Umsatzsteuer aus. Dafür braucht es einen Nachweis. Meist bildet Rechnungskit ihn selbst aus dem Versand mit Trackingnummer. Die Aufgabe entsteht, wenn das nicht reicht:

• „Bestellung … ist bezahlt, aber die steuerfreie Rechnung wartet auf den USt-Nachweis (Ausfuhr- bzw. Gelangensnachweis).“
• „Ausfuhr über 1.000 €: Für Bestellung … genügt das Tracking nicht als Ausfuhrnachweis.“ Bis 1.000 € Sendungswert genügt der Versandbeleg. Darüber verlangt der Gesetzgeber den Ausgangsvermerk aus ATLAS.

Warum Rechnungskit hier anhält

Ohne Nachweis darf die Rechnung nicht steuerfrei ausgehen. Eine Rechnung mit falscher Steuer lässt sich im Archiv nicht mehr korrigieren. Rechnungskit hält den Beleg deshalb an, statt ihn ohne Nachweis steuerfrei oder vorsorglich mit deutscher Steuer auszustellen.

So löst du es

1. Klick auf dem Dashboard an der Aufgabe auf „Bestellungen öffnen“. Bei genau einer betroffenen Bestellung ist die Liste bereits gefiltert.
2. Die Zeile der Bestellung zeigt „USt-Nachweis: offen“. Ein Klick darauf öffnet die Erfassung.
3. Lade den Nachweis hoch, bei Ausfuhren über 1.000 € den Ausgangsvermerk aus ATLAS.
4. Führst du deine Nachweise laut Belegregeln in einer Versandsoftware, zeigt die Bestellung „USt-Nachweis: extern“. Extern geführt heißt aber nicht geprüft: Rechnungskit kann einen Nachweis, den es nie gesehen hat, nicht bestätigen. Für die Freigabe lädst du ihn bei dieser Bestellung trotzdem hoch. Er gilt dann für genau diese Bestellung, an der generellen Einstellung ändert sich nichts.

Wann die Aufgabe von selbst verschwindet

Sobald der Nachweis vorliegt, entsteht beim nächsten Abgleich die steuerfreie Rechnung und die Aufgabe schließt sich. Bestätigt die Versand-Automatik den Nachweis selbst, etwa bei einer Sendung bis 1.000 € mit Tracking, geschieht das ohne dein Zutun.

Verwandte Einstellungen

• Einstellungen → Belegregeln → Ausfuhr- und Gelangensnachweise: Nachweise in Rechnungskit oder in einem externen System führen
• Bestellungen → „Nachweise exportieren“: alle Nachweise eines Zeitraums als ZIP