USt-Nachweis für steuerfreie Lieferung hochladen

Die Aufgabe „USt-Nachweis offen“ hält eine steuerfreie Rechnung zurück, bis der Nachweis für die Warenbewegung vorliegt. Auf dem Dashboard ist sie mit „Nachweis offen“ markiert. In der Aufgaben-Erinnerung per E-Mail heißt sie „USt-Nachweis offen: Bestellung wartet auf Ausfuhr-/Gelangensnachweis“.

Was passiert ist

Bei Ausfuhren in Drittländer und bei Lieferungen an Unternehmen im EU-Ausland stellt Rechnungskit die Rechnung ohne Umsatzsteuer aus. Dafür braucht es einen Nachweis. Meist bildet Rechnungskit ihn selbst aus dem Versand mit Trackingnummer. Die Aufgabe entsteht, wenn das nicht reicht:

Bis 1.000 € Warenwert ist keine elektronische Ausfuhranmeldung nötig, dann genügt der Versendungsbeleg (Abschn. 6.6 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. c und 6.7 Abs. 1a UStAE). Darüber wird die Ausfuhr elektronisch in ATLAS angemeldet, und den Nachweis führst du mit dem Ausgangsvermerk (Abschn. 6.7 Abs. 1 UStAE). Rechnungskit misst die Grenze am Bruttobetrag der ganzen Bestellung.

Warum Rechnungskit hier anhält

Die Steuerbefreiung setzt voraus, dass du die Ausfuhr bzw. das Gelangen in das andere EU-Land nachweist (§ 6 Abs. 4 und § 6a Abs. 3 UStG, §§ 8 ff. und 17a ff. UStDV). Eine Rechnung mit falscher Steuer lässt sich im Archiv nicht mehr korrigieren. Rechnungskit hält den Beleg deshalb an, statt ihn ohne Nachweis steuerfrei oder vorsorglich mit deutscher Steuer auszustellen.

Quellen: § 6 UStG, § 6a UStG, § 8 UStDV, § 17a UStDV, Abschn. 6.6 und 6.7 UStAE

So löst du es

1. Klick auf dem Dashboard an der Aufgabe auf „Bestellungen öffnen“ und such die Bestellung, deren Nummer im Text der Aufgabe steht.
2. Die Zeile der Bestellung zeigt „USt-Nachweis: offen“. Ist die Warenbewegung noch unklar, steht dort „USt-Nachweis: prüfen“. Ein Klick darauf öffnet „USt-Nachweis erfassen“.
3. Lade den Nachweis hoch, bei Ausfuhren über 1.000 € den Ausgangsvermerk aus ATLAS.
4. Führst du deine Nachweise laut Belegregeln in einer Versandsoftware, zeigt die Bestellung „USt-Nachweis: extern“. Extern geführt heißt aber nicht geprüft: Rechnungskit kann einen Nachweis, den es nie gesehen hat, nicht bestätigen. Für die Freigabe lädst du ihn bei dieser Bestellung trotzdem hoch. Er gilt dann für genau diese Bestellung, an der generellen Einstellung ändert sich nichts.

Wann die Aufgabe von selbst verschwindet

Das Hochladen stößt den Abgleich für dein Projekt sofort an. Dabei entsteht die steuerfreie Rechnung, und dann schließt sich die Aufgabe. Das dauert meist nur Sekunden bis wenige Minuten.

Bestätigt die Versand-Automatik den Nachweis selbst, etwa bei einer Sendung bis 1.000 € mit Tracking, geschieht das ohne dein Zutun.

Digitale Produkte brauchen keinen Nachweis, auch wenn der Shop die Bestellung als Versand meldet. Sind alle Artikel einer Bestellung in Rechnungskit als digital, Abo oder Dienstleistung eingestuft, bewegt sich keine Ware, und Rechnungskit verlangt weder Ausfuhr- noch Gelangensnachweis: § 6 und § 6a UStG gelten nur für Lieferungen von Gegenständen, bei Dienstleistungen richtet sich der Ort nach § 3a UStG. Eine schon offene Aufgabe dazu schließt sich beim nächsten Abgleich. In WooCommerce markierst du solche Produkte am besten als „Virtuell“, dann meldet der Shop sie gar nicht erst als Versand.

Verwandte Einstellungen

• Verbindungen → Belegregeln → Nachweise: Nachweise in Rechnungskit oder in einem externen System führen
• Bestellungen → „Nachweise exportieren“: alle Nachweise eines Zeitraums als ZIP, sichtbar, sobald es abgerechnete Bestellungen mit Nachweispflicht gibt