DSGVO-Anfrage aus Shopify beantworten

Diese Aufgabe entsteht, wenn Shopify eine Datenschutzanfrage eines Kunden oder deines Shops an Rechnungskit weiterleitet. Unter Rechnungen im Tab „Zu prüfen“ heißt sie „DSGVO-Löschanfrage“, und zwar für alle drei Arten von Anfragen, auch für eine Auskunft. Auf dem Dashboard steht sie als „Aufgabe prüfen“, in der Aufgaben-Erinnerung per E-Mail als „DSGVO-Anfrage“.

Was passiert ist

Datenschutzanfragen, die in deinem Shop eingehen, schickt Shopify an jede verbundene App. Rechnungskit legt daraus eine Aufgabe an, wenn es etwas zu tun gibt:

• Bei einer Anfrage zu einem Kunden nur dann, wenn Rechnungskit zu dieser Person Bestellungen gespeichert hat. Sonst wird die Anfrage ohne Aufgabe quittiert.
• Bei einer Löschung des ganzen Shops nur dann, wenn die Shopify-Verbindung noch besteht.

Warum Rechnungskit hier anhält

Rechnungen darf Rechnungskit nicht löschen, auch nicht auf Wunsch des Kunden. Sie unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von acht Jahren (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 1 und 3 AO). Das Recht auf Löschung gilt nicht, soweit die Speicherung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO).

Welche Antwort der betroffenen Person zusteht, entscheidest du als Verantwortlicher. Automatisch gelöscht oder anonymisiert wird deshalb nichts.

So löst du es

1. Öffne unter Rechnungen den Tab „Zu prüfen“. Die Zeile nennt die Art der Anfrage, aber weder die Person noch die betroffenen Bestellungen.
2. Bei einer Löschanfrage klickst du „Kundendaten anonymisieren“. Die Bestätigung nennt, wie viele Bestellungen betroffen sind. Mit „Anonymisieren“ überschreibt Rechnungskit E-Mail sowie Rechnungs- und Lieferanschrift an diesen Bestellungen. Die archivierten Rechnungen bleiben unverändert. Das lässt sich nicht rückgängig machen. Danach sind Versand und Rechnungsversand an diese Person nicht mehr möglich.
3. Bei einer Auskunftsanfrage stellst du die gespeicherten Daten aus den betroffenen Bestellungen und Rechnungen zusammen.
4. Antworte der betroffenen Person selbst, bei einer Löschung mit dem Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht der Rechnungen. Eine Antwort verschickt Rechnungskit nicht.
5. Ist alles erledigt und kein Anonymisieren nötig, klickst du „Als erledigt markieren“.

Wann die Aufgabe von selbst verschwindet

Mit dem Anonymisieren schließt sich die Aufgabe. Sonst schließt du sie selbst mit „Als erledigt markieren“. Beides geht nur mit einer Rolle, die Zahlungen zuordnen darf, mit reinem Lesezugriff nicht.

Verwandte Einstellungen

• Verbindungen → Connect: Shopify-Verbindung
• Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV), im Konto digital abschließbar