Erste Schritte und Onboarding

Die Einrichtung führt dich in wenigen Schritten von den Firmendaten bis zur fertigen Konfiguration. Dein Fortschritt wird gespeichert, du kannst jederzeit unterbrechen und später weitermachen. Die App bringt dich automatisch zurück ins Onboarding.

Diese Seite zeigt, welche vier Angaben Pflicht sind, was in jedem Schritt passiert und welche Standardwerte Rechnungskit setzt.

Was wirklich Pflicht ist

Vier Angaben braucht Rechnungskit zwingend, bevor die erste Rechnung entstehen kann:

• Firmenname
• Straße und Hausnummer
• Ort
• USt-IdNr. oder Steuernummer (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG lässt beides zu; eine USt-IdNr. hat das Format DE + 9 Ziffern und wird direkt beim BZSt geprüft)

Fehlt eine davon, hält Rechnungskit eingehende Zahlungen an, statt eine unvollständige Rechnung auszustellen. Unter Zahlungen erscheint dann eine Aufgabe, die direkt zu den Einstellungen verlinkt. Alles andere, etwa Bankverbindung, Logo oder Registerangaben, kannst du später ergänzen.

Die Schritte im Überblick

1. Firmendaten: Name, Anschrift, USt-IdNr. oder Steuernummer, Registerangaben. Aus dem Firmennamen leitet Rechnungskit die Gewinnermittlung ab: Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG oder AG starten mit Bilanzierung und SKR04, alle anderen mit EÜR und SKR03. Eine Frage dazu gibt es nicht; beides änderst du jederzeit unter Einstellungen → DATEV.
2. Geschäftsmodell: Was du verkaufst (Waren, digitale Leistungen, SaaS oder Dienstleistungen), damit die USt-Kategorien passen.
3. Steuer-Profil: Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung, dazu dein OSS-Status. Lieferländer musst du nicht angeben: Rechnungskit ist für alle Länder eingerichtet und lädt die USt-Sätze aller EU-Länder automatisch aus der EU TEDB.
4. Anbindung: Shop (Shopify per Freigabe-Klick, WooCommerce, Shopware), eigene API oder Verkauf ohne Shop über den Checkout-Link.
5. Produkte: Import aus dem Shop mit USt-Einstufung, oder dein erstes Produkt beziehungsweise Abo-Produkt für den Checkout.
6. Zahlungsquellen: Stripe, Mollie, PayPal oder Shopify Payments verbinden, weitere später unter Einstellungen.
7. Zahlarten und Mahnungen: Zahlungsziel und Erinnerungen, alles auch später möglich.
8. Abschluss: Rechnungsnummern-Format (Standard RK-2026-0001) und Zusammenfassung.

Nach Abschluss landest du im Dashboard. Was du im Onboarding übersprungen hast, findest du unter Einstellungen wieder. Berater- und Mandantennummer für DATEV trägst du unter Einstellungen → DATEV ein.

Wichtige Standardwerte

Rechnungsnummern ändern

Beim Go-Live legst du Nummernkreis und Startnummer fest. Danach änderst du Präfix und Format unter Einstellungen → Belegregeln → Rechnungsnummernkreis, etwa von RK-JJJJ-##### auf HC-JJJJ-#####. Der Zähler läuft weiter, ausgestellte Rechnungen behalten ihre Nummer, Stornos und Kaufbelege ziehen mit.

Das Jahr (JJJJ) bleibt Pflicht, weil der Zähler am 1. Januar wieder bei 1 beginnt, und die laufende Nummer bekommt nie weniger Stellen. Jede Änderung steht im Protokoll.

Lieferungen außerhalb der EU

Lieferungen außerhalb der EU erkennt Rechnungskit am Lieferland und stellt sie als Ausfuhrlieferung steuerfrei (§ 4 Nr. 1 Buchst. a, § 6 UStG). Den Ausfuhrnachweis, den die Befreiung voraussetzt, bildet Rechnungskit meist aus dem Versand mit Trackingnummer. Sonst entsteht die Aufgabe „USt-Nachweis offen“.

Projekt oder neues Unternehmen, und der manuelle Weg

Wer bereits ein Unternehmen in Rechnungskit führt und über das Plus im Kontomenü etwas Neues anlegt, wird zuerst nach dem Namen gefragt und dann, was es sein soll:

Die geführte Einrichtung lässt sich außerdem jederzeit über „Abbrechen und manuell einrichten“ verlassen: Gespeichertes bleibt erhalten, der Rest wird in den Einstellungen konfiguriert. Wir empfehlen den geführten Weg, weil er USt-Kategorien, die USt-IdNr.-Prüfung und die Belegregeln gleich mit einrichtet.

Wenn etwas hängt

Bleibt nach der Einrichtung eine Zahlung ohne Rechnung, findest du den Grund als Aufgabe unter /payments. Meist fehlt eine der Pflichtangaben oben.