Fester Posten und manuelle Belege

Nicht jeder Umsatz kommt aus einem Shop oder einer API. Für diese Fälle gibt es zwei Wege: den festen Posten und manuelle Belege.

Fester Posten

Der feste Posten ist für wiederkehrende, immer gleiche Zahlungen gedacht, zum Beispiel eine Mitgliedschaft oder ein Abo, das direkt über den Zahlungsanbieter läuft, ohne Shop dahinter.

• Du legst unter Einstellungen → Verbinden einen festen Posten an: Bezeichnung (steht auf der Rechnung), USt-Satz und ob die Rechnungsadresse aus der Zahlung übernommen wird.
• Danach ordnest du einen Zahlungsanbieter diesem Posten zu. Jede eingehende Zahlung dieses Anbieters wird automatisch mit dem festen Posten abgerechnet.
• Als Leistung kannst du den Zahlungszeitpunkt oder einen 30-Tage-Zeitraum hinterlegen.
• Mehrere feste Posten pro Projekt sind möglich, jeder Zahlungsanbieter zeigt auf genau einen.

Der feste Posten eignet sich nicht für wechselnde Warenkörbe, dafür sind Shop- oder API-Anbindung da.

Manuelle Belege

Für Einzelfälle (eine Beratungsrechnung, ein B2B-Auftrag per Überweisung) legst du unter Bestellungen mit „Bestellung anlegen“ eine manuelle Bestellung an; mit Zahlart Rechnung entsteht der Beleg im selben Schritt. Positionen sind Produkte aus deinem Katalog, deshalb lohnt es sich, unter Einstellungen → Produkte auch manuelle Produkte mit Name und Preis zu pflegen. Alle Details stehen in der Wissensdatei Manuelle Bestellungen und Rechnungen.

Manuelle Belege durchlaufen dieselbe Validierung und Archivierung wie automatische, inklusive ZUGFeRD-XML und Nummernkreis.

Was auch hier gilt

• Stornos entstehen aus Erstattungs-Ereignissen beim Zahlungsanbieter. Nur Rechnungen aus manuellen Bestellungen stornierst du selbst, auf der Rechnungsseite und mit Begründung.
• Fehlende Pflichtangaben (zum Beispiel Empfängeradresse für eine Rechnung über 250 €) halten den Beleg an, du bekommst eine Aufgabe.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV) kommen ohne vollständige Empfängerdaten aus, außer bei EU-Fernverkauf, Ausfuhr oder Reverse Charge.
• Reicht der Kleinbetrag nicht (Betrag über 250 € oder Ausschlussgrund) und fehlt die Anschrift, forderst du sie mit „Daten anfordern" an der Aufgabe unter Zahlungen direkt beim Käufer an: Er ergänzt sie über einen Link ohne Login, der Beleg entsteht danach automatisch mit der übermittelten Adresse.

Wo in der App

• /settings/connect, festen Posten anlegen und Zahlungsanbieter zuordnen
• /settings/products, Produkte für manuelle Belege pflegen
• /invoices, alle Belege, auch manuelle