Rechnungssoftware für Kleinunternehmer: konform heute, bereit für morgen

Phase 1: Kleinunternehmer, automatisch korrekt

Rechnungskit erzeugt aus jeder Zahlung automatisch eine Rechnung ohne Steuerausweis und mit dem gesetzlichen Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer („Steuerfrei als Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“), wie ihn § 34a Satz 1 Nr. 5 UStDV verlangt. Jede erzeugte Rechnung landet für 8 Jahre revisionssicher im GoBD-Archiv (§ 14b Abs. 1 UStG).

Auch als Kleinunternehmer kannst du Rechnungen als ZUGFeRD ausstellen, Pflicht ist das nicht (§ 34a Satz 4 UStDV): für dich kein Aufwand, für deine Geschäftskunden ein Beleg, den ihre Buchhaltung automatisch verarbeitet.

Die Kleinunternehmerbefreiung schaltet grenzüberschreitende Pflichten nicht pauschal aus: Für eigene sonstige Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland gilt die Rechnungspflicht nach § 14a Abs. 1 UStG weiter, mit dem Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“; nur die Angabe der USt-IdNrn. entfällt (§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG). Rechnungskit druckt den Hinweis dann mit. Bei bezogenen ausländischen sonstigen Leistungen kann § 13b UStG den Kleinunternehmer selbst zum Steuerschuldner machen. Dieser Einkaufsfall bleibt bewusst bei der Eingangsbeleg- und Steuerbuchhaltung und wird von Rechnungskit derzeit nicht automatisch beurteilt.

Phase 2: die Umsatzgrenzen, ohne Schrecken

Kleinunternehmer bleibst du, solange dein Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG). Lag das Vorjahr über 25.000 Euro, gilt ab dem 1. Januar die Regelbesteuerung. Seit 2025 wirkt außerdem das Überschreiten der 100.000 Euro sofort: Schon der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, ist nicht mehr steuerfrei (Abschnitt 19.1 Abs. 2 UStAE), mitten im Jahr, mitten im Tagesgeschäft. Ab diesem Moment brauchen deine Rechnungen Steuerausweis, korrekte Steuersätze und alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG.

Den laufenden Jahresumsatz behältst du selbst oder mit deiner Steuerkanzlei im Blick. Eine automatische Warnung vor der Grenze gibt Rechnungskit derzeit nicht aus. Der Wechsel selbst ist eine Einstellung, kein Systemwechsel: Ab dem Stichtag laufen alle Rechnungen mit Steuerausweis, der Nummernkreis läuft einfach weiter, das Archiv bleibt dasselbe. Kein neues Tool suchen, keine Übergangswochen mit falschen Belegen.

Für wen das gedacht ist

Für Gründer und Nebenprojekte, die klein starten, aber wachsen wollen: der Onlineshop im ersten Jahr, das digitale Produkt, das gerade Fahrt aufnimmt. Wer absehbar unter der Grenze bleibt und nur drei Rechnungen im Monat schreibt, braucht Rechnungskit nicht. Wer wächst, will den Wechsel nicht dem Zufall überlassen.