# XRechnung einfach erklärt: Format, Pflicht, Unterschied zu ZUGFeRD

> Die XRechnung ist ein rein maschinenlesbares E-Rechnungsformat: eine XML-Datei nach der europäischen Norm EN 16931, ohne PDF-Anteil. Sie ist der Standard für Rechnungen an deutsche Behörden und öffentliche Auftraggeber. Lieferanten des Bundes müssen seit dem 27. November 2020 elektronisch abrechnen, grundsätzlich im Standard XRechnung (§ 3 Abs. 1 und § 4 Abs. 1 ERechV).

Von Christian Häfner · Veröffentlicht am 13.07.2026 · Aktualisiert am 03.10.2026

Quelle: https://rechnungskit.de/wissen/xrechnung

## XRechnung vs. ZUGFeRD: der Unterschied in einem Satz {#unterschied}

Eine XRechnung ist nur XML, ein [ZUGFeRD-Beleg](https://rechnungskit.de/wissen/zugferd) ist ein PDF mit eingebettetem XML. Beide erfüllen dieselbe Norm (EN 16931), beide gelten als E-Rechnung im Sinne der [E-Rechnungspflicht](https://rechnungskit.de/wissen/e-rechnung-pflicht), ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL ([Abschnitt 14.1 Abs. 13 und 14 UStAE](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Standardartikel/Themen/Steuern/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/umsatzsteuer-anwendungserlass-aktuell.html)). Der praktische Unterschied: Eine XRechnung kann kein Mensch ohne Software lesen, ein ZUGFeRD-Hybrid sieht für den Empfänger aus wie eine normale PDF-Rechnung.

## Wer braucht wirklich eine XRechnung? {#wer-braucht}

Für die meisten Onlineshops: fast niemand. Relevant wird die XRechnung, wenn du an öffentliche Auftraggeber fakturierst (Behörden, Kommunen, öffentliche Einrichtungen), also im B2G-Geschäft. Für Aufträge des Bundes schreibt die E-Rechnungsverordnung seit dem 27. November 2020 die elektronische Rechnung vor ([§ 3 Abs. 1 ERechV](https://www.gesetze-im-internet.de/erechv/__3.html), [§ 11 Abs. 3 ERechV](https://www.gesetze-im-internet.de/erechv/__11.html)). Zu verwenden ist grundsätzlich der Standard XRechnung, ein anderer Standard ist zulässig, wenn er der EN 16931 entspricht ([§ 4 Abs. 1 ERechV](https://www.gesetze-im-internet.de/erechv/__4.html)). Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen nach Direktaufträgen bis 1.000 Euro ([§ 3 Abs. 3 ERechV](https://www.gesetze-im-internet.de/erechv/__3.html)). Eingereicht wird über ein Verwaltungsportal wie die ZRE oder OZG-RE ([§ 4 Abs. 3 ERechV](https://www.gesetze-im-internet.de/erechv/__4.html)), mit einer Leitweg-ID als Empfängeradresse. Länder und Kommunen haben eigene Regeln; was dein Auftraggeber verlangt, steht meist in der Bestellung.

Im B2B-Geschäft zwischen Unternehmen erfüllt ZUGFeRD dieselbe gesetzliche Anforderung ([Abschnitt 14.1 Abs. 14 UStAE](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Standardartikel/Themen/Steuern/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/umsatzsteuer-anwendungserlass-aktuell.html)), mit dem Vorteil, dass private und geschäftliche Empfänger denselben Beleg lesen können.

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<div class="rk-fig-eyebrow">Vergleich · gleiche Norm, zwei Formate</div>
<div class="rk-fig-title" id="xr-fig-vergleich">XRechnung oder ZUGFeRD: Was beim Empfänger ankommt</div>
</div>
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<div class="rk-fig-inv">
<div class="rk-fig-inv-head"><span>XRechnung</span><span>B2G</span></div>
<div class="rk-fig-row"><span class="rk-fig-row-label">Format</span><span>Nur XML</span></div>
<div class="rk-fig-row"><span class="rk-fig-row-label">Norm</span><span><span class="rk-fig-mono">EN 16931</span></span></div>
<div class="rk-fig-row"><span class="rk-fig-row-label">Ohne Software lesbar</span><span>Nein <span class="rk-fig-note">Viewer oder Software nötig</span></span></div>
<div class="rk-fig-row"><span class="rk-fig-row-label">Typischer Empfänger</span><span>Behörden, Kommunen, öffentliche Einrichtungen</span></div>
<div class="rk-fig-row"><span class="rk-fig-row-label">Empfängeradresse</span><span>Leitweg-ID</span></div>
</div>
<div class="rk-fig-inv">
<div class="rk-fig-inv-head"><span>ZUGFeRD</span><span>B2B und B2C</span></div>
<div class="rk-fig-row"><span class="rk-fig-row-label">Format</span><span>PDF mit eingebettetem XML</span></div>
<div class="rk-fig-row"><span class="rk-fig-row-label">Norm</span><span><span class="rk-fig-mono">EN 16931</span></span></div>
<div class="rk-fig-row"><span class="rk-fig-row-label">Ohne Software lesbar</span><span>Ja <span class="rk-fig-note">wie eine normale PDF-Rechnung</span></span></div>
<div class="rk-fig-row"><span class="rk-fig-row-label">Typischer Empfänger</span><span>Unternehmen und Privatkunden</span></div>
</div>
</div>
</div>
<figcaption>Beide gelten als E-Rechnung. Ein Ausdruck oder Screenshot einer XRechnung ist dagegen keine E-Rechnung.</figcaption>
</figure>

## Was eine XRechnung enthalten muss {#inhalt}

Neben allen Pflichtangaben nach [§ 14 Abs. 4 UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html) verlangt die E-Rechnungsverordnung bei Rechnungen an den Bund unter anderem die [Leitweg-ID](https://rechnungskit.de/wissen/leitweg-id), die Bankverbindung, die Zahlungsbedingungen und eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers ([§ 5 Abs. 1 ERechV](https://www.gesetze-im-internet.de/erechv/__5.html)). In der XRechnung steht die Leitweg-ID als Käuferreferenz, dazu kommen maschinenlesbare Positions- und Steuerdaten. Das Portal prüft jede Rechnung automatisch auf formale Fehler und lehnt fehlerhafte ab ([§ 4 Abs. 3 ERechV](https://www.gesetze-im-internet.de/erechv/__4.html)), ohne dass ein Mensch sie je gesehen hat.

## Wie Rechnungskit damit umgeht {#rechnungskit}

Rechnungskit erstellt Standardrechnungen als ZUGFeRD 2.5 nach EN 16931. Eine zulässige [Kleinbetragsrechnung](https://rechnungskit.de/wissen/kleinbetragsrechnung) ohne Empfängeranschrift bleibt dagegen bewusst ein reduzierter PDF/A-Beleg und erhält keinen fingierten XML-Empfänger.

Für öffentliche Auftraggeber entsteht die XRechnung 3.0 automatisch: Du hinterlegst beim Kunden seine Leitweg-ID, und alle weiteren Rechnungen an diesen Kunden werden als XRechnung-XML erzeugt, gegen die KoSIT-Regeln geprüft, archiviert und per E-Mail zusammen mit einer PDF-Lesefassung verschickt. Im Rechnungskit-Checkout und per API kann die Leitweg-ID auch direkt mit der Bestellung übergeben werden. Die Zustellung über PEPPOL übernimmt Rechnungskit nicht; das XML lädst du bei Bedarf in Portalen wie ZRE oder OZG-RE hoch. Wie der automatische Weg heute aussieht, zeigt die Seite [E-Rechnung erstellen](https://rechnungskit.de/loesung/e-rechnung-erstellen), alle Funktionen im Überblick die Seite [E-Rechnung Software](https://rechnungskit.de/loesung/e-rechnung-software).

## Häufige Fragen

### Ist eine XRechnung „besser“ als ZUGFeRD?

Nein, beide erfüllen dieselbe Norm. Gegenüber dem Bund ist XRechnung der Regelstandard, andere Standards nach EN 16931 sind dort aber ebenfalls zulässig ([§ 4 Abs. 1 ERechV](https://www.gesetze-im-internet.de/erechv/__4.html)). Im B2B und B2C ist ZUGFeRD praktischer, weil der Beleg lesbar bleibt.

### Kann ich eine XRechnung einfach als PDF ausdrucken?

Nein. Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Ein Ausdruck oder Screenshot ist keine E-Rechnung, denn die muss in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden ([§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html)). Zum Lesen brauchst du einen Viewer oder eine Software, die das XML darstellt.

### Muss mein Onlineshop XRechnungen versenden können?

Nur wenn du an öffentliche Auftraggeber verkaufst. Für alle anderen Fälle genügt ZUGFeRD, das Rechnungskit standardmäßig für jede Rechnung erzeugt.

## Quellen

- [§§ 3 bis 5 E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV)](https://www.gesetze-im-internet.de/erechv/__4.html)
- [§ 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen)](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html)
- [Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 14.1 Abs. 13 und 14 (aktuelle Fassung)](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Standardartikel/Themen/Steuern/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/umsatzsteuer-anwendungserlass-aktuell.html)
- [KoSIT - Standard XRechnung](https://www.xoev.de/die_standards/xrechnung-16828)
- [EN 16931 (Europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung)](https://ec.europa.eu/digital-building-blocks/sites/display/DIGITAL/eInvoicing)