# XRechnung oder ZUGFeRD? Der Unterschied und wer welches Format bekommt

> XRechnung und ZUGFeRD erfüllen beide die europäische Norm EN 16931 und gelten beide als E-Rechnung nach § 14 UStG. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei, die nur Software lesen kann. ZUGFeRD ist eine PDF mit eingebettetem XML, die für Menschen wie eine normale Rechnung aussieht. Behörden und öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel XRechnung mit Leitweg-ID. Zwischen Unternehmen sind beide zulässig, welches Format genutzt wird, vereinbaren die Vertragsparteien.

Von Christian Häfner · Veröffentlicht am 20.10.2026

Quelle: https://rechnungskit.de/wissen/xrechnung-oder-zugferd

## Der Unterschied in zwei Sätzen {#unterschied}

Eine [XRechnung](https://rechnungskit.de/wissen/xrechnung) ist eine XML-Datei und sonst nichts. Eine [ZUGFeRD-Rechnung](https://rechnungskit.de/wissen/zugferd) ist eine PDF, in der dieselbe Art von XML-Datei steckt.

Inhaltlich folgen beide der europäischen Norm EN 16931. Beide sind deshalb eine E-Rechnung im Sinne von [§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html), und die Finanzverwaltung nennt beide ausdrücklich als zulässige Formate ([Abschnitt 14.1 Abs. 12 bis 14 UStAE](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2025-10-15-einfuehrung-obligatorische-e-rechnung.pdf?__blob=publicationFile&v=5)). Ob XRechnung oder ZUGFeRD, entscheidet sich deshalb am Empfänger: wer die Rechnung bekommt und wie er sie verarbeitet.

<figure class="rk-fig" aria-labelledby="xz-fig-pair">
<div class="rk-fig-head">
<div class="rk-fig-eyebrow">Gleiche Norm EN 16931 · zwei Verpackungen</div>
<div class="rk-fig-title" id="xz-fig-pair">Was der Empfänger in der Hand hat</div>
</div>
<div class="rk-fig-body">
<div class="rk-fig-pair">
<div class="rk-fig-inv">
<div class="rk-fig-inv-head"><span>XRechnung</span><span class="rk-fig-chip is-neutral">reines XML</span></div>
<div class="rk-fig-row"><span class="rk-fig-row-label">Datei</span><span class="rk-fig-mono">rechnung.xml</span></div>
<div class="rk-fig-row"><span class="rk-fig-row-label">Syntax</span><span>UBL oder CII</span></div>
<div class="rk-fig-row"><span class="rk-fig-row-label">Mensch liest</span><span>nur mit Viewer</span></div>
<div class="rk-fig-row"><span class="rk-fig-row-label">Typischer Empfänger</span><span>Behörde, öffentlicher Auftraggeber</span></div>
<div class="rk-fig-row"><span class="rk-fig-row-label">Leitweg-ID</span><span>Pflichtfeld (BT-10)</span></div>
</div>
<div class="rk-fig-inv">
<div class="rk-fig-inv-head"><span>ZUGFeRD</span><span class="rk-fig-chip is-neutral">PDF mit XML</span></div>
<div class="rk-fig-row"><span class="rk-fig-row-label">Datei</span><span class="rk-fig-mono">rechnung.pdf</span></div>
<div class="rk-fig-row"><span class="rk-fig-row-label">Syntax</span><span>PDF/A-3 mit CII-XML</span></div>
<div class="rk-fig-row"><span class="rk-fig-row-label">Mensch liest</span><span>mit jedem PDF-Programm</span></div>
<div class="rk-fig-row"><span class="rk-fig-row-label">Typischer Empfänger</span><span>Firmenkunde, Privatkunde</span></div>
<div class="rk-fig-row"><span class="rk-fig-row-label">Leitweg-ID</span><span>optional</span></div>
</div>
</div>
</div>
<figcaption>Beide Formate gelten als E-Rechnung. Bei ZUGFeRD ist der XML-Teil maßgeblich, die PDF ist die Lesefassung für Menschen.</figcaption>
</figure>

## XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich {#vergleich}

| | XRechnung | ZUGFeRD (ab 2.0.1, Profil EN 16931) |
| --- | --- | --- |
| Aufbau | reine XML-Datei | PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei |
| XML-Syntax | UBL oder UN/CEFACT CII | UN/CEFACT CII |
| Herausgeber | KoSIT im Auftrag von Bund und Ländern | FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland), identisch mit dem französischen Factur-X |
| Für Menschen lesbar | nur mit Viewer oder Software | ja, wie eine normale PDF |
| E-Rechnung nach § 14 UStG | ja | ja, außer Profile MINIMUM und BASIC-WL |
| Leitweg-ID | Pflicht (Käuferreferenz BT-10) | möglich, aber nicht verlangt |
| Typischer Einsatz | Rechnungen an Behörden (B2G) | Rechnungen an Unternehmen (B2B) und Privatkunden (B2C) |
| Was bei Abweichungen gilt | es gibt nur das XML | der XML-Teil geht der PDF vor |

Der letzte Punkt wird oft übersehen. Bei einem hybriden Format bilden die Daten im strukturierten Teil den führenden Teil, und bei Abweichungen gehen sie der Bilddatei vor ([Abschnitt 14.4 Abs. 3 UStAE](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2025-10-15-einfuehrung-obligatorische-e-rechnung.pdf?__blob=publicationFile&v=5)). Eine ZUGFeRD-Rechnung, deren PDF etwas anderes zeigt als das XML, ist also nach dem XML zu lesen. Wer PDF und XML von Hand zusammenbaut, sollte das wissen.

## Wer eine XRechnung verlangt {#behoerden}

Die XRechnung kommt aus dem öffentlichen Auftragswesen. Lieferanten des Bundes müssen ihre Rechnungen elektronisch stellen ([§ 3 Abs. 1 ERechV](https://www.gesetze-im-internet.de/erechv/__3.html)), und zwar grundsätzlich im Standard XRechnung. Andere Standards nach EN 16931 lässt die Verordnung zu ([§ 4 Abs. 1 ERechV](https://www.gesetze-im-internet.de/erechv/__4.html)). Zu den Pflichtangaben gehört die [Leitweg-ID](https://rechnungskit.de/wissen/leitweg-id) des Auftraggebers ([§ 5 Abs. 1 Nr. 1 ERechV](https://www.gesetze-im-internet.de/erechv/__5.html)), die in der XRechnung im Feld Käuferreferenz (BT-10) steht.

Eingereicht wird über ein Rechnungseingangsportal. Die Bundesverwaltung empfängt E-Rechnungen seit September 2025 über die zentrale Plattform OZG-RE, in der die frühere ZRE aufgegangen ist. Übertragen lässt sich per Upload, Peppol, E-Mail oder über ein Eingabeformular im Portal ([E-Rechnung Bund, Übertragungskanäle](https://e-rechnung-bund.de/ubertragungskanale)). Länder und Kommunen haben eigene Regeln und teils eigene Portale.

Für dich heißt das: Sobald ein Auftraggeber dir eine Leitweg-ID nennt, ist XRechnung die sichere Wahl. Ob das Portal auch ZUGFeRD annimmt, hängt vom Portal ab. Darauf solltest du dich nicht verlassen, ohne nachzufragen.

## Zwischen Unternehmen gelten beide {#b2b}

Seit dem 1. Januar 2025 ist eine Rechnung zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich als E-Rechnung auszustellen. Für den Versand gelten Übergangsfristen bis Ende 2027 ([§ 27 Abs. 38 UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html)), Details stehen auf der Seite zur [E-Rechnungspflicht](https://rechnungskit.de/wissen/e-rechnung-pflicht). Welches Format die E-Rechnung hat, schreibt das Gesetz nicht vor. Es verlangt nur die Norm EN 16931 oder ein vereinbartes Format, aus dem sich die Pflichtangaben verlustfrei herauslesen lassen ([§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html)).

Die Finanzverwaltung sagt es deutlich: Welches zulässige Format verwendet wird, ist eine zivilrechtliche Frage, die die Vertragsparteien unter sich klären ([Abschnitt 14.1 Abs. 12 Satz 5 UStAE](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2025-10-15-einfuehrung-obligatorische-e-rechnung.pdf?__blob=publicationFile&v=5)). Du darfst einem Geschäftskunden also eine XRechnung schicken, und du darfst ihm eine ZUGFeRD-Rechnung schicken. Beide erfüllen die Pflicht.

In der Praxis setzt sich im B2B oft ZUGFeRD durch. Der Grund ist banal: Die Buchhaltung des Kunden liest das XML automatisch ein, und wer die Rechnung nur kurz prüfen will, öffnet sie wie jede andere PDF. Eine XRechnung landet bei Empfängern ohne passende Software dagegen als unlesbare Datei im Postfach. Seit 2025 müssen zwar alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ein bequemer Viewer ist damit aber nicht überall vorhanden.

## Das ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG {#profil-xrechnung}

ZUGFeRD kennt mehrere Profile, also Stufen, wie viele Daten im XML stehen. MINIMUM und BASIC-WL reichen für eine E-Rechnung nicht, denn ihnen fehlen unter anderem die einzelnen Rechnungspositionen ([Abschnitt 14.1 Abs. 14 UStAE](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2025-10-15-einfuehrung-obligatorische-e-rechnung.pdf?__blob=publicationFile&v=5)). BASIC, EN 16931 und EXTENDED genügen. Daneben gibt es das Profil XRECHNUNG: Das eingebettete XML folgt dann den deutschen XRechnung-Regeln der KoSIT, inklusive Pflicht zur Käuferreferenz.

Das Profil schließt die Lücke zwischen beiden Welten. Der Empfänger bekommt eine lesbare PDF, und das XML darin erfüllt die strengeren XRechnung-Regeln. Ob ein Behördenportal eine solche Datei annimmt, ist trotzdem eine Frage an den Auftraggeber. Viele Portale erwarten die reine XML-Datei.

<figure class="rk-fig" aria-labelledby="xz-fig-profile">
<div class="rk-fig-head">
<div class="rk-fig-eyebrow">ZUGFeRD-Profile · Abschnitt 14.1 Abs. 14 UStAE</div>
<div class="rk-fig-title" id="xz-fig-profile">Welches Profil ist eine E-Rechnung?</div>
</div>
<div class="rk-fig-body">
<div class="rk-fig-checks">
<div class="rk-fig-check is-bad"><div class="rk-fig-check-if"><strong>MINIMUM und BASIC-WL</strong><span>Im XML fehlen unter anderem die Rechnungspositionen</span></div><span class="rk-fig-chip is-bad"><svg class="rk-fig-ico" viewBox="0 0 24 24" fill="none" aria-hidden="true" focusable="false"><circle cx="12" cy="12" r="10" fill="currentColor"/><path d="M8.5 8.5l7 7M15.5 8.5l-7 7" stroke="#fff" stroke-width="2.2" stroke-linecap="round"/></svg>Keine E-Rechnung</span></div>
<div class="rk-fig-check is-ok"><div class="rk-fig-check-if"><strong>BASIC, EN 16931 und EXTENDED</strong><span>Genügen für eine E-Rechnung, Rechnungskit nutzt EN 16931</span></div><span class="rk-fig-chip is-ok"><svg class="rk-fig-ico" viewBox="0 0 24 24" fill="none" aria-hidden="true" focusable="false"><circle cx="12" cy="12" r="10" fill="currentColor"/><path d="M7.5 12.5l3 3 6-6.5" stroke="#fff" stroke-width="2.2" stroke-linecap="round" stroke-linejoin="round"/></svg>E-Rechnung</span></div>
<div class="rk-fig-check is-ok"><div class="rk-fig-check-if"><strong>XRECHNUNG</strong><span>Lesbare PDF, das XML darin folgt den XRechnung-Regeln der KoSIT samt Käuferreferenz</span></div><span class="rk-fig-chip is-ok"><svg class="rk-fig-ico" viewBox="0 0 24 24" fill="none" aria-hidden="true" focusable="false"><circle cx="12" cy="12" r="10" fill="currentColor"/><path d="M7.5 12.5l3 3 6-6.5" stroke="#fff" stroke-width="2.2" stroke-linecap="round" stroke-linejoin="round"/></svg>E-Rechnung</span></div>
</div>
</div>
<figcaption>Ob ein Behördenportal eine ZUGFeRD-Datei im Profil XRECHNUNG annimmt, klärst du vorher mit dem Auftraggeber.</figcaption>
</figure>

## Welches Format du wem schickst {#entscheidung}

<figure class="rk-fig" aria-labelledby="xz-fig-wer">
<div class="rk-fig-head">
<div class="rk-fig-eyebrow">Entscheidung nach Empfänger</div>
<div class="rk-fig-title" id="xz-fig-wer">Wer bekommt welches Format?</div>
</div>
<div class="rk-fig-body">
<div class="rk-fig-tree-root"><span class="rk-fig-flow-label">Erste Frage</span><strong>Wer ist der Empfänger?</strong></div>
<ul class="rk-fig-tree is-4">
<li><span class="rk-fig-tree-if">Behörde oder öffentlicher Auftraggeber</span><span class="rk-fig-note">Hat dir eine Leitweg-ID genannt. Sie gehört in BT-10, eingereicht wird über sein Portal.</span><span class="rk-fig-tree-then">Format <span class="rk-fig-chip is-neutral">XRechnung</span></span></li>
<li><span class="rk-fig-tree-if">Unternehmen in Deutschland</span><span class="rk-fig-note">Beide Formate zulässig. ZUGFeRD lesen Mensch und Software, wünscht der Kunde XRechnung, geht auch das.</span><span class="rk-fig-tree-then">Format <span class="rk-fig-chip is-neutral">ZUGFeRD oder XRechnung</span></span></li>
<li><span class="rk-fig-tree-if">Privatkunde</span><span class="rk-fig-note">Keine E-Rechnungspflicht. Eine ZUGFeRD-PDF öffnet er wie jede andere PDF.</span><span class="rk-fig-tree-then">Format <span class="rk-fig-chip is-neutral">PDF oder ZUGFeRD</span></span></li>
<li><span class="rk-fig-tree-if">Unternehmen im EU-Ausland</span><span class="rk-fig-note">Die deutsche Pflicht gilt nur unter inländischen Unternehmen. In Frankreich heißt ZUGFeRD Factur-X.</span><span class="rk-fig-tree-then">Format <span class="rk-fig-chip is-neutral">ZUGFeRD</span></span></li>
</ul>
</div>
<figcaption>Die Empfehlung gilt, solange der Kunde nichts anderes vorgibt. Ein Format, das ihr vertraglich vereinbart, geht vor.</figcaption>
</figure>

Für einen Onlineshop oder ein SaaS-Geschäft heißt das meistens: ZUGFeRD als Standard für alle, XRechnung nur für die wenigen Kunden aus der öffentlichen Hand. Bei Privatkunden ist eine E-Rechnung nicht vorgeschrieben ([§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html)), eine ZUGFeRD-PDF schadet aber nicht, weil der Kunde sie wie eine gewöhnliche PDF liest. Mehr dazu steht auf der Seite [E-Rechnung an Privatkunden](https://rechnungskit.de/wissen/e-rechnung-b2c).

## Wie Rechnungskit das Format wählt {#rechnungskit}

Rechnungskit erstellt jede Rechnung als ZUGFeRD 2.5 im Profil EN 16931: eine PDF/A-3 mit eingebettetem XML, vor dem Ausstellen gegen die Norm und die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG geprüft. Eine Einstellung musst du dafür nicht setzen. An jeder Rechnung zeigt die App das Format und bietet PDF und XML getrennt zum Download an.

![Rechnungskit, Rechnung SN-2026-1047 aus einem Abo: links die Vorschau mit Leistungszeitraum 04.10.2026 bis 04.11.2026, zwei Positionen und Gesamtbetrag 21,00 €, unten der Vermerk „E-Rechnung: Enthält strukturierte Rechnungsdaten nach ZUGFeRD 2.5 (EN 16931)“. Rechts „ZUGFeRD 2.5 · Archiviertes Dokument, Hybrid: PDF/A-3 mit eingebettetem XML (EN 16931)“, „Unveränderbar gesperrt bis 01.01.2035“, die Buttons „PDF herunterladen“ und „XML herunterladen“ und der Statusverlauf mit „Erzeugt“ und „Archiviert (GoBD)“](https://rechnungskit.de/docs/e-rechnung/e-rechnung-in-der-app.webp "1500x1800")

Hinterlegst du bei einem Kunden eine Leitweg-ID, entstehen seine künftigen Rechnungen automatisch als XRechnung 3.0. Der Kunde bekommt die XML-Datei als Anhang der Rechnungs-Mail und dazu eine PDF als Lesefassung. Alle anderen Kunden bleiben bei ZUGFeRD, bereits erstellte Belege ändern sich nicht. Die XRechnung verlangt eine Telefonnummer des Rechnungsstellers (Regel BR-DE-6). Fehlt sie in deinen Einstellungen, hält Rechnungskit die Rechnung als Aufgabe an, statt sie unvollständig auszustellen.

Eine Grenze gibt es: Rechnungskit ist nicht an Peppol angebunden und reicht nichts in Behördenportale ein. Die XML-Datei lädst du im Portal des Auftraggebers hoch oder schickst sie auf dem Weg, den er vorgibt. Wie die Formate in der Software zusammenspielen, zeigt die Funktionsseite [E-Rechnung](https://rechnungskit.de/funktionen/e-rechnung).

## Häufige Fragen

### Ist XRechnung besser als ZUGFeRD?

Nein. Beide setzen dieselbe Norm um und gelten als E-Rechnung ([Abschnitt 14.1 Abs. 12 bis 14 UStAE](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2025-10-15-einfuehrung-obligatorische-e-rechnung.pdf?__blob=publicationFile&v=5)). XRechnung ist bei Behörden der Regelstandard, ZUGFeRD ist praktischer, wenn auch Menschen die Rechnung lesen sollen.

### Darf ich einem Geschäftskunden eine XRechnung schicken?

Ja. Die XRechnung entspricht der EN 16931 und damit § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG. Welches zulässige Format ihr nutzt, ist laut Finanzverwaltung eine Frage zwischen dir und deinem Kunden. Viele Geschäftskunden bevorzugen ZUGFeRD, weil sie die Rechnung ohne Viewer öffnen können.

### Nimmt eine Behörde auch ZUGFeRD an?

Manchmal. Der Bund schreibt grundsätzlich XRechnung vor, lässt aber andere Standards nach EN 16931 zu ([§ 4 Abs. 1 ERechV](https://www.gesetze-im-internet.de/erechv/__4.html)). Länder und Kommunen regeln das selbst. Frag im Zweifel beim Auftraggeber nach, bevor du eine Rechnung einreichst.

### Was gilt, wenn PDF und XML in einer ZUGFeRD-Rechnung voneinander abweichen?

Dann zählt das XML. Bei einem hybriden Format bilden die Daten im strukturierten Teil den führenden Teil, bei Abweichungen gehen sie dem Bildteil vor ([Abschnitt 14.4 Abs. 3 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2025-10-15-einfuehrung-obligatorische-e-rechnung.pdf?__blob=publicationFile&v=5)).

### Gelten alle ZUGFeRD-Profile als E-Rechnung?

Nein. ZUGFeRD zählt ab Version 2.0.1 als E-Rechnung, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL ([Abschnitt 14.1 Abs. 14 UStAE](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2025-10-15-einfuehrung-obligatorische-e-rechnung.pdf?__blob=publicationFile&v=5)). Diese beiden enthalten nicht alle Pflichtangaben einer Rechnung.

## Quellen

- [§ 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen)](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html)
- [§ 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregeln E-Rechnung)](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html)
- [BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung (Abschnitte 14.1 und 14.4 UStAE)](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2025-10-15-einfuehrung-obligatorische-e-rechnung.pdf?__blob=publicationFile&v=5)
- [§§ 3 bis 5 E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV)](https://www.gesetze-im-internet.de/erechv/__4.html)
- [E-Rechnung Bund: Übertragungskanäle zur OZG-RE](https://e-rechnung-bund.de/ubertragungskanale)
- [KoSIT - Standard XRechnung](https://www.xoev.de/die_standards/xrechnung-16828)