# PayPal in DATEV: einrichten, buchen und Belege für die Steuerkanzlei

> In DATEV kommt PayPal auf zwei Wegen an. DATEV selbst bietet den Zahlungsdatenservice für PayPal: Das PayPal-Konto wird im Rechnungswesen-Programm ähnlich wie ein Bankkonto angelegt, die Umsätze kommen täglich und werden offenen Posten zugeordnet. Alternativ liefert eine Rechnungssoftware Zahlungen, Gebühren und Abhebungen als fertigen Buchungsstapel. Gebucht wird über ein eigenes Konto für PayPal: die Zahlung gegen den Debitor, die Gebühr als Nebenkosten des Geldverkehrs, die Abhebung als Umbuchung auf die Bank. PayPal-Gebühren werden überwiegend als steuerfreie Leistung im Zahlungsverkehr behandelt.

Von Christian Häfner · Veröffentlicht am 03.11.2026

Quelle: https://rechnungskit.de/wissen/paypal-datev

PayPal ist für viele Shops der zweitwichtigste Zahlungsweg nach der Karte, und für die Buchhaltung oft der unübersichtlichste. Das Geld bleibt auf dem PayPal-Konto, bis es abgehoben wird. Daneben laufen über dasselbe Konto Einkäufe, Erstattungen und Zahlungen, die mit dem Shop nichts zu tun haben. Dieser Artikel zeigt, wie PayPal in DATEV kommt und wie es gebucht wird.

## Wege nach DATEV {#wege}

<figure class="rk-fig" aria-labelledby="pd-fig-wege">
<div class="rk-fig-head">
<div class="rk-fig-eyebrow">Vergleich · PayPal nach DATEV</div>
<div class="rk-fig-title" id="pd-fig-wege">Woher kommen die Buchungen?</div>
</div>
<div class="rk-fig-cases">
<div class="rk-fig-case">
<div class="rk-fig-case-title">Zahlungsdatenservice von DATEV</div>
<div class="rk-fig-case-ex">PayPal-Umsätze kommen täglich ins Rechnungswesen-Programm, ähnlich wie Bankumsätze, und werden offenen Posten zugeordnet.</div>
<div class="rk-fig-result"><span class="rk-fig-result-label">Voraussetzung</span><span class="rk-fig-result-value">Rechnungen schon gebucht</span></div>
</div>
<div class="rk-fig-case">
<div class="rk-fig-case-title">Buchungsstapel aus der Rechnungssoftware</div>
<div class="rk-fig-case-ex">Die Software, die die Rechnungen schreibt, liefert Zahlungen, Gebühren und Abhebungen fertig gebucht, mit Beleg.</div>
<div class="rk-fig-result"><span class="rk-fig-result-label">Voraussetzung</span><span class="rk-fig-result-value">Software kennt PayPal</span></div>
</div>
<div class="rk-fig-case">
<div class="rk-fig-case-title">Von Hand</div>
<div class="rk-fig-case-ex">Die Steuerkanzlei bucht aus den PayPal-Berichten. Bei wenigen Zahlungen machbar.</div>
<div class="rk-fig-result"><span class="rk-fig-result-label">Voraussetzung</span><span class="rk-fig-result-value">Berichte je Monat</span></div>
</div>
</div>
<figcaption>In allen drei Fällen braucht jede Buchung einen Beleg. Für Verkäufe ist das die Rechnung, für Gebühren und Abhebungen eine Abrechnung oder ein Eigenbeleg.</figcaption>
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## Den Zahlungsdatenservice für PayPal einrichten {#einrichten}

DATEV bietet mit dem Zahlungsdatenservice für PayPal eine eigene Verbindung an. Laut DATEV wird das PayPal-Konto im Rechnungswesen-Programm ähnlich wie ein Bankkonto angelegt. Die Umsätze stehen täglich in der DATEV-Cloud bereit und werden wie elektronische Bankumsätze offenen Posten zugeordnet, auch über die Bestellnummer ([DATEV](https://www.datev.de/web/de/unternehmen/loesungen/rechnungswesen/mahnen-und-zahlen/zahlungsdaten-von-paypal-und-amazon-verarbeiten), [DATEV-Shop](https://www.datev.de/web/de/datev-shop/20494-zahlungsdatenservice/)). Inzwischen fasst DATEV solche Verbindungen unter dem [Datenservice Zahlungsdienstleister](https://www.datev.de/web/de/shop/produkt-details/datev-datenservice-zahlungsdienstleister-20499) zusammen, der auch Klarna, Mollie, Shopify und Stripe kennt.

In der Praxis heißt das:

1. Im DATEV-Rechnungswesen, meist bei deiner Steuerkanzlei, wird der Dienst eingerichtet und das PayPal-Konto angelegt.
2. Du gibst den Zugriff in deinem PayPal-Geschäftskonto frei.
3. Ab dann kommen die PayPal-Umsätze laufend in DATEV an und werden den offenen Rechnungen zugeordnet.

Der Dienst löst die Zahlungsseite. Die Rechnungen selbst schreibt er nicht. Diese müssen vorher als offene Posten gebucht sein, sonst findet die Zahlung keinen Partner. Und die Zuordnung klappt nur, wenn PayPal die Bestellnummer kennt. Bei Shopify steht dort zum Teil ein interner Schlüssel der Checkout-Sitzung statt der Bestellnummer.

## PayPal buchen: Zahlung, Gebühr, Abhebung, Erstattung {#buchen}

Für PayPal führt die Buchhaltung ein eigenes Konto, als Geldtransitkonto oder als Guthabenkonto wie ein Bankkonto. Vier Vorgänge kommen immer wieder vor:

| Vorgang | Buchungssatz | SKR03 | SKR04 |
| --- | --- | --- | --- |
| Zahlung eines Kunden | PayPal-Konto an Debitor | 1362 an 1400 | 1462 an 1200 |
| Gebühr für die Zahlung | Nebenkosten des Geldverkehrs an PayPal-Konto | 4970 an 1362 | 6855 an 1462 |
| Abhebung auf die Bank | Bank an PayPal-Konto | 1200 an 1362 | 1800 an 1462 |
| Erstattung an den Kunden | Debitor an PayPal-Konto | 1400 an 1362 | 1200 an 1462 |

Die Kontonummern sind Beispiele aus dem Geldtransit-Bereich der DATEV-Standardkontenrahmen. Deine Steuerkanzlei kann andere verwenden. Die Erstattung mindert den Erlös nicht selbst. Das übernimmt die Stornorechnung, die dazu gehört.

![Rechnungskit, Auszahlungen, Detailseite einer PayPal-Abhebung über 274,77 € vom 15.10.2026 im Demo-Konto: oben Brutto 284,54 € minus Gebühren 9,77 € gleich Auszahlung 274,77 €, „Abgeglichen“ und „Summen stimmen überein“. Darunter die Positionen: eine Erstattung über −35,00 € „Ungeklärt“ mit dem Knopf „Zuordnen“, „Einbehalte und Freigaben (PayPal)“ über −25,00 €, „Saldo-Übertrag (PayPal)“ über 12,34 €, eine von PayPal zurückgegebene Gebühr über 0,40 €, vier Zahlungen mit Gebühr und „Automatisch“ zugeordnet sowie eine Erstattung über −19,90 € mit „vor Belegstart“](https://rechnungskit.de/docs/zahlungen/paypal-auszahlung-positionen.webp "2064x2014")

Eine Abhebung umfasst alles, was das Guthaben seit der letzten Abhebung bewegt hat: Verkäufe mit Gebühr, Erstattungen, Einbehalte und Freigaben und Beträge, die vorher auf dem Konto lagen. Deshalb passt die Summe selten zu den Verkäufen einer Woche.

## PayPal-Gebühren und Umsatzsteuer {#gebuehren}

PayPal-Gebühren werden überwiegend als steuerfreie Leistung im Zahlungsverkehr nach [§ 4 Nr. 8 Buchst. d UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__4.html) behandelt. Dann fällt auch keine Steuer nach [§ 13b UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__13b.html) an, und das Gebührenkonto bekommt keinen Steuerschlüssel für Reverse Charge. Das unterscheidet PayPal von Stripe oder Mollie, deren Gebühren aus dem EU-Ausland mit Reverse Charge abgerechnet werden. Die Einordnung bestätigt deine Steuerkanzlei.

## Bewegungen ohne Bestellung {#ohne-bestellung}

Über ein PayPal-Konto läuft oft mehr als der Shop: Du bezahlst einen Lieferanten mit PayPal-Guthaben, bekommst eine Erstattung für einen eigenen Einkauf oder Geld von einem anderen PayPal-Konto. Solche Bewegungen haben keine Rechnung im Shop. Damit der Saldo trotzdem stimmt, bucht man sie gegen ein Verrechnungskonto, das die Steuerkanzlei am Monatsende abstimmt und zu dem sie die fehlenden Belege anfordert. Ohne Beleg bleibt die Buchung unvollständig ([GoBD, Rz. 61 ff.](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2019-11-28-GoBD.html)).

## Saldo am Monatsende {#monatsende}

Führt die Steuerkanzlei PayPal wie ein Bankkonto, muss am Monatsende auf ihrem PayPal-Konto derselbe Saldo stehen wie bei PayPal. Weicht er ab, fehlt meist eine Bewegung ohne Bestellung, eine Gebührenkorrektur, ein Einbehalt oder eine Erstattung. Beträge in Fremdwährung und Währungsumrechnungen brauchen eine eigene Klärung.

## PayPal und DATEV mit Rechnungskit {#rechnungskit}

Rechnungskit verbindet sich über eine eigene PayPal-App mit deinem Konto, holt Zahlungen, Erstattungen, Gebühren und Abhebungen ab und ordnet jede Zahlung ihrer Rechnung zu. Bei Shopify liest es dafür die PayPal-Transaktionsnummer aus der Bestellung, wenn PayPal statt der Bestellnummer einen Sitzungsschlüssel trägt.

- Im DATEV-Zahlungsstapel bucht PayPal auf ein eigenes Konto (vorbelegt SKR03 1362, SKR04 1462), die Gebühr je Zahlung am Zahlungstag und ohne Steuerschlüssel.
- Jede Abhebung zerlegt Rechnungskit in ihre Positionen, mit Saldo-Übertrag und Einbehalten.
- Mit dem Schalter für Bewegungen ohne Bestellung bucht der Export auch Einkäufe, Fremdeingänge und PayPals eigene Gebühren gegen ein Verrechnungskonto.
- Im Bereich der Steuerkanzlei gibt es einen Saldenabgleich zum Monatsende und einen PayPal-Kontoauszug als CSV oder PDF.
- Zu jeder Abhebung entsteht ein Auszahlungsbeleg, zu den Gebühren eine Aufstellung, beide als PDF mit Beleglink im DATEV-Paket.

Mehr zur Verbindung steht unter [PayPal-Integration](https://rechnungskit.de/integrationen/paypal), zum Export unter [DATEV-Export](https://rechnungskit.de/funktionen/datev-export). Wie andere Anbieter gebucht werden, zeigt der Ratgeber [Geldtransitkonto](https://rechnungskit.de/wissen/geldtransitkonto).

## Häufige Fragen

### Kann ich PayPal direkt in DATEV Unternehmen online verbinden?

Der Zahlungsdatenservice für PayPal läuft laut DATEV über das Rechnungswesen-Programm: Dort wird das PayPal-Konto ähnlich wie ein Bankkonto angelegt ([DATEV](https://www.datev.de/web/de/unternehmen/loesungen/rechnungswesen/mahnen-und-zahlen/zahlungsdaten-von-paypal-und-amazon-verarbeiten)). Belege wie Rechnungen lädst du weiter über Unternehmen online hoch, siehe [Belege nach DATEV hochladen](https://rechnungskit.de/wissen/datev-belege-hochladen).

### Brauche ich für PayPal Reverse Charge?

In der Regel nicht. PayPal-Gebühren werden überwiegend als steuerfreie Leistung im Zahlungsverkehr nach [§ 4 Nr. 8 Buchst. d UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__4.html) behandelt. Für eine steuerfreie Leistung schuldest du nach § 13b UStG keine Steuer. Lass die Einordnung von deiner Steuerkanzlei bestätigen.

### Welches Konto nehme ich für PayPal?

Ein eigenes Konto nur für PayPal, entweder ein Geldtransitkonto (im DATEV-Standardkontenrahmen ab SKR03 1360 beziehungsweise SKR04 1460) oder ein eigenes Guthabenkonto, das wie ein Bankkonto geführt wird. Welche Variante passt, hängt davon ab, wie viel über PayPal läuft, das nichts mit dem Shop zu tun hat. Mehr unter [Geldtransitkonto](https://rechnungskit.de/wissen/geldtransitkonto).

### Woher bekommt die Steuerkanzlei den PayPal-Saldo?

Aus deinem PayPal-Konto: Dort stehen Saldo und Bewegungen je Zeitraum. Für den Abgleich braucht die Steuerkanzlei den Saldo am Monatsende und die Bewegungen des Monats, damit sie den Stand auf ihrem PayPal-Konto in der Buchhaltung vergleichen kann.

## Quellen

- [DATEV – Zahlungsdaten von PayPal und Amazon verarbeiten](https://www.datev.de/web/de/unternehmen/loesungen/rechnungswesen/mahnen-und-zahlen/zahlungsdaten-von-paypal-und-amazon-verarbeiten)
- [DATEV-Shop – Zahlungsdatenservice für PayPal (Art.-Nr. 20494)](https://www.datev.de/web/de/datev-shop/20494-zahlungsdatenservice/)
- [DATEV – Datenservice Zahlungsdienstleister](https://www.datev.de/web/de/shop/produkt-details/datev-datenservice-zahlungsdienstleister-20499)
- [§ 4 Nr. 8 UStG – Steuerbefreiungen im Geld- und Zahlungsverkehr](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__4.html)
- [§ 13b UStG – Leistungsempfänger als Steuerschuldner](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__13b.html)
- [BMF-Schreiben vom 28.11.2019 – GoBD (Rz. 61 ff., Belegfunktion)](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2019-11-28-GoBD.html)