# E-Rechnung für Kleinunternehmer: Pflichten, Ausnahmen, Grenzen 2026

> Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, auch nicht nach 2027: Ihre Rechnungen dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers als PDF (§ 34a Satz 4 UStDV). Empfangen können musst du E-Rechnungen trotzdem: Diese Pflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen, ausdrücklich auch für Kleinunternehmer (Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE).

Von Christian Häfner · Veröffentlicht am 13.07.2026 · Aktualisiert am 04.10.2026

Quelle: https://rechnungskit.de/wissen/kleinunternehmer-e-rechnung

## Die zwei Seiten der Pflicht, sauber getrennt {#zwei-seiten}

**Ausstellen: dauerhaft befreit.** Du darfst deine Rechnungen weiterhin auf Papier verschicken oder, mit formloser Zustimmung des Empfängers, als einfaches PDF, auch an Geschäftskunden, auch nach 2028 ([§ 34a Satz 4 UStDV](https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__34a.html), [Abschnitt 14.7a Abs. 3 UStAE](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Standardartikel/Themen/Steuern/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/umsatzsteuer-anwendungserlass-aktuell.html)). Pflicht bleibt der Hinweis, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt ([§ 34a Satz 1 Nr. 5 UStDV](https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__34a.html)), etwa: „Steuerfrei nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung)“. Eine umgangssprachliche Formulierung reicht, wenn sie die Steuerbefreiung eindeutig bezeichnet ([Abschnitt 14.7a Abs. 1 UStAE](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Standardartikel/Themen/Steuern/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/umsatzsteuer-anwendungserlass-aktuell.html)).

**Empfangen: seit 2025 verpflichtend.** Schickt dir ein Lieferant eine ZUGFeRD- oder XRechnung, musst du sie annehmen können; das gilt ausdrücklich auch für Kleinunternehmer ([Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Standardartikel/Themen/Steuern/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/umsatzsteuer-anwendungserlass-aktuell.html)). Ein E-Mail-Postfach reicht als Empfangsweg. Aufbewahren musst du die Rechnung acht Jahre ([§ 14b Abs. 1 UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html)), bei einer E-Rechnung mindestens den strukturierten Teil im empfangenen Format ([GoBD Rz. 131](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2025-07-14-GoBD-2-aenderung.html), Fassung vom 14.07.2025).

<figure class="rk-fig" aria-labelledby="ku-fig-seiten">
<div class="rk-fig-head">
<div class="rk-fig-eyebrow">Kurzprüfung · Kleinunternehmer nach § 19 UStG</div>
<div class="rk-fig-title" id="ku-fig-seiten">Bist du von der E-Rechnung befreit?</div>
</div>
<div class="rk-fig-body">
<div class="rk-fig-checks">
<div class="rk-fig-check is-ok"><div class="rk-fig-check-if"><strong>Rechnungen ausstellen</strong><span>Papier bleibt erlaubt, ein einfaches PDF mit Zustimmung des Empfängers, auch an Geschäftskunden und auch nach 2028. Der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG muss draufstehen</span></div><span class="rk-fig-chip is-ok"><svg class="rk-fig-ico" viewBox="0 0 24 24" fill="none" aria-hidden="true" focusable="false"><circle cx="12" cy="12" r="10" fill="currentColor"/><path d="M7.5 12.5l3 3 6-6.5" stroke="#fff" stroke-width="2.2" stroke-linecap="round" stroke-linejoin="round"/></svg>Befreit</span></div>
<div class="rk-fig-check is-bad"><div class="rk-fig-check-if"><strong>Rechnungen empfangen</strong><span>Seit 2025 musst du ZUGFeRD- und XRechnungen von Lieferanten annehmen und acht Jahre im empfangenen Format aufbewahren können</span></div><span class="rk-fig-chip is-bad"><svg class="rk-fig-ico" viewBox="0 0 24 24" fill="none" aria-hidden="true" focusable="false"><circle cx="12" cy="12" r="10" fill="currentColor"/><path d="M8.5 8.5l7 7M15.5 8.5l-7 7" stroke="#fff" stroke-width="2.2" stroke-linecap="round"/></svg>Nicht befreit</span></div>
</div>
</div>
<figcaption>Die Befreiung beim Ausstellen steht in § 34a Satz 4 UStDV, die Empfangspflicht in Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE. Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach.</figcaption>
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## Die neuen Grenzen seit 2025: 25.000 und 100.000 Euro {#grenzen}

Kleinunternehmer bist du, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betrug und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet ([§ 19 Abs. 1 UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__19.html)). Bis Ende 2024 lagen die Grenzen bei 22.000 und 50.000 Euro. Zwei Änderungen haben es in sich:

Erstens zählt für die 100.000-Euro-Grenze der tatsächliche Umsatz, nicht mehr eine Prognose. Zweitens wirkt das Überschreiten sofort: Bereits der Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, ist nicht mehr steuerfrei, mitten im Jahr ([Abschnitt 19.1 Abs. 2 UStAE](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Standardartikel/Themen/Steuern/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/umsatzsteuer-anwendungserlass-aktuell.html)). Alle Umsätze davor bleiben steuerfrei, alle danach laufen in der Regelbesteuerung, inklusive Voranmeldungen und Pflichtangaben nach [§ 14 Abs. 4 UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html).

<figure class="rk-fig" aria-labelledby="ku-fig-grenze">
<div class="rk-fig-head">
<div class="rk-fig-eyebrow">Beispiel · Grenze im laufenden Jahr überschritten</div>
<div class="rk-fig-title" id="ku-fig-grenze">Der Umsatz, der die 100.000 Euro überschreitet, ist bereits steuerpflichtig</div>
</div>
<div class="rk-fig-body">
<ol class="rk-fig-tl">
<li><span class="rk-fig-day">Vorjahr</span><span class="rk-fig-event">Höchstens 25.000 Euro Umsatz</span><span class="rk-fig-note">Du startest als Kleinunternehmer ins Jahr</span></li>
<li><span class="rk-fig-day">Laufendes Jahr</span><span class="rk-fig-event">Umsätze bis zur Grenze</span><span class="rk-fig-note">Bleiben steuerfrei, Rechnung mit Kleinunternehmer-Hinweis</span></li>
<li class="is-key"><span class="rk-fig-day">Mitten im Jahr</span><span class="rk-fig-event">Ein Umsatz überschreitet 100.000 Euro</span><span class="rk-fig-note">Dieser und alle weiteren Umsätze laufen in der Regelbesteuerung</span><span class="rk-fig-chip is-bad"><svg class="rk-fig-ico" viewBox="0 0 24 24" fill="none" aria-hidden="true" focusable="false"><circle cx="12" cy="12" r="10" fill="currentColor"/><path d="M8.5 8.5l7 7M15.5 8.5l-7 7" stroke="#fff" stroke-width="2.2" stroke-linecap="round"/></svg>Nicht mehr befreit</span></li>
</ol>
</div>
<figcaption>Für die 100.000-Euro-Grenze zählt der tatsächliche Umsatz, keine Prognose. Ab dem Wechsel brauchst du Umsatzsteuerausweis, Voranmeldungen und die Pflichtangaben nach § 14 UStG.</figcaption>
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## Der Moment, der viele kalt erwischt: der Wechsel {#wechsel}

Für wachsende Onlineshops ist genau dieser unterjährige Wechsel der kritische Punkt. Von einer Bestellung zur nächsten brauchst du Umsatzsteuerausweis, korrekte Steuersätze je Land und ab den B2B-Fristen 2027/2028 strukturierte E-Rechnungen. Wer erst dann anfängt, ein Rechnungssystem zu suchen, stellt wochenlang falsche Belege aus.

Deshalb lohnt es sich, die Strecke früh aufzusetzen: [Rechnungskit für Kleinunternehmer](https://rechnungskit.de/loesung/kleinunternehmer) begleitet beide Phasen, mit Kleinunternehmer-Hinweis heute und nahtlosem Wechsel in die Regelbesteuerung, sobald du die Grenze überschreitest.

## Reverse Charge bleibt auch für Kleinunternehmer relevant {#reverse-charge}

Die Befreiung nach § 19 UStG gilt nur für Umsätze im Inland. Sie bedeutet nicht, dass jede
grenzüberschreitende Leistung ohne weitere Umsatzsteuerfolgen bleibt. Erbringt ein
Kleinunternehmer eine sonstige Leistung an einen Unternehmer in einem anderen
EU-Mitgliedstaat, liegt der Leistungsort in der Regel dort ([§ 3a Abs. 2 UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__3a.html)),
und die Steuer schuldet der Kunde. Die Rechnung muss dann die Angabe
„Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ tragen ([§ 14a Abs. 1 Satz 1 UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14a.html)),
die USt-IdNummern muss ein Kleinunternehmer dabei nicht angeben, denn [§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__19.html)
nimmt die Pflicht aus § 14a Abs. 1 Satz 3 UStG für ihn aus.
Eine Zusammenfassende Meldung gibt ein Kleinunternehmer nicht ab ([§ 18a Abs. 4 UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__18a.html)).

Auf der Eingangsseite kann der Kleinunternehmer nach [§ 13b UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__13b.html)
selbst Steuerschuldner werden, wenn er eine im Inland steuerpflichtige sonstige Leistung von
einem nicht im Inland ansässigen Unternehmer bezieht. Das gilt auch für Kleinunternehmer
([§ 13b Abs. 5 UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__13b.html), [Abschnitt 19.1 Abs. 1 UStAE](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Standardartikel/Themen/Steuern/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/umsatzsteuer-anwendungserlass-aktuell.html)). Die Steuer
entsteht kraft Gesetzes, ein fehlender Reverse-Charge-Hinweis des Lieferanten ändert daran
nichts.

## Häufige Fragen

### Muss ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnungs-Software kaufen?

Für das Ausstellen nicht. Für den Empfang brauchst du eine Lösung, die eingehende E-Rechnungen lesbar macht. Aufbewahren musst du sie acht Jahre ([§ 14b Abs. 1 UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html)), und zwar im Format, in dem sie angekommen sind ([GoBD Rz. 131](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2025-07-14-GoBD-2-aenderung.html), Fassung vom 14.07.2025).

### Darf ich freiwillig E-Rechnungen ausstellen?

Ja. Eine E-Rechnung darfst du als Kleinunternehmer immer ausstellen, gegenüber inländischen Geschäftskunden auch ohne deren Zustimmung ([Abschnitt 14.7a Abs. 3 UStAE](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Standardartikel/Themen/Steuern/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/umsatzsteuer-anwendungserlass-aktuell.html)). Ein ZUGFeRD-Beleg mit Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG und ohne Steuerausweis wirkt bei Geschäftskunden professioneller als ein einfaches PDF.

### Was gilt bei EU-Verkäufen als Kleinunternehmer?

Seit 2025 kannst du die Kleinunternehmerbefreiung auch in anderen EU-Staaten nutzen, über ein besonderes Meldeverfahren beim BZSt. Voraussetzung ist unter anderem, dass dein Jahresumsatz in der EU 100.000 Euro weder im Vorjahr noch im laufenden Jahr übersteigt ([§ 19a Abs. 1 UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__19a.html)). Ohne dieses Verfahren gelten im Zielland die normalen Regeln, sobald der Umsatz dort steuerbar ist, bei Fernverkäufen etwa ab der 10.000-Euro-Schwelle ([§ 3c Abs. 4 UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__3c.html)). Das ist ein eigenes Thema, sprich es mit deiner Steuerkanzlei durch.

### Muss ein Kleinunternehmer §13b-Umsatzsteuer zahlen?

Ja, bei bestimmten Eingangsleistungen, etwa sonstigen Leistungen von Unternehmern aus dem Ausland. Der Kleinunternehmerstatus ändert an der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nichts ([§ 13b Abs. 5 UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__13b.html), [Abschnitt 19.1 Abs. 1 UStAE](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Standardartikel/Themen/Steuern/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/umsatzsteuer-anwendungserlass-aktuell.html)).

## Quellen

- [§ 19 UStG (Umsatzsteuergesetz)](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__19.html)
- [§ 34a UStDV (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung)](https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__34a.html)
- [§ 19a UStG (Besonderes Meldeverfahren für Kleinunternehmer)](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__19a.html)
- [BMF-Schreiben vom 18.03.2025: Sonderregelung für Kleinunternehmer](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2025-03-18-sonderregelung-kleinunternehmer.html)
- [Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitte 14.1, 14.7a und 19.1 (aktuelle Fassung)](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Standardartikel/Themen/Steuern/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/umsatzsteuer-anwendungserlass-aktuell.html)
- [Bundesfinanzministerium - FAQ zur obligatorischen E-Rechnung](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html)
- [§ 13b UStG – Leistungsempfänger als Steuerschuldner](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__13b.html)