# GoBD einfach erklärt: Grundsätze, Aufbewahrung und Pflichten für Rechnungen > GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 28. November 2019, zuletzt geändert am 14. Juli 2025. Es regelt, wie steuerlich relevante elektronische Unterlagen wie Rechnungen erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden müssen: nachvollziehbar, vollständig und unveränderbar. Von Christian Häfner · Veröffentlicht am 29.07.2026 · Aktualisiert am 04.10.2026 Quelle: https://rechnungskit.de/wissen/gobd ## Was die GoBD sind und für wen sie gelten {#was-ist} Die GoBD sind kein Gesetz, sondern ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums ([BMF-Schreiben vom 28. November 2019](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2019-11-28-GoBD.html), zuletzt geändert durch das [BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2025-07-14-GoBD-2-aenderung.html)), das die gesetzlichen Ordnungsvorschriften der Abgabenordnung ([§§ 145 bis 147 AO](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146.html)) für die elektronische Welt konkretisiert. Sie beschreiben, wie Bücher, Aufzeichnungen und steuerlich relevante Unterlagen elektronisch geführt und aufbewahrt werden müssen, und wie die Finanzverwaltung bei einer Prüfung auf diese Daten zugreifen darf. Sie gelten für jedes Unternehmen, das buchführungs- oder aufzeichnungspflichtig ist, vom Einzelunternehmer mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung bis zur GmbH ([GoBD Rz. 3 bis 5](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2019-11-28-GoBD.html)). Wer elektronische Bücher freiwillig führt, muss die Ordnungsvorschriften ebenfalls einhalten ([§ 146 Abs. 6 AO](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146.html), GoBD Rz. 28). Sobald Rechnungen, Belege oder Buchungen elektronisch entstehen oder verarbeitet werden, sind die GoBD der Maßstab, an dem eine Betriebsprüfung den Prozess misst. ## Die Kernprinzipien {#grundsaetze} Die GoBD lassen sich auf wenige Grundsätze verdichten: **Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit.** Ein sachverständiger Dritter, etwa ein Betriebsprüfer, muss sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle verschaffen können. Jeder Beleg muss sich vom Ursprung bis zur Buchung verfolgen lassen, und umgekehrt ([GoBD Rz. 30 bis 35](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2019-11-28-GoBD.html); [§ 145 Abs. 1 AO](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__145.html)). **Vollständigkeit und Richtigkeit.** Jeder Geschäftsvorfall wird einzeln, vollständig und inhaltlich zutreffend erfasst. Kein Umsatz fehlt, keiner ist doppelt (GoBD Rz. 36 und 44; [§ 146 Abs. 1 AO](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146.html)). **Zeitgerechte Erfassung und Ordnung.** Belege werden zeitnah erfasst und geordnet abgelegt, so dass sie auffindbar bleiben (GoBD Rz. 45 und 53). **Unveränderbarkeit.** Der wichtigste und in der Praxis am häufigsten verletzte Grundsatz: Eine einmal erfasste Buchung oder ein Beleg darf nicht so verändert werden können, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist ([§ 146 Abs. 4 AO](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146.html), GoBD Rz. 58). Änderungen müssen entweder technisch ausgeschlossen oder lückenlos protokolliert sein (GoBD Rz. 59). Eine Rechnung wird deshalb nicht gelöscht oder überschrieben. Korrigiert wird mit einem zusätzlichen Beleg, etwa einer Stornorechnung oder einer Rechnungsberichtigung, bei dem der ursprüngliche Inhalt erkennbar bleibt (GoBD Rz. 111). Wie Rechnungskit das technisch umsetzt (WORM-Speicher, Prüfsummen, gesperrte Datenbanktabellen), steht auf der Seite [Sicherheit, Hosting und Compliance](https://rechnungskit.de/sicherheit). ## Aufbewahrung: wie lange und in welcher Form {#aufbewahrung} Rechnungen und andere Buchungsbelege müssen 8 Jahre aufbewahrt werden, Handelsbücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre ([§ 147 Abs. 3 AO](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html); für Rechnungen auch [§ 14b Abs. 1 UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html)). Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist ([§ 147 Abs. 4 AO](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html)). Entscheidend ist neben der Dauer die Form: Elektronisch entstandene oder eingegangene Belege müssen in dieser Form aufbewahrt werden ([GoBD Rz. 119](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2019-11-28-GoBD.html)). Für eine [E-Rechnung](https://rechnungskit.de/wissen/e-rechnung-pflicht) heißt das, dass der strukturierte Datenteil (XML) aufzubewahren ist, nicht nur ein Ausdruck oder eine PDF-Ansicht. Nach der aktuellen GoBD-Fassung ([BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2025-07-14-GoBD-2-aenderung.html), Rz. 119 und 131) muss bei einem [ZUGFeRD-Hybrid](https://rechnungskit.de/wissen/zugferd) der menschenlesbare PDF-Teil nur dann zusätzlich archiviert werden, wenn er zusätzliche oder abweichende, steuerlich relevante Informationen enthält (etwa Buchungsvermerke). Für selbst erstellte Ausgangsrechnungen gilt nach Rz. 76: Eine bildhafte Kopie muss nicht gespeichert werden, wenn das Fakturierungsprogramm jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück erzeugen kann. Und die Ablage selbst muss revisionssicher sein: unveränderbar, gegen Verlust geschützt, während der ganzen Frist verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar ([§ 147 Abs. 2 AO](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html), GoBD Rz. 58 bis 60).
Aufbewahrung · Frist und Form
Was wie lange ins Archiv gehört
Rechnungen und Buchungsbelege
Jede Rechnung und jeder andere Buchungsbeleg
Frist8 Jahre
Handelsbücher und Jahresabschlüsse
Bücher und Abschlüsse des Unternehmens
Frist10 Jahre
E-Rechnung
Elektronisch entstanden, also elektronisch im Originalformat aufbewahren. Ein Ausdruck oder nur die PDF-Ansicht reicht nicht.
Ins ArchivXML-Datenteil
Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Den PDF-Teil eines ZUGFeRD-Hybrids archivierst du nur zusätzlich, wenn er steuerlich relevante Angaben über das XML hinaus enthält, etwa Buchungsvermerke.
## Die Verfahrensdokumentation {#verfahrensdokumentation} Die GoBD sehen vor, dass für jedes DV-System eine Verfahrensdokumentation existiert ([GoBD Rz. 151 bis 155](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2019-11-28-GoBD.html)): Wie entsteht eine Rechnung, welche Systeme sind beteiligt, wie wird archiviert, wer hat Zugriff, wie wird das System gegen Änderungen geschützt. Diese Verfahrensdokumentation muss so verständlich sein, dass ein sachverständiger Dritter sie in angemessener Zeit nachprüfen kann (Rz. 151). Wie so ein Dokument für eine automatisierte Rechnungsstrecke aussieht, zeigt unsere [Verfahrensdokumentation](https://rechnungskit.de/verfahrensdokumentation) als Vorlage. ## Was das für Rechnungen im E-Commerce heißt {#rechnungen} Im Onlinehandel entstehen Belege verteilt: Bestellungen im Shop, Zahlungen bei [Stripe](https://rechnungskit.de/wissen/stripe-rechnung), Mollie oder PayPal, Rechnungen in einer App oder einem Tool, Gutschriften bei Erstattungen. GoBD-konform ist diese Strecke erst, wenn alle Teile zusammenpassen: Jede Zahlung führt nachvollziehbar zu genau einer Rechnung mit einer Nummer, die nur einmal vergeben wird ([§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html)), Korrekturen laufen als zusätzlicher Beleg statt als Löschung, und das Archiv liegt unabhängig vom Shop-Hosting, unveränderbar und über die volle Frist verfügbar. Lückenlos muss die Nummernfolge nach Auffassung der Finanzverwaltung übrigens nicht sein ([Abschnitt 14.5 Abs. 10 UStAE](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Standardartikel/Themen/Steuern/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/umsatzsteuer-anwendungserlass-aktuell.html)); erklärbar sollten Lücken trotzdem sein. Rechnungskit ist als [E-Rechnung Software](https://rechnungskit.de/loesung/e-rechnung-software) genau darauf gebaut: Jede erzeugte Rechnung wird unveränderbar archiviert, mit SHA-256-Prüfsumme als Integritätsnachweis, versioniertem Objektspeicher und dem strukturierten XML als mitarchiviertem Originalformat. Korrekturen entstehen ausschließlich als Stornorechnungen, die Rechnungsnummern laufen fortlaufend ohne Lücken, die du erklären müsstest, und der DATEV-Export bringt die Belege geordnet zur Steuerkanzlei. ## Häufige Fragen ### Was bedeutet GoBD-konform? Ein System oder Prozess ist GoBD-konform, wenn steuerlich relevante Daten vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst werden, nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder protokolliert sind und ein sachverständiger Dritter den Prozess anhand einer Verfahrensdokumentation in angemessener Zeit nachvollziehen kann ([GoBD Rz. 26 bis 60 und 151](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2019-11-28-GoBD.html); [§ 145 Abs. 1 und § 146 AO](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146.html)). ### Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden? Rechnungen und andere Buchungsbelege müssen 8 Jahre aufbewahrt werden, Handelsbücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre ([§ 147 Abs. 3 AO](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html), [§ 14b Abs. 1 UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html)). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Sie läuft aber nicht ab, solange die Unterlagen für eine noch offene Steuerfestsetzung von Bedeutung sind ([§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html)). ### Ist ein PDF-Ordner auf dem Rechner GoBD-konform? In aller Regel nicht. In einem gewöhnlichen Dateiordner lassen sich Dateien unbemerkt ändern, ersetzen oder löschen. Die GoBD sagen dazu ausdrücklich, dass die Ablage in einem Dateisystem die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht erfüllt, solange keine zusätzlichen Maßnahmen sie sicherstellen ([GoBD Rz. 110](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2019-11-28-GoBD.html)). Nötig ist eine Ablage, in der Änderungen technisch ausgeschlossen oder lückenlos protokolliert sind. ### Brauche ich eine Verfahrensdokumentation? Die GoBD sehen eine Verfahrensdokumentation ausdrücklich vor ([GoBD Rz. 151 bis 155](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2019-11-28-GoBD.html)). Sie beschreibt, wie Belege in deinem Unternehmen entstehen, verarbeitet, abgelegt und geschützt werden, so dass ein sachverständiger Dritter den Prozess in angemessener Zeit nachvollziehen kann. Fehlt sie, ist das allein noch kein schwerer Mangel, solange die Buchführung trotzdem nachvollziehbar bleibt (Rz. 155). ### Muss ich bei einer ZUGFeRD-Rechnung auch das PDF archivieren? Nicht zwingend. Nach der aktuellen GoBD-Fassung ([BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2025-07-14-GoBD-2-aenderung.html), Rz. 119 und 131) genügt bei einer E-Rechnung die Aufbewahrung des strukturierten Datenteils (XML). Der menschenlesbare PDF-Teil ist nur dann zusätzlich aufzubewahren, wenn er zusätzliche oder abweichende, steuerlich relevante Informationen enthält, etwa Buchungsvermerke oder eine qualifizierte elektronische Signatur. Für Ausgangsrechnungen aus einem Fakturierungsprogramm ergänzt Rz. 76: Eine bildhafte Kopie muss nicht gespeichert werden, wenn jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück erzeugt werden kann. ## Quellen - [GoBD - BMF-Schreiben zur ordnungsmäßigen Buchführung (Neufassung 14.07.2025)](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2025-07-14-GoBD-2-aenderung.html) - [GoBD - BMF-Schreiben (Fassung 28.11.2019)](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2019-11-28-GoBD.html) - [§ 146 AO (Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen)](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146.html) - [§ 147 AO (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen)](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html) - [§ 14b UStG (Aufbewahrung von Rechnungen)](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html)