# Belege nach DATEV Unternehmen online: Upload, Belegtransfer und Datenservices

> In DATEV Unternehmen online kommen Belege auf vier Wegen: von Hand über DATEV Upload online im Browser, Upload Mail oder die App Upload mobil; automatisch mit dem Windows-Programm DATEV Belegtransfer, das Ordner überwacht und Pakete über die XML-Schnittstelle hochlädt; über den Rechnungsdatenservice, der Rechnungsdaten mit Belegbild aus einer anderen Software überträgt; und über den Buchungsdatenservice, der zusätzlich Buchungen liefert. Sollen die Belegbilder an fertigen Buchungen hängen, lädt man zuerst die Belege hoch und importiert danach den Buchungsstapel mit den Beleglinks.

Von Christian Häfner · Veröffentlicht am 03.11.2026

Quelle: https://rechnungskit.de/wissen/datev-belege-hochladen

Jede Buchung braucht einen Beleg ([GoBD, Rz. 61 ff.](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2019-11-28-GoBD.html)). Arbeitet deine Steuerkanzlei mit DATEV, landen die Belege meist in DATEV Unternehmen online, im Bereich Belege online. Dorthin führen mehrere Wege, und sie unterscheiden sich darin, was mitkommt: nur das Bild, zusätzlich die Rechnungsdaten oder gleich die fertige Buchung.

## Vier Wege nach Unternehmen online {#wege}

<figure class="rk-fig" aria-labelledby="dbh-fig-wege">
<div class="rk-fig-head">
<div class="rk-fig-eyebrow">Überblick · Belege nach DATEV</div>
<div class="rk-fig-title" id="dbh-fig-wege">Was kommt auf welchem Weg in DATEV an?</div>
</div>
<div class="rk-fig-cases is-2x2">
<div class="rk-fig-case">
<div class="rk-fig-case-title">Upload online, Mail, mobil</div>
<div class="rk-fig-case-ex">Du lädst einzelne Belege von Hand hoch, im Browser, per E-Mail oder mit dem Smartphone.</div>
<div class="rk-fig-result"><span class="rk-fig-result-label">Kommt an</span><span class="rk-fig-result-value">Belegbild</span></div>
</div>
<div class="rk-fig-case">
<div class="rk-fig-case-title">Belegtransfer</div>
<div class="rk-fig-case-ex">Ein Windows-Programm überträgt Belege aus Ordnern oder Paketen anderer Software, auch über die XML-Schnittstelle.</div>
<div class="rk-fig-result"><span class="rk-fig-result-label">Kommt an</span><span class="rk-fig-result-value">Belegbild, auf Wunsch mit Daten</span></div>
</div>
<div class="rk-fig-case">
<div class="rk-fig-case-title">Rechnungsdatenservice</div>
<div class="rk-fig-case-ex">Eine andere Software überträgt Rechnungen direkt in die DATEV-Cloud, ohne Datei und ohne Programm auf deinem Rechner.</div>
<div class="rk-fig-result"><span class="rk-fig-result-label">Kommt an</span><span class="rk-fig-result-value">Belegbild und Rechnungsdaten</span></div>
</div>
<div class="rk-fig-case">
<div class="rk-fig-case-title">Buchungsdatenservice</div>
<div class="rk-fig-case-ex">Eine andere Software liefert fertige Buchungen samt Belegbildern und Stammdaten.</div>
<div class="rk-fig-result"><span class="rk-fig-result-label">Kommt an</span><span class="rk-fig-result-value">Buchung und Beleg</span></div>
</div>
</div>
<figcaption>Die beiden Datenservices schaltet deine Steuerkanzlei im DATEV Arbeitsplatz frei. Upload und Belegtransfer kannst du selbst nutzen, sobald du Zugang zu Belege online hast.</figcaption>
</figure>

## Upload im Browser, per Mail oder App {#upload}

Für einzelne Belege bietet DATEV drei Wege an ([DATEV](https://datev.de/web/de/loesungen/unternehmer/rechnungswesen/datev-unternehmen-online/)):

- DATEV Upload online nimmt Belege im Browser per Drag-and-drop auf, und du ordnest sie Bereichen wie Eingangsrechnungen oder Kasse zu.
- Über DATEV Upload Mail leitest du Rechnungen aus deinem Postfach an Unternehmen online weiter.
- Papierbelege fotografierst du mit der App DATEV Upload mobil.

Das passt für Eingangsrechnungen, Quittungen und alles, was nicht aus einer eigenen Software kommt. Für Hunderte Ausgangsrechnungen aus einem Onlineshop ist es zu viel Handarbeit.

## DATEV Belegtransfer und die XML-Schnittstelle {#belegtransfer}

DATEV Belegtransfer ist ein Programm für Windows. Es überträgt Belege und strukturierte Rechnungsdaten automatisch aus ausgewählten Ordnern oder aus anderen Programmen nach Unternehmen online ([DATEV](https://datev.de/web/de/loesungen/unternehmer/rechnungswesen/datev-unternehmen-online/)). Für macOS ist es nicht freigegeben ([DATEV-Community](https://www.datev-community.de/t5/Unternehmen-online/DATEV-Belegtransfer-3-66/m-p/177256)). Am Mac bleibt Upload online, oder die Steuerkanzlei spielt die Pakete auf ihrem Rechner ein.

Für Software, die viele Belege auf einmal liefert, gibt es die XML-Schnittstelle online. Die Software packt die Belege in eine ZIP-Datei: je Beleg eine PDF und eine Indexdatei namens document.xml, die beschreibt, wohin jeder Beleg gehört und welche Kennung er trägt. Belegtransfer lädt dieses Paket hoch. Über die Kennung lässt sich jeder Beleg später einer Buchung zuordnen.

Einrichten heißt im Kern: Belegtransfer installieren, mit dem DATEV-Zugang anmelden, den Mandanten wählen und festlegen, welche Ordner das Programm überwacht oder welches Paket es hochlädt. Die genauen Schritte stehen in der Hilfe von DATEV und hängen von der Version ab.

## Rechnungsdatenservice und Buchungsdatenservice {#datenservices}

Die DATEV-Datenservices übertragen Daten und Belege direkt aus einer anderen Software in die DATEV-Cloud, ohne Datei und ohne Programm auf deinem Rechner ([DATEV](https://datev.de/web/de/loesungen/unternehmer/rechnungswesen/datev-unternehmen-online/)). Zwei davon sind für Rechnungen wichtig:

- Der Rechnungsdatenservice 1.0 überträgt Rechnungsdaten und Belegbilder nach Unternehmen online ([DATEV-Shop](https://www.datev.de/web/de/datev-shop/betriebliches-rechnungswesen/rechnungsdatenservice-1-0/)). Gebucht wird danach in der Steuerkanzlei.
- Der Buchungsdatenservice überträgt Buchungen, Stammdaten und Belegbilder in die DATEV-Rechnungswesen-Programme ([DATEV-Shop](https://www.datev.de/web/de/datev-shop/91000-buchungsdatenservice/)). Die liefernde Software bucht also selbst, und die Steuerkanzlei übernimmt die fertigen Buchungen.

Beide schaltet die Steuerkanzlei im DATEV Arbeitsplatz frei, und beide kosten eine monatliche Gebühr laut DATEV-Shop. Die liefernde Software muss den jeweiligen Dienst unterstützen. Welche das tun, zeigt der DATEV-Marktplatz.

## Belegbilder an Buchungen: Beleglink und Reihenfolge {#beleglink}

Liefert eine Software fertige Buchungen als Buchungsstapel (Format EXTF) und die Belege als Paket, verbindet ein Beleglink beides. In jeder Buchung steht die Kennung ihres Belegs. Wird der Stapel in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen importiert, sucht DATEV den Beleg mit dieser Kennung in Unternehmen online und hängt das Bild an die Buchung.

Dafür muss der Beleg bereits vorhanden sein. Die Reihenfolge ist deshalb immer dieselbe:

<figure class="rk-fig" aria-labelledby="dbh-fig-reihenfolge">
<div class="rk-fig-head">
<div class="rk-fig-eyebrow">Ablauf · Buchungsstapel mit Belegbildern</div>
<div class="rk-fig-title" id="dbh-fig-reihenfolge">Erst die Belege, dann die Buchungen</div>
</div>
<div class="rk-fig-body">
<ol class="rk-fig-steps">
<li><strong>Paket herunterladen</strong>Buchungsstapel mit Beleglinks und Belegpaket des Monats</li>
<li><strong>Belege hochladen</strong>Belegpaket mit Belegtransfer nach Unternehmen online</li>
<li><strong>Stapel importieren</strong>Buchungsstapel in Kanzlei-Rechnungswesen</li>
<li><strong>Prüfen</strong>an jeder Buchung hängt ihr Belegbild</li>
</ol>
</div>
<figcaption>Wird der Stapel vor den Belegen importiert, zeigen die Beleglinks ins Leere, und DATEV meldet, dass der Beleg nicht gefunden wurde.</figcaption>
</figure>

## Welcher Weg passt? {#auswahl}

Für Eingangsrechnungen von Lieferanten reicht meist Upload online, Upload Mail oder die App. Bei den Ausgangsrechnungen eines Onlineshops oder SaaS kommt es darauf an, wer bucht:

- Bucht deine Steuerkanzlei selbst aus den Belegen, genügen die Belege mit Rechnungsdaten, über den Rechnungsdatenservice oder ein Paket mit Belegtransfer.
- Kommen die Buchungen fertig aus deiner Software, braucht die Steuerkanzlei den Buchungsstapel und die Belege dazu. Das geht per Buchungsdatenservice oder per Buchungsstapel und Belegpaket mit Beleglinks.
- Nutzt deine Steuerkanzlei nicht DATEV Unternehmen online, reicht ein Buchungsstapel mit Rechnungsnummer im Belegfeld. Die Belege liegen dann in deinem Archiv, und die Steuerkanzlei findet sie über die Nummer.

Ganz gleich, welcher Weg: Die Pflicht, Belege aufzubewahren, bleibt bei dir als Unternehmen ([§ 147 Abs. 1 und 3 AO](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html)).

## Belege aus Rechnungskit {#rechnungskit}

Rechnungskit erstellt die Rechnungen selbst und bucht sie in einen DATEV-Buchungsstapel (EXTF) im SKR03 oder SKR04. Für die Belege wählst du mit deiner Steuerkanzlei einen von drei Wegen:

![Rechnungskit, DATEV-Einstellungen, Karte Belege für die Steuerkanzlei mit der Frage, ob die Steuerkanzlei mit DATEV Unternehmen online arbeitet, und drei Wegen zur Wahl: Weg 1 Belegtransfer mit Beleglink (ausgewählt und aktuell), Weg 2 Belege als ZIP ohne Beleglink, Weg 3 Nur Buchungsstapel, jeweils mit den Folgen in DATEV, im Archiv und für den Aufwand und einer Zeile, wann der Weg passt, darunter der Hinweis, dass die Rechnungen in jedem Fall im GoBD-Archiv von Rechnungskit bleiben](https://rechnungskit.de/docs/datev/datev-belege-steuerkanzlei.webp "1165x1004")

- Mit Belegtransfer und Beleglink trägt jede Rechnungsbuchung einen Beleglink, und zu jedem Monat entsteht ein DATEV-Paket mit dem Buchungsstapel und einem Belegpaket (document.xml und eine PDF je Rechnung). Die PDF ist die ZUGFeRD-Rechnung, also zugleich die E-Rechnung. Auch Gebühren und Auszahlungen aus dem Zahlungsstapel bekommen einen Beleg.
- Als ZIP ohne Beleglink bekommt die Steuerkanzlei eine PDF je Rechnung, benannt nach der Rechnungsnummer, etwa für eine andere Buchhaltungssoftware.
- Nur mit dem Buchungsstapel bleiben die Belege im GoBD-Archiv von Rechnungskit, und die Steuerkanzlei schlägt sie dort nach.

![Rechnungskit, Export #5 Erlöse Juli 2026 als Entwurf mit den Knöpfen DATEV EXTF herunterladen, DATEV-Paket (29 Belege), Festschreiben und Löschen, dem Hinweis Reihenfolge in DATEV: erst die Belege, dann der Buchungsstapel, und dem Protokoll DATEV-Paket mit 32 Buchungen, 32 mit Beleglink, 0 ohne Beleg und 29 Belegen im Paket](https://rechnungskit.de/docs/datev/datev-paket-belege.webp "1600x893")

Das Protokoll im Paket zählt die Buchungen mit und ohne Beleg, und die Export-Seite erinnert an die Reihenfolge. Hochladen muss das Belegpaket deine Steuerkanzlei mit Belegtransfer. Eine direkte Übertragung über einen DATEV-Datenservice bietet Rechnungskit nicht an. Mehr dazu unter [DATEV-Export](https://rechnungskit.de/funktionen/datev-export) und in der Hilfe [DATEV für Steuerkanzleien](https://rechnungskit.de/docs/steuerkanzlei/datev-steuerkanzlei#belege-fuer-die-steuerkanzlei). Wie Shopify-Zahlungen in denselben Export kommen, zeigt [Shopify und DATEV](https://rechnungskit.de/wissen/shopify-datev).

## Häufige Fragen

### Gibt es DATEV Belegtransfer für den Mac?

Nein. Laut DATEV ist Belegtransfer nicht für die Nutzung unter macOS freigegeben ([DATEV-Community, Ankündigung von DATEV](https://www.datev-community.de/t5/Unternehmen-online/DATEV-Belegtransfer-3-66/m-p/177256)). Am Mac lädst du Belege mit DATEV Upload online im Browser hoch. Ein Paket mit Beleglinks kann deine Steuerkanzlei auf ihrem Windows-Rechner mit Belegtransfer einspielen.

### Wer richtet Rechnungsdatenservice und Buchungsdatenservice ein?

Beide Datenservices werden laut DATEV im DATEV Arbeitsplatz freigeschaltet, in der Praxis also von deiner Steuerkanzlei ([Rechnungsdatenservice 1.0](https://www.datev.de/web/de/datev-shop/betriebliches-rechnungswesen/rechnungsdatenservice-1-0/), [Buchungsdatenservice](https://www.datev.de/web/de/datev-shop/91000-buchungsdatenservice/)). Danach verbindest du die liefernde Software mit dem Dienst. Die Preise stehen im DATEV-Shop.

### Warum hängt das Belegbild nicht an der Buchung?

Meist stimmt die Reihenfolge nicht. Der Beleglink in der Buchung zeigt auf einen Beleg mit einer bestimmten Kennung. Wird der Buchungsstapel importiert, bevor der Beleg in Unternehmen online liegt, findet DATEV ihn nicht. Erst das Belegpaket hochladen, dann den Stapel importieren.

### Muss ich die Belege zusätzlich selbst aufbewahren, wenn sie in DATEV liegen?

Die Aufbewahrungspflicht liegt bei dir als Unternehmen: Buchungsbelege acht Jahre, Handelsbriefe sechs Jahre ([§ 147 Abs. 1 und 3 AO](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html)). Wo die Belege liegen, ist dabei zweitrangig, solange sie vollständig, unveränderbar und lesbar bleiben. Bei E-Rechnungen ist die strukturierte XML-Datei der maßgebliche Teil.

### Kann ich E-Rechnungen als PDF hochladen?

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF mit eingebetteter XML-Datei, sie lässt sich wie jede PDF hochladen. Laut DATEV ist bei E-Rechnungen die strukturierte XML-Datei die führende Information ([DATEV Unternehmen online](https://datev.de/web/de/loesungen/unternehmer/rechnungswesen/datev-unternehmen-online/)). Eine reine XRechnung ohne Bildteil braucht eine Darstellung, damit man sie lesen kann.

## Quellen

- [DATEV – DATEV Unternehmen online (Upload online, Upload Mail, Upload mobil, Belegtransfer, Datenservices)](https://datev.de/web/de/loesungen/unternehmer/rechnungswesen/datev-unternehmen-online/)
- [DATEV-Shop – Rechnungsdatenservice 1.0 (Art.-Nr. 92222)](https://www.datev.de/web/de/datev-shop/betriebliches-rechnungswesen/rechnungsdatenservice-1-0/)
- [DATEV-Shop – Buchungsdatenservice (Art.-Nr. 91000)](https://www.datev.de/web/de/datev-shop/91000-buchungsdatenservice/)
- [DATEV-Community – Ankündigung DATEV Belegtransfer 3.66 (macOS nicht freigegeben)](https://www.datev-community.de/t5/Unternehmen-online/DATEV-Belegtransfer-3-66/m-p/177256)
- [§ 147 AO – Aufbewahrung von Unterlagen](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html)
- [BMF-Schreiben vom 28.11.2019 – GoBD (Rz. 61 ff., Belegfunktion)](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2019-11-28-GoBD.html)