# DATEV-Export mit Belegen

> Rechnungskit erzeugt je Monat einen EXTF-Buchungsstapel für Erlöse und einen für Zahlungen, in SKR03 oder SKR04. Jede Rechnungsbuchung trägt einen DATEV-Beleglink, und die Belege kommen als Belegtransfer-Paket mit. Nach der Festschreibung ist jeder Download byte-identisch.

Von Christian Häfner · Veröffentlicht am 27.09.2026

Quelle: https://rechnungskit.de/funktionen/datev-export

## Worum es geht

Zwischen Shop, Zahlungsanbieter und DATEV liegt meist Handarbeit: Zahlungsberichte herunterladen, Gebühren von Umsätzen trennen, Auszahlungen zuordnen und Belege einzeln nachreichen. Jeder dieser Schritte kostet Zeit bei deiner Steuerkanzlei und öffnet Raum für Fehler. Für die Buchführung gilt außerdem, dass einmal übergebene Buchungen nachvollziehbar bleiben müssen und nicht still verändert werden dürfen.

## Was landet im Export?

Rechnungskit trennt zwei Stapel pro Monat: Erlöse und Zahlungen. Im Erlös-Stapel stehen Rechnungen und Stornos, im Zahlungs-Stapel die Geldflüsse, dazu Gebühren und Auszahlungen deiner Zahlungsanbieter. Gebühren werden als eigene Buchung geführt und nie mit dem Umsatz verrechnet.

Einige Fälle bucht der Export gleich so, wie DATEV sie auswertet:

- **OSS-Fernverkäufe** laufen mit Steuerschlüssel 240, Bestimmungsland und dortigem Steuersatz in den dafür vorgesehenen DATEV-Feldern. Daraus erstellt DATEV die OSS-EU-Auswertung.
- **Erstattungen** buchen gegen das Geldkonto des Anbieters, über den erstattet wurde. Eine PayPal-Erstattung trifft also das PayPal-Verrechnungskonto und nicht das von Stripe.
- **Fremdwährungsbelege** enthalten Kurs und Euro-Basisumsatz, mit demselben Kurs wie auf der Rechnung. Mehr dazu unter [Fremdwährungen](https://rechnungskit.de/funktionen/fremdwaehrungen).

Buchungstexte gibt es in zwei Stilen: Standard (Buchungsart plus Belegnummer) oder kundenbezogen mit Land, Käufername und Bestellnummer. Je Konten-Zuordnung lässt sich außerdem eine Kostenstelle (KOST1) hinterlegen.

## Wie kommen die Belege zur Buchung?

Zu jedem Erlös-Export baut Rechnungskit im Hintergrund ein DATEV-Paket. Es enthält den Buchungsstapel, das Belegtransfer-Paket mit einer PDF je Rechnung und eine Kurzanleitung für die Steuerkanzlei. Die PDF ist die ZUGFeRD-Rechnung selbst, also zugleich die E-Rechnung.

Die Verbindung läuft über eine GUID, die jede Rechnung einmal bekommt und bei jedem weiteren Export behält. Fehlt zu einer Rechnung die PDF, bleibt die Buchung ohne Beleglink und das Protokoll nennt sie. Einen Link auf eine Datei, die nicht im Paket liegt, erzeugt Rechnungskit nicht.

Arbeitet deine Steuerkanzlei nicht mit DATEV Unternehmen online, schaltest du das Belegtransfer-Paket ab. Dann entsteht ein einfaches Belege-ZIP, und der Stapel trägt keine Beleglinks.

## Festschreibung und EÜR oder Bilanz

Einen erzeugten Export schreibst du fest, sobald er geprüft ist. Danach ändert sich an ihm nichts mehr. Entwürfe darfst du löschen und neu erzeugen, festgeschriebene Stapel nicht.

Für die EÜR funktioniert der Export mit den Voreinstellungen. Für die Bilanz müssen die Kontenrollen für Umsatzrealisierung, Anzahlungen und Gutschein-Verbindlichkeiten bestätigt sein, dazu die Entscheidung zur [Rechnungsabgrenzung](https://rechnungskit.de/wissen/rechnungsabgrenzung). Alle Konten sind Startwerte zur Prüfung durch deine Steuerkanzlei, keine Steuerberatung. Die technische Referenz zur Schnittstelle steht unter [DATEV](https://rechnungskit.de/integrationen/datev).

## Im Detail

- Fertige EXTF-Buchungen für Umsätze, Gebühren und Auszahlungen, Kontenrahmen SKR03 oder SKR04, in Windows-1252, wie DATEV es beim Import erwartet
- Jede Rechnungsbuchung trägt einen DATEV-Beleglink; das Belegtransfer-Paket (document.xml plus PDF je Rechnung) hängt die Belegbilder in DATEV Unternehmen online automatisch an die Buchungen
- Alternativ ein einfaches Belege-ZIP, benannt nach Rechnungsnummer, für Pennylane oder ein DMS
- Debitoren als Sammeldebitor, je Zahlungsanbieter, je Zahlart oder als Einzeldebitor je Kunde mit Stammdaten-Datei, damit offene Posten in DATEV je Kunde ausziffern
- Alle neun Kontenrollen sind mit den DATEV-Standardkonten aus SKR03 bzw. SKR04 vorbelegt, mit einem Klick bestätigt und einzeln änderbar
- Fehlt eine Konten-Zuordnung, zeigt die Vorschau eine Warnung und der Export wird erst erzeugt, wenn sie ergänzt ist; es entsteht nie ein still unvollständiger Stapel
- Nach der Festschreibung ist jeder Download byte-identisch und SHA-256-geprüft
- Testbelege erscheinen nie im Export

## Rechtsgrundlage

- [§ 146 AO (Ordnungsvorschriften für Buchführung und Aufzeichnungen)](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146.html): Buchungen dürfen nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist; darauf zielt die Festschreibung.
- [§ 147 AO (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen)](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html): Buchungsbelege sind aufzubewahren; der Beleglink verbindet jede Rechnungsbuchung mit ihrem Beleg.
- [GoBD, BMF-Schreiben (Neufassung 14.07.2025)](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2025-07-14-GoBD-2-aenderung.html): Grundsätze für ordnungsmäßige Buchführung und Belegablage in elektronischer Form.

## Häufige Fragen

### Braucht meine Steuerkanzlei ein Zusatzprogramm für den Import?

Nein. Der Buchungsstapel ist eine EXTF-Datei, die DATEV Kanzlei-Rechnungswesen direkt importiert. Das Belegtransfer-Paket lädt die Steuerkanzlei per DATEV Belegtransfer nach DATEV Unternehmen online hoch.

### In welcher Reihenfolge wird importiert?

Erst das Belegtransfer-Paket hochladen, dann den Buchungsstapel importieren. Nur so kann DATEV die Belegbilder über den Beleglink an die Buchungen hängen. Die Export-Seite und die Kurzanleitung im Paket nennen diese Reihenfolge.

### Was passiert mit Zahlungen, die erst nach der Festschreibung eingehen?

Dafür gibt es den Nachzügler-Export. Er enthält nur Buchungen, die in keinem festgeschriebenen Stapel gleichen Typs stecken, und ist in der Export-Historie markiert.

### Kann meine Steuerkanzlei die Exporte selbst erzeugen?

Ja. Du lädst sie unter Einstellungen als externen Zugriff ein. Im Kanzlei-Bereich pflegt sie die DATEV-Einstellungen, erzeugt, prüft und schreibt Exporte fest. Den Zugriff widerrufst du jederzeit, jeder Zugriff wird protokolliert.

### Gibt es andere Exportformate als DATEV?

Buchungen gibt es im DATEV-Format EXTF. Für die Belege steht neben dem Belegtransfer-Paket ein einfaches Belege-ZIP bereit, etwa für Pennylane oder ein DMS. Eine direkte Online-Übertragung an DATEV gibt es nicht; die Steuerkanzlei lädt die Dateien hoch.