# GoBD einfach erklärt: Grundsätze, Aufbewahrung und Pflichten für Rechnungen

> GoBD steht für die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff", ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums. Es regelt, wie steuerlich relevante elektronische Unterlagen wie Rechnungen erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden müssen: nachvollziehbar, vollständig und unveränderbar.

Von Christian Häfner · Veröffentlicht am 29.07.2026 · Aktualisiert am 01.10.2026

Quelle: https://rechnungskit.de/wissen/gobd

## Was die GoBD sind und für wen sie gelten {#was-ist}

Die GoBD sind kein Gesetz, sondern ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, das die gesetzlichen Ordnungsvorschriften der Abgabenordnung für die elektronische Welt konkretisiert. Sie beschreiben, wie Bücher, Aufzeichnungen und steuerlich relevante Unterlagen elektronisch geführt und aufbewahrt werden müssen, und wie die Finanzverwaltung bei einer Prüfung auf diese Daten zugreifen darf.

Sie gelten für jedes Unternehmen, das buchführungs- oder aufzeichnungspflichtig ist, vom Einzelunternehmer mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung bis zur GmbH. Sobald Rechnungen, Belege oder Buchungen elektronisch entstehen oder verarbeitet werden, sind die GoBD der Maßstab, an dem eine Betriebsprüfung den Prozess misst.

## Die Kernprinzipien {#grundsaetze}

Die GoBD lassen sich auf wenige Grundsätze verdichten:

**Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit.** Ein sachverständiger Dritter, etwa ein Betriebsprüfer, muss sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle verschaffen können. Jeder Beleg muss sich vom Ursprung bis zur Buchung verfolgen lassen, und umgekehrt.

**Vollständigkeit und Richtigkeit.** Jeder Geschäftsvorfall wird einzeln, vollständig und inhaltlich zutreffend erfasst. Kein Umsatz fehlt, keiner ist doppelt.

**Zeitgerechte Erfassung und Ordnung.** Belege werden zeitnah erfasst und geordnet abgelegt, so dass sie auffindbar bleiben.

**Unveränderbarkeit.** Der wichtigste und in der Praxis am häufigsten verletzte Grundsatz: Eine einmal erfasste Buchung oder ein Beleg darf nicht so verändert werden können, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Änderungen müssen entweder technisch ausgeschlossen oder lückenlos protokolliert sein. Eine Rechnung wird deshalb nie gelöscht oder überschrieben, sondern per Stornorechnung korrigiert. Wie Rechnungskit das technisch umsetzt (WORM-Speicher, Prüfsummen, gesperrte Datenbanktabellen), steht auf der Seite [Sicherheit, Hosting und Compliance](https://rechnungskit.de/sicherheit).

## Aufbewahrung: wie lange und in welcher Form {#aufbewahrung}

Rechnungen und andere Buchungsbelege müssen 8 Jahre aufbewahrt werden, Handelsbücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.

Entscheidend ist neben der Dauer die Form: Elektronisch entstandene Belege müssen elektronisch und im Originalformat aufbewahrt werden. Für eine [E-Rechnung](https://rechnungskit.de/wissen/e-rechnung-pflicht) heißt das, dass der strukturierte Datenteil (XML) aufzubewahren ist, nicht nur ein Ausdruck oder eine PDF-Ansicht. Nach der aktuellen GoBD-Fassung (BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025, Rz. 131) muss bei einem [ZUGFeRD-Hybrid](https://rechnungskit.de/wissen/zugferd) der menschenlesbare PDF-Teil nur dann zusätzlich archiviert werden, wenn er über den strukturierten Datensatz hinausgehende, steuerlich relevante Informationen enthält (etwa Buchungsvermerke). Ist die PDF-Ansicht nur eine reproduzierbare Darstellung des XML, genügt die Aufbewahrung des XML. Und die Ablage selbst muss revisionssicher sein: unveränderbar, gegen Verlust geschützt, jederzeit lesbar und maschinell auswertbar.

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<div class="rk-fig-eyebrow">Aufbewahrung · Frist und Form</div>
<div class="rk-fig-title" id="gobd-fig-aufbewahrung">Was wie lange ins Archiv gehört</div>
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<div class="rk-fig-case-ex">Elektronisch entstanden, also elektronisch im Originalformat aufbewahren. Ein Ausdruck oder nur die PDF-Ansicht reicht nicht.</div>
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<figcaption>Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Den PDF-Teil eines ZUGFeRD-Hybrids archivierst du nur zusätzlich, wenn er steuerlich relevante Angaben über das XML hinaus enthält, etwa Buchungsvermerke.</figcaption>
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## Die Verfahrensdokumentation {#verfahrensdokumentation}

Die GoBD sehen vor, dass jedes Unternehmen den Weg seiner Belege dokumentiert: Wie entsteht eine Rechnung, welche Systeme sind beteiligt, wie wird archiviert, wer hat Zugriff, wie wird das System gegen Änderungen geschützt. Diese Verfahrensdokumentation muss so geschrieben sein, dass ein sachverständiger Dritter den Prozess ohne weitere Hilfe nachvollziehen kann. Wie so ein Dokument für eine automatisierte Rechnungsstrecke aussieht, zeigt unsere [Verfahrensdokumentation](https://rechnungskit.de/verfahrensdokumentation) als Vorlage.

## Was das für Rechnungen im E-Commerce heißt {#rechnungen}

Im Onlinehandel entstehen Belege verteilt: Bestellungen im Shop, Zahlungen bei [Stripe](https://rechnungskit.de/wissen/stripe-rechnung), Mollie oder PayPal, Rechnungen in einer App oder einem Tool, Gutschriften bei Erstattungen. GoBD-konform ist diese Strecke erst, wenn alle Teile zusammenpassen: Jede Zahlung führt nachvollziehbar zu genau einer Rechnung aus einem lückenlosen Nummernkreis, Korrekturen laufen als Storno statt als Löschung, und das Archiv liegt unabhängig vom Shop-Hosting, unveränderbar und über die volle Frist verfügbar.

Rechnungskit ist als [E-Rechnung Software](https://rechnungskit.de/loesung/e-rechnung-software) genau darauf gebaut: Jede erzeugte Rechnung wird unveränderbar archiviert, mit SHA-256-Prüfsumme als Integritätsnachweis, versioniertem Objektspeicher und dem strukturierten XML als mitarchiviertem Originalformat. Korrekturen entstehen ausschließlich als Stornorechnungen, der Nummernkreis bleibt lückenlos, und der DATEV-Export bringt die Belege geordnet zur Steuerkanzlei.

## Häufige Fragen

### Was bedeutet GoBD-konform?

Ein System oder Prozess ist GoBD-konform, wenn steuerlich relevante Daten vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst werden, nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder protokolliert sind und ein sachverständiger Dritter den Prozess anhand einer Verfahrensdokumentation in angemessener Zeit nachvollziehen kann.

### Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Rechnungen und andere Buchungsbelege müssen 8 Jahre aufbewahrt werden. Für Handelsbücher und Jahresabschlüsse gelten 10 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

### Ist ein PDF-Ordner auf dem Rechner GoBD-konform?

In aller Regel nicht. In einem gewöhnlichen Dateiordner lassen sich Dateien unbemerkt ändern, ersetzen oder löschen. Damit fehlt die Unveränderbarkeit, die die GoBD verlangen. Nötig ist eine Ablage, in der Änderungen technisch ausgeschlossen oder lückenlos protokolliert sind.

### Brauche ich eine Verfahrensdokumentation?

Die GoBD sehen eine Verfahrensdokumentation ausdrücklich vor. Sie beschreibt, wie Belege in deinem Unternehmen entstehen, verarbeitet, abgelegt und geschützt werden, so dass ein sachverständiger Dritter den Prozess nachvollziehen kann.

### Muss ich bei einer ZUGFeRD-Rechnung auch das PDF archivieren?

Nicht zwingend. Nach der aktuellen GoBD-Fassung (BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025, Rz. 131) muss der strukturierte Datenteil (XML) aufbewahrt werden. Der menschenlesbare PDF-Teil ist nur dann zusätzlich aufzubewahren, wenn er über den XML-Datensatz hinausgehende, steuerlich relevante Informationen enthält, etwa Buchungsvermerke oder eine qualifizierte Signatur. Ist das PDF nur eine reproduzierbare Ansicht des XML, genügt die XML-Aufbewahrung.

## Quellen

- [GoBD - BMF-Schreiben zur ordnungsmäßigen Buchführung (Neufassung 14.07.2025)](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2025-07-14-GoBD-2-aenderung.html)
- [GoBD - BMF-Schreiben (Fassung 28.11.2019)](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2019-11-28-GoBD.html)
- [§ 147 AO (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen)](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html)
- [§ 14b UStG (Aufbewahrung von Rechnungen)](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html)