# Zahlungen, Zuordnung und Auszahlungs-Abgleich

> Rechnungskit ordnet jede eingehende Zahlung automatisch der passenden Bestellung zu. Was nicht eindeutig ist, landet nie stillschweigend im Nichts, sondern als …

Aktualisiert am 18.09.2026

Quelle: https://rechnungskit.de/docs/funktionen/zahlungen-abgleich

Rechnungskit ordnet jede eingehende Zahlung automatisch der passenden Bestellung zu. Was nicht eindeutig ist, landet nie stillschweigend im Nichts, sondern als Aufgabe in der Klärungsliste.

## Wie die Zuordnung arbeitet

Die Zuordnung versucht mehrere Wege, in dieser Reihenfolge:

1. Zahlungsreferenz: die vom Shop oder deiner Anwendung mitgegebene Referenz der Zahlung.
2. Bestellnummer aus den Metadaten der Zahlung (zum Beispiel custom_id bei PayPal).
3. Bestellnummer im Verwendungszweck beziehungsweise der Beschreibung der Zahlung.

Unter Einstellungen → Verbinden siehst du je Zahlungsanbieter eine Vorschau, ob die Zuordnung mit deinen echten Daten greift.

## Die Matching-Quelle muss zu deinem Shop passen

Je Zahlungsanbieter legst du unter Einstellungen → Verbinden fest, woher die Bestelldaten kommen, zum Beispiel Shopify, WooCommerce, Shopware oder Stripe Abos. In dieser Quelle sucht Rechnungskit die passende Bestellung, und nur dort.

Steht dort API, obwohl deine Bestellungen aus einem Shop kommen, sucht jede Zahlung in einem leeren Bestand. Gefunden wird nichts. Ein Beleg entsteht nicht, und weil der Abgleich technisch sauber durchläuft, erscheint nicht einmal eine Fehlermeldung, sodass der Ausfall nur daran auffällt, dass die Zahlungen unzugeordnet liegen bleiben. Deshalb warnt Rechnungskit an der Verbindung, wenn die Quelle auf API steht und gleichzeitig ein Shop verbunden ist. Legst du einen Anbieter neu an und es ist genau ein Shop verbunden, wird dieser Shop direkt als Quelle voreingestellt.

Bleiben viele Zahlungen ohne erkennbaren Grund als „Zu prüfen“ liegen, sieh hier zuerst nach. Nach dem Umstellen holt „Alle abgleichen“ die liegengebliebenen Zahlungen nach und erstellt die fehlenden Belege.

## Was die Status bedeuten

Jede Zahlung unter /payments trägt genau einen Status:

- Abgestimmt: Zahlung ist einer Bestellung zugeordnet und die Rechnung ist erstellt. Nichts zu tun.
- Zu prüfen: keine eindeutige Bestell-, Vertrags- oder Zahlungsreferenz gefunden. Du ordnest manuell zu, stößt „Abgleichen" erneut an oder legst die Zahlung als „Kein Umsatz" ab.
- Wartet auf Sync: die Zahlung ist da, die zugehörige Bestellung noch nicht. Der nächste Abgleich mit dem Shop löst das meist von selbst.
- Wartet auf Versand: Bestellung und Zahlung passen zusammen, die Rechnung entsteht erst beim Versand (Leistungsdatum = Versanddatum).
- Erstattung: eine Rückzahlung an den Kunden; bei Bedarf ist die zugehörige Korrekturrechnung bereits entstanden.
- Kein Umsatz: bewusst als nicht umsatzwirksam abgelegt, etwa Umbuchungen, Kartenverifizierungen über 0,00 € oder durchlaufende Posten.
- Historisch: die Zahlung stammt aus der Zeit VOR deinem Belegstart. Dein bisheriges System hat sie schon fakturiert; Rechnungskit lädt sie nur, damit die Auszahlungen aufgehen. Kein Beleg, keine Aufgabe, nichts zu tun. Du kannst eine ungeklärte Zahlung auch selbst so ablegen (Menü der Zahlung → Ignorieren, oder der Link im Zuordnen-Dialog): richtig, wenn ihre Bestellung vor dem Systemstart liegt und im Altsystem abgerechnet wurde. Die Aufgabe schließt sich, die Entscheidung wird protokolliert und ist über "Wieder öffnen" umkehrbar.
- USt-IdNr.-Prüfung läuft / Entscheidung nötig: die qualifizierte BZSt-Prüfung der Kunden-USt-IdNr. steht noch aus beziehungsweise braucht deine Entscheidung, bevor die Rechnung entsteht.

## Wenn etwas nicht passt

- Zahlungen ohne zuordenbare Bestellung erscheinen als Aufgabe unter /payments („Zahlung ohne Zuordnung"), dort ordnest du manuell zu oder klärst den Fall. Häufigster Grund: Die Zahlung war schneller als der Shop-Abgleich, die Bestellung ist einfach noch nicht da. Bei WooCommerce tippst du im Zuordnen-Dialog die Bestellnummer ein und lädst die Bestellung mit „Bestellung jetzt aus dem Shop laden" sofort nach; danach bestätigst du die Zuordnung wie gewohnt mit „Rechnung erstellen".
- Meldet dein Shop Bestellungen mit einem Zahlungsanbieter, von dem Rechnungskit seit der Verbindung keine einzige Zahlung erhalten hat (weder Webhook noch Abruf), erscheint eine Aufgabe „Webhook-Verbindung still" mit dem konkreten Prüfhinweis, bei PayPal etwa: „Transaction Search" auf der REST-App aktivieren und die App muss zum Konto gehören, auf dem die Shop-Zahlungen landen.
- Kann eine Rechnung nicht entstehen (fehlender USt-Satz, unvollständige Empfängerdaten, fehlende Firmendaten), wird die Zahlung gehalten und die Aufgabe verlinkt direkt die Einstellung, die fehlt.
- Bei unvollständigen Empfängerdaten holst du die Anschrift direkt vom Käufer: „Daten anfordern" an der Aufgabe schickt ihm eine E-Mail mit einem Link, über den er seine Rechnungsanschrift ohne Login ergänzt (in deinem Namen als Absender). Ist keine E-Mail-Adresse bekannt, kopierst du den Link mit „Link kopieren" und sendest ihn selbst, etwa per Chat. Der Link bleibt gültig, ein erneuter Klick auf „Daten anfordern" sendet denselben Link noch einmal. Sobald der Käufer die Daten übermittelt, entsteht der Beleg automatisch und die Aufgabe schließt sich; die Zeile zeigt „Angefordert am" bzw. „Käuferdaten erhalten am". Unter Einstellungen, Belegregeln kannst du den Käufer-Link auch automatisch senden lassen: Dann geht die Anfrage in deinem Namen sofort raus, sobald die Aufgabe entsteht und eine E-Mail-Adresse des Käufers bekannt ist (einmal je Zahlung, im Testmodus nie); die Aufgabe bleibt sichtbar, bis der Käufer geantwortet hat. Antwortet der Käufer nicht, passiert nichts von selbst: Die Zahlung bleibt gehalten, es entsteht kein Beleg, die Aufgabe bleibt offen und erscheint in der Aufgaben-Erinnerung per E-Mail. Rechnungskit erinnert den Käufer nicht automatisch, du kannst den Link aber jederzeit erneut senden oder die Anschrift selbst im Shop bzw. Stripe-Kundenprofil nachtragen, danach entsteht der Beleg beim nächsten Abgleich.
- Rücklastschriften und Auszahlungs-Abweichungen landen ebenfalls hier.

Ein Sicherheitsnetz gleicht alle 4 Stunden mit Shopify, WooCommerce (24-Stunden-Fenster, vollständig seitenweise) und Shopify Payments ab, falls ein Webhook verloren ging. Shopware wird ohnehin alle 15 Minuten abgerufen. Bei Ware entsteht die Rechnung erst mit dem Versand (Leistungsdatum), deshalb hängt sie bei Shop-Bestellungen daran, dass auch die Statusänderung „Fertiggestellt" ankommt.

## Aufgaben-Erinnerung per E-Mail

Offene Aufgaben musst du nicht selbst im Blick behalten: Rechnungskit schickt den Inhabern des Kontos eine Übersicht per E-Mail, nach Projekten gruppiert, mit Anzahl und Alter der ältesten Aufgabe. Die Mail kommt nur, wenn tatsächlich etwas offen ist. Standard ist wöchentlich, freitags um 8 Uhr. Unter Einstellungen → „Aufgaben-Erinnerung per E-Mail" stellst du auf täglich (jeden Morgen um 8 Uhr) um oder schaltest die Erinnerung ganz ab; die Auswahl gilt für das ganze Konto und speichert sofort. Jede Erinnerungs-Mail nennt ihren Rhythmus und verlinkt diese Einstellung. Unabhängig davon meldet sich Rechnungskit sofort per E-Mail, wenn eine Rechnung wegen einer nötigen Entscheidung zurückgehalten wird (etwa bei einer gescheiterten USt-IdNr.-Prüfung); diese Sofort-Mail lässt sich nicht abschalten.

## Auszahlungs-Abgleich

Unter /payouts zerlegt Rechnungskit die Auszahlungen deiner Anbieter in ihre Bestandteile, damit die Buchhaltung aufgeht:

- Stripe: automatisch per Webhook je Auszahlung.
- Mollie: täglich über die Settlements-API (Organisations-Access-Token nötig).
- PayPal: täglich über die Transaktionshistorie, Abhebungen aufs Bankkonto als Umbuchung.
- Shopify Payments: automatisch über die Shop-Verbindung.
- Unzer: keine Auszahlungs-Schnittstelle, Gebühren kommen aus dem monatlichen ETN-CSV-Upload.
- Klarna: täglich über die Settlements-API (keine Webhooks, Rechnungskit ruft aktiv ab), Gebühr je Transaktion inklusive.

Jede Position (Zahlung, Erstattung, Gebühr) wird einzeln ausgewiesen, Gebühren werden nie mit Umsätzen verrechnet. Die Gebühr je Zahlung erscheint, sobald der Anbieter sie liefert: bei PayPal direkt sofort mit der Zahlung, bei Mollie, Stripe, GoCardless, Klarna und Shopify Payments mit dem Sync rund um die Auszahlung, bei Unzer erst mit dem monatlichen ETN-Import; bis dahin zeigt die Zahlungsliste "folgt". Fehlt zu einer Position die Zahlung (typisch: Verkäufe vor dem Belegstart oder ein verpasster Webhook), holt der Abgleich sie bei Stripe und Mollie automatisch vom Anbieter nach (täglich und bei „Alle abgleichen"); Zahlungen vor dem Belegstart erscheinen dabei als „Historisch" und erzeugen keinen Beleg. Bleibt trotzdem eine Differenz, kannst du sie mit Begründung als geklärt akzeptieren. Die Entscheidung landet unveränderlich im Audit-Log und wird aufgehoben, sobald die Auszahlung tatsächlich aufgeht.

## Belegstart und Alt-Daten

Rechnungskit erstellt Belege nur für Verkäufe ab dem Belegstart. Du legst ihn einmal beim Go-Live fest (Seite Live gehen): sofort oder geplant auf einen Stichtag, etwa den Monatsersten für einen Systemwechsel. Im Testmodus gilt der Tag der Einrichtung. Unter Einstellungen, Belegregeln siehst du das Datum, ändern lässt es sich dort nicht. Ältere Zahlungen der letzten 30 Tage werden trotzdem geladen: Sie erscheinen als "Historisch" in der Zahlungsliste und sorgen dafür, dass Auszahlungen aufgehen, die teilweise vor der Umstellung liegen. Fakturiert werden sie nicht, denn dafür hat das bisherige System schon Rechnungen gestellt, und eine zweite Rechnung würde die Umsatzsteuer doppelt schulden (§ 14c UStG). Rückwirkend fakturiert Rechnungskit nicht: Stichtag setzen, ab dann alles über Rechnungskit. Brauchst du einen früheren Belegstart, weil für diese Verkäufe noch keine Rechnung existiert, wende dich an den Support.

## Grenzen, ehrlich benannt

- Ein Bankkonto-Abgleich (FinTS) ist nicht Teil des Produkts. Grundlage sind die Daten der Zahlungsanbieter und des Shops.
- Zahlungen über 0,00 € werden automatisch als Nicht-Umsatz eingestuft und erzeugen keinen Beleg.
- Fremdwährung: Rechnungen entstehen für EUR, CHF, USD, GBP, SEK, DKK, NOK, PLN und CZK; der EUR-Steuerbetrag wird über den EZB-Referenzkurs ermittelt und samt Kursdatum auf dem Beleg eingefroren. Andere Währungen (z. B. JPY) sowie Zahlungen, deren Währung nicht zur Bestellung passt, erzeugen keinen Beleg, sondern eine Klärungsaufgabe.

## Wo in der App

- /payments, Zahlungen mit Anbieter-Gebühr und Netto je Zahlung (bei PayPal über Mollie beide Gebühren getrennt: PayPal-Entgelt und Mollie-Fixgebühr), Klärungsliste und Aufgaben
- /payouts, Auszahlungen mit Zerlegung und Abweichungen
- /orders, Bestellungen mit Zahlungs- und Rechnungsstatus

## Direkte PayPal-Zahlungen und die Bestellnummer

PayPal-Zahlungen tragen die Bestellnummer nur, wenn der Shop-Checkout sie in das PayPal-Feld invoice_id (oder custom_id) schreibt. WooCommerce (Invoice Prefix) und Shopware tun das standardmäßig; einfache PayPal-Buttons oft nicht, dann greift die Zuordnung über Betrag und E-Mail.

Bei Shopify ist das Feld unterschiedlich belegt: Ein Teil der Zahlungen trägt die echte Bestellnummer, beim Rest steht dort ein interner Schlüssel der Checkout-Sitzung, zu dem es keine Bestellnummer gibt. Für diese Zahlungen fragt Rechnungskit die Bestellung direkt bei Shopify ab und liest die dort hinterlegte PayPal-Transaktionsnummer, die Bestellung und Zahlung eindeutig verbindet. Zugeordnet wird also über die Transaktionsnummer, nicht über Betrag und Zeit geschätzt. Einstellen musst du nichts. Die bestehende Shopify-Verbindung genügt. Läuft PayPal über Mollie oder Stripe, ist diese Verbindung die maßgebliche Quelle; die direkte PayPal-Verbindung würde dieselben Zahlungen doppelt erfassen und wird als Duplikat erkannt und automatisch als Kein Umsatz eingestuft (Empfehlung: direkte Verbindung trennen). Läuft PayPal über Unzer, ist eine automatische Duplikat-Erkennung technisch nicht möglich, weil Unzer die PayPal-Transaktionsnummer nicht ausgibt; Rechnungskit warnt in diesem Fall und empfiehlt ebenfalls, die direkte PayPal-Verbindung zu trennen.

## Unzer-Zahlungen und die Bestellnummer

Unzer-Zahlungen tragen die Bestellnummer nur, wenn das Unzer-Modul des Shops sie als Order-ID übergibt. Die Unzer-Module für Shopware und WooCommerce tun das standardmäßig; bei anderen Shops die Modul-Konfiguration prüfen. Zusätzlich muss der Shop als Matching-Quelle der Unzer-Verbindung gewählt sein. Der 4-Stunden-Abgleich deckt Unzer ebenfalls ab: bekannte Zahlungen der letzten 48 Stunden werden neu abgerufen und aktuelle Bestellungen ohne Unzer-Zahlung direkt bei Unzer angefragt.

## Rundungsdifferenzen bei Gebühren und Auszahlungen

- Zahlungsanbieter berechnen Gebühren pro Transaktion und intern mit Bruchteilen von Cents (Mollie und Unzer liefern bis zu vier Nachkommastellen). Aufs Bankkonto fließen aber nur ganze Cents. Deshalb enthalten Settlement-Reports der Anbieter selbst eigene Korrekturpositionen wie Rounding differences.
- Rechnungskit rechnet Gebühren nie als Prozentsatz nach, sondern übernimmt die echten Cent-Beträge des Anbieters je Transaktion. Intern werden ausschließlich ganze Cents verwendet, keine Fließkommazahlen.
- Bei Anbieter-Positionen mit Nachkommastellen (z. B. Mollie-Kosten) wird die Summe exakt gebildet und nur einmal gerundet; der Rest wird nach dem Größte-Reste-Verfahren auf die Positionen verteilt, damit die Positionssumme immer dem echten Gesamtbetrag entspricht. Rechnungskit erzeugt also keine eigenen Rundungsdifferenzen.
- Korrekturpositionen des Anbieters (Rundung, Gebühren-Korrekturen, Steuer auf Gebühren, Einbehalte) werden als eigene Positionen der Auszahlung erfasst.
- Geht eine Auszahlung trotzdem nicht auf den Cent auf, wird die Differenz als Klärungs-Aufgabe angezeigt und nie stillschweigend weggerundet: Eine Differenz ist ein Hinweis auf eine fehlende, doppelte oder falsch bewertete Transaktion.

## Ungeklärte Positionen in einer Auszahlung

Geprüft wird nicht nur die Summe, sondern jede einzelne Position. Ungeklärt heißt: Zu dieser Position lässt sich keine Zahlung finden. Die Aufgabe „Positionen ungeklärt“ erscheint deshalb auch dann, wenn die Auszahlung auf den Cent aufgeht.

Zwei Fälle klärt Rechnungskit selbst. Der erste sind Erstattungen bei Shopify Payments: Shopify bucht sie unter der Transaktionsnummer der Rückzahlung, während die Korrekturrechnung an der Zahlung der ursprünglichen Bestellung hängt. Weil Shopify auf jeder Buchung die Bestellung mitliefert, löst Rechnungskit die Position darüber auf, sofern diese Bestellung genau eine Zahlung des Anbieters hat. Rückbuchungen bleiben bewusst außen vor, denn sie sind ein eigener Vorgang mit eigener Klärung.

Der zweite Fall betrifft die Zeit vor dem Belegstart. Zwischen Kauf und Rückzahlung liegen oft Wochen, deshalb enthält eine aktuelle Auszahlung mitunter Erstattungen zu Bestellungen, die noch im Altsystem abgerechnet wurden, und deren Zahlung hat Rechnungskit nie gesehen. Solche Positionen bleiben sichtbar, halten aber keine Aufgabe offen.

Bleibt eine Aufgabe bestehen, fehlt wirklich etwas, meistens die ursprüngliche Zahlung zu einer erstatteten Bestellung. Dann hilft „Alle abgleichen“ unter /payments. Bleibt die Position danach offen, ordnest du sie an der Auszahlung von Hand zu.

## Hinweis auf die AWV-Meldepflicht (Bundesbank)

Wird eine einzelne grenzüberschreitende Zahlung über 50.000 € einer Bestellung zugeordnet (deutscher Verkäufer, ausländischer Zahler), zeigt Rechnungskit auf der Seite Zahlungen einen Hinweis: Als Inländer bist du dafür ggf. gegenüber der Deutschen Bundesbank meldepflichtig (Z4-Meldung nach §§ 67 ff. AWV, Frist ist der 7. Werktag nach Monatsende). Wichtig einzuordnen:

- Das ist eine reine Statistikmeldung im Außenwirtschaftsverkehr, keine Steuerpflicht. Sie ändert nichts an deiner Rechnung, an der Umsatzsteuer oder am DATEV-Export.
- Die Grenze von 50.000 € gilt seit dem 01.01.2025 (vorher 12.500 €) und wird je einzelner Zahlung geprüft, nicht als Monatssumme.
- Sie ist nicht zu verwechseln mit der 50.000-Euro-Grenze der Zusammenfassenden Meldung (ZM): Das ist eine andere Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern über ELSTER, mit dem AWV-Hinweis hat sie nur die Zahl gemeinsam.
- Rechnungskit weist nur darauf hin und übernimmt die Z4-Meldung nicht. Die Meldung selbst läuft über das Meldeportal der Bundesbank; die Aufgabe im Klärungsbereich lässt sich nach Erledigung abhaken.