# Rechnungsversand per E-Mail

> Rechnungskit kann fertige Rechnungen automatisch per E-Mail an deine Kunden senden. Der Versand ist bewusst Opt-in, standardmäßig werden Belege nur erstellt …

Aktualisiert am 18.09.2026

Quelle: https://rechnungskit.de/docs/funktionen/rechnungsversand-email

Rechnungskit kann fertige Rechnungen automatisch per E-Mail an deine Kunden senden. Der Versand ist bewusst Opt-in, standardmäßig werden Belege nur erstellt und archiviert.

## Der Absender bist du

Rechnungs-E-Mails gehen im Namen deines Unternehmens raus, nicht im Namen von Rechnungskit. Der Absendername ist dein Firmenname, als Antwortadresse kannst du eine eigene E-Mail hinterlegen. Optional läuft der Versand komplett über deinen eigenen SMTP-Server (Zugangsdaten unter Einstellungen → E-Mail, mit Testversand). Dort trägst du nur den Hostnamen ein (ohne https:// und ohne Pfad), der Server muss öffentlich erreichbar sein und STARTTLS oder TLS anbieten; eine unverschlüsselte Verbindung nimmt Rechnungskit nicht an.

## Rechtsangaben sind Pflicht

Weil die Mail eine Geschäfts-E-Mail deines Unternehmens ist, verlangt Rechnungskit vor dem Versand vollständige Rechtsangaben:

- Firmenname, Straße, PLZ, Ort und USt-IdNr. oder Steuernummer (in der Mail-Signatur erscheint nur die USt-IdNr., sofern vorhanden; die Steuernummer wird nicht veröffentlicht)
- Bei eingetragenen Gesellschaften zusätzlich Registergericht, Handelsregisternummer und Geschäftsführung, sobald eines dieser Felder gepflegt ist, müssen alle drei vollständig sein.
- Impressum, AGB und Datenschutz werden im Fußbereich der Mail verlinkt.

Fehlt etwas, wird die Mail nicht gesendet, der Beleg selbst entsteht und wird archiviert, du bekommst eine Aufgabe.

Auch die Datennachforderungs-Mail (der Käufer soll seine fehlende Rechnungsanschrift ergänzen, ausgelöst über „Daten anfordern" an einer Aufgabe oder automatisch über die Belegregel „Käufer-Link automatisch per E-Mail senden") geht in deinem Namen raus und braucht mindestens deinen Firmennamen in den Rechtsangaben. In Testprojekten wird sie grundsätzlich nicht versendet.

## Vorlagen

Betreff und Text pflegst du je Sprache (Deutsch/Englisch) unter Einstellungen → E-Mail, mit Platzhaltern für Kunde, Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Firma. Es gibt eigene Vorlagen für Rechnung und Storno.

## Gut zu wissen

- Die Rechnung hängt als PDF (mit eingebettetem XML) an der Mail. Dein Logo erscheint auf der Rechnung selbst, die Mail bleibt bewusst schlicht, Text plus Rechtsfooter, ohne Logo-Einbettung.
- Im Testmodus werden niemals Mails versendet, egal welche Einstellungen aktiv sind.
- Unzustellbare Adressen erzeugen eine Aufgabe („Rechnungs-E-Mail nicht zustellbar"), damit nichts still verloren geht.
- Zahlungserinnerungen für Kauf auf Rechnung setzen den aktiven Versand voraus.

## Wo in der App

- /settings/mail, Versand aktivieren, Absender, SMTP, Vorlagen
- /settings, Rechtsangaben (Anschrift, USt-IdNr., Register, Impressum/AGB/Datenschutz)
- /invoices, Versandstatus je Beleg