# Manuelle Bestellungen und Rechnungen

> Nicht jeder Auftrag kommt über einen Shop oder Zahlungsanbieter. Unter Bestellungen legst du mit „Bestellung anlegen“ selbst eine an, typisch für B2B-Kunden, …

Aktualisiert am 23.09.2026

Quelle: https://rechnungskit.de/docs/funktionen/manuelle-bestellungen

Nicht jeder Auftrag kommt über einen Shop oder Zahlungsanbieter. Unter Bestellungen legst du mit „Bestellung anlegen“ selbst eine an, typisch für B2B-Kunden, die per Überweisung zahlen. Ein Assistent führt dich durch vier Schritte: Kunde, Positionen, Leistung und Zahlart, Prüfen.

## Kunde und Positionen

Du wählst einen bestehenden Kunden oder legst einen neuen an, mit Anschrift, E-Mail und bei Bedarf USt-IdNr. oder Leitweg-ID für öffentliche Auftraggeber. Hat ein Unternehmen im EU-Ausland eine USt-IdNr., prüfen wir sie beim Weiter direkt beim BZSt; ist sie bestätigt, stellst du ohne deutsche USt aus (Reverse-Charge). Ohne Bestätigung wird die Rechnung zurückgehalten, bis das Ergebnis da ist oder du unter Aufgaben entscheidest.

Positionen sind immer Produkte aus deinem Katalog. Menge und Nettopreis kannst du je Position ändern, dazu einen Rabatt je Zeile und einen Gesamtrabatt mit eigener Bezeichnung. Den Steuersatz tippst du nie ein: Er kommt aus der USt-Kategorie des Produkts. Fehlen Produktart oder USt-Kategorie noch, legst du beides direkt im Assistenten fest, und es gilt danach für alle weiteren Rechnungen. Ein ganz neues Produkt kannst du dort ebenfalls anlegen.

## Rechnung oder Vorkasse

Mit Zahlart Rechnung entsteht die Rechnung sofort, mit Zahlungsziel aus deinen Belegregeln und deiner Bankverbindung; dafür brauchst du eine IBAN in den Einstellungen. Bei Ware, die noch nicht versendet ist, entsteht sie erst mit „als versendet markieren“, damit das Leistungsdatum stimmt. Den Zahlungseingang bestätigst du später unter Offene Posten, auch als Teilzahlung.

Bei Vorkasse wartet die Bestellung. Dein Kunde bekommt auf Wunsch eine Zahlungsaufforderung per E-Mail mit Betrag, IBAN und Bestellnummer als Verwendungszweck; sie ist ausdrücklich keine Rechnung und trägt keine Rechnungsnummer. Sobald das Geld da ist, klickst du an der Bestellung auf „Zahlung eingegangen“. Dann entsteht die Rechnung mit Bezahlt-Vermerk. Ist weniger als der Gesamtbetrag eingegangen, entsteht keine Rechnung; du kannst die Bestellung dann auf Rechnung umstellen, die Rechnung geht sofort raus und der Teilbetrag wird als Anzahlung verbucht. Im Testmodus verschicken wir keine E-Mails an Kunden.

Als Rechnungsdatum gilt immer der Tag der Erstellung. Das Leistungsdatum legst du fest: ein Datum, einen Zeitraum oder bei Ware den Versandtag.

## Storno

Rechnungen aus manuellen Bestellungen kannst du auf der Rechnungsseite stornieren, ganz oder teilweise, immer mit Begründung. Es entsteht eine Stornorechnung mit eigener Nummer; das Original bleibt unverändert im Archiv. Zahlt der Kunde nicht, ist das kein Storno: Schließe den offenen Posten dann als uneinbringlich, die Forderung bucht deine Steuerkanzlei nach § 17 UStG aus. Bestellungen aus Shops und Zahlungsanbietern stornierst du weiterhin über deren eigene Erstattung.

## Wo in der App

- /orders, „Bestellung anlegen“, „Zahlung eingegangen“ und die Zahlungsaufforderung
- /receivables, Zahlungseingang und Teilzahlungen zu Rechnungen mit Zahlungsziel
- /invoices, die Rechnung und ihr Storno