# Belege, Formate und GoBD-Archiv

> Jeder Beleg ist eine ZUGFeRD-Rechnung: ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML nach EN 16931, gültig für B2C und B2B in Deutschland und der EU.

Aktualisiert am 07.09.2026

Quelle: https://rechnungskit.de/docs/funktionen/belege-archiv

Jeder Beleg ist eine ZUGFeRD-Rechnung: ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML nach EN 16931, gültig für B2C und B2B in Deutschland und der EU. Vor der Erstellung wird jede Rechnung gegen die Pflichtangaben des § 14 UStG und das Format validiert.

## Formate

- ZUGFeRD 2.5 (Profil EN 16931) ist der Standard, live.
- XRechnung 3.0 (reines XML für öffentliche Auftraggeber) ist live und wird pro Kunde ausgelöst: Sobald bei einem Kunden eine Leitweg-ID hinterlegt ist, entstehen seine künftigen Rechnungen automatisch als XRechnung, alle anderen bleiben ZUGFeRD. Details im Abschnitt „XRechnung für öffentliche Auftraggeber“.
- PEPPOL, FatturaPA und ebInterface werden nicht unterstützt, für den deutschen Handel sind sie nicht erforderlich.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV) kommen ohne vollständige Empfängerdaten aus, aber nie bei EU-Fernverkauf, innergemeinschaftlicher Lieferung oder Reverse Charge.
- Fehlt eine nötige Empfängeradresse, forderst du sie per Datennachforderung beim Käufer an: Der Käufer ergänzt seine Rechnungsanschrift über einen Link ohne Login, danach entsteht der Beleg automatisch (Knopf „Daten anfordern" an der Aufgabe unter Zahlungen bzw. Bestellungen).

## XRechnung für öffentliche Auftraggeber

Behörden und andere öffentliche Auftraggeber in Deutschland verlangen die Rechnung als XRechnung (reines XML nach EN 16931, CIUS XRechnung 3.0) mit ihrer Leitweg-ID. In Rechnungskit gibt es dafür keine Projekteinstellung, das Format wird je Kunde entschieden:

- Leitweg-ID hinterlegen: Unter Kunden den Kunden aufklappen, im Kasten „Rechnungsformat“ die Leitweg-ID eintragen (Beispiel 04011000-1234512-68) und speichern. Ab dann werden alle künftigen Rechnungen dieses Kunden als XRechnung erstellt; bereits erstellte Belege bleiben unverändert (GoBD). Speichern dürfen Inhaber, Buchhaltung und Einrichter, im Demo-Konto ist das Feld schreibgeschützt.
- Alternativ kommt die Leitweg-ID mit der Bestellung: Im Rechnungskit-Checkout und im Abo-Checkout gibt es für Geschäftskunden mit Land Deutschland unter der Rechnungsadresse den Link „Leitweg-ID ergänzen“, der ein optionales Feld „Leitweg-ID“ öffnet; über die eigene API steht sie als leitweg_id in der Rechnungsadresse. Eine ungültige Leitweg-ID wird abgewiesen, das Format ist 2 bis 12 Ziffern, optional ein Feinadressierungsteil, und eine zweistellige Prüfziffer, jeweils mit Bindestrich getrennt.
- Voraussetzung: XRechnung verlangt eine Telefonnummer des Rechnungsstellers (Regel BR-DE-6). Sie steht unter Einstellungen im Rechnungskontakt („Telefon“). Fehlt sie, wird die Rechnung nicht falsch erstellt, sondern angehalten und als Aufgabe angezeigt.
- Was sich am Beleg ändert: Der Kunde bekommt die XML-Datei als Anhang der Rechnungs-Mail, zusätzlich ein PDF als Lesefassung. Im Archiv steht die XRechnung wie jeder andere Beleg mit Hash und Validierung, die Belegansicht zeigt „XRechnung 3.0“ als Format. Kleinbetragsrechnungen gibt es für XRechnung-Kunden nicht, es wird immer die vollständige Rechnung erstellt.
- Wer keine Leitweg-ID hat, braucht nichts zu tun: ZUGFeRD ist für alle Unternehmen und Privatkunden der richtige und ausreichende Standard. PEPPOL-Zustellung an ein Behördenportal ist nicht enthalten, die XML-Datei lädst du im Portal des Auftraggebers hoch oder schickst sie per Mail.

## Leistungsdatum

Das Leistungsdatum ist bei Warenlieferungen das Versanddatum, nicht das Zahldatum (§ 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG). Rechnungskit übernimmt es automatisch aus dem Versand-Ereignis des Shops beziehungsweise der Fulfillment-Meldung der API.

## Stornos: nur aus Ereignissen

Stornorechnungen entstehen automatisch aus Erstattungen und Stornierungen im Shop oder beim Zahlungsanbieter, centgenau auch bei Teilerstattungen. Einen manuellen Storno-Knopf gibt es bewusst nicht, das schützt den Nummernkreis und die Nachvollziehbarkeit.

Zwei wichtige Sonderfälle:

- Rücklastschriften (Chargebacks) erzeugen keinen Storno. Die Leistung wurde erbracht, die Forderung lebt wieder auf und landet zur Klärung in deinen Aufgaben.
- Eine unbezahlte B2B-Rechnung wird nicht storniert, das ist steuerlich ein Forderungsausfall (§ 17 UStG), den deine Buchhaltung behandelt.

## Rechnungsanschrift korrigieren

Hat ein Kunde beim Checkout die Rechnungsanschrift falsch oder unvollständig angegeben (Firmenname vergessen, Straße vertippt) oder wünscht eine andere Rechnungsanschrift, korrigierst du sie direkt auf der Rechnung, ohne Storno. Es entsteht eine **berichtigende Rechnung** (§ 31 Abs. 5 UStDV) unter **derselben Rechnungsnummer**: die Originalrechnung bleibt unverändert und gültig, die Berichtigung wird zusätzlich revisionssicher archiviert.

**So korrigierst du (in drei Schritten):**

1. **Öffnen.** In der Rechnungsansicht wählst du „Rechnungsanschrift korrigieren". Ein kleines Formular öffnet sich, vorbelegt mit der aktuellen Anschrift, du änderst nur das falsche Feld. Optional trägst du eine USt-IdNr. nach, die dann automatisch beim BZSt geprüft wird.
2. **Berichtigen.** Mit einem Klick entsteht die berichtigende Rechnung unter derselben Nummer, revisionssicher archiviert. Die Originalrechnung bleibt unberührt.
3. **Weitergeben.** Du kannst die Dokumente einzeln oder als **kombiniertes PDF** herunterladen und gemeinsam erneut an den Kunden senden („Beide erneut senden").

**Downloads in der Rechnungsansicht (nach einer Berichtigung):**

- **Rechnung + Berichtigung (PDF):** beide Dokumente in einer Datei, das empfohlene Dokument zur Weitergabe an den Kunden (enthält die korrigierte Anschrift). Steht als primärer Download oben.
- **Originalrechnung (PDF):** die unveränderte Originalrechnung weiterhin einzeln abrufbar (sie wird nie entfernt oder versteckt; Original und Berichtigung sind eigenständige, getrennt aufzubewahrende Belege).
- **Berichtigung (PDF):** nur das Berichtigungsdokument.

Das Berichtigungsdokument nutzt **dieselbe Rechnungsvorlage** wie die Rechnung (Logo, Farbe, Briefkopf, Fußzeile), damit es im kombinierten PDF wie eine natürliche zweite Seite wirkt. Es zeigt oben den Bezug zur ursprünglichen Rechnung (Nummer und Datum), die berichtigte Anschrift und darunter die bisherige (fehlerhafte) Anschrift durchgestrichen.

- **Kein zweiter Umsatz, keine zweite DATEV-Buchung.** Nur die Anschrift ändert sich, Betrag und Leistung bleiben gleich, deshalb wird nichts erneut gebucht und keine neue Rechnungsnummer vergeben.
- **Vorsteuerabzug bleibt möglich.** Aus Originalrechnung und eindeutig zugeordneter Anschriftsberichtigung kann der Empfänger den Vorsteuerabzug ziehen; die Berichtigung wirkt umsatzsteuerlich auf den ursprünglichen Ausstellungszeitpunkt zurück.
- **Derselbe Rechnungsempfänger.** Eine Korrektur darf nur die Anschrift derselben Person/Firma richtigstellen (z. B. einen vergessenen Firmennamen ergänzen). Ein **anderer** Empfänger (z. B. von einer Privatperson auf eine fremde Firma für den Vorsteuerabzug) ist keine Adresskorrektur, sondern ein Empfängerwechsel, und wird abgelehnt (§ 14c UStG), dafür brauchst du Storno und eine neue Rechnung.
- **Kein Länder-Zwang.** Die Rechnungsanschrift ist umsatzsteuerlich nicht maßgeblich, solange die Lieferung unverändert bleibt, sie darf also auch ins Ausland zeigen. Die Lieferadresse ist davon nicht betroffen.
- **Rechnungskauf/BNPL (Unzer, Billie):** dort war die Anschrift Grundlage der Zahlungsfreigabe. Kit warnt vor der Änderung, du kannst sie trotzdem vornehmen, solltest sie aber im Zweifel zuerst mit dem Zahlungsanbieter klären.
- **Mehrfach korrigierbar.** Eine erneute Korrektur erzeugt eine weitere berichtigende Rechnung; jede Version bleibt archiviert.

## GoBD-Archiv

- Archiviert wird der strukturierte XML-Datensatz (EN 16931) 8 Jahre revisionssicher, in unveränderlichem Speicher (WORM) mit SHA-256-Prüfsumme, die bei jedem Abruf verifiziert wird. Die menschenlesbare PDF/A-3-Ansicht wird bei Bedarf reproduzierbar aus dem XML erzeugt (bei Kleinbetragsrechnungen wird stattdessen das gepinnte HTML archiviert).
- Das PDF wird nicht dauerhaft gespeichert, weil es nichts enthält, was nicht im XML steht. Nach der aktuellen GoBD-Fassung (BMF-Schreiben vom 14.07.2025, Rz. 131) genügt die Aufbewahrung des strukturierten Teils; der Bildteil müsste nur dann zusätzlich archiviert werden, wenn er darüber hinausgehende steuerlich relevante Informationen enthält.
- Finalisierte Belege werden nie verändert oder gelöscht. Korrekturen mit Betragsänderung laufen über Storno und Neuausstellung; eine reine Anschriftskorrektur läuft über eine berichtigende Rechnung unter derselben Nummer (siehe oben).
- Der Export des kompletten Archivs steht dir auch nach Vertragsende offen (90 Tage nach Kündigung kostenlos).
- Die Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO liegt rechtlich bei dir als Händler, Rechnungskit stellt dafür Archiv und Export bereit.

## Layout

Vorlage, Logo, Akzentfarbe und Textbausteine stellst du unter Einstellungen → Vorlage ein. Jede Änderung erzeugt eine neue, unveränderliche Vorlagen-Version, bestehende Belege bleiben, wie sie waren.

## Wo in der App

- /invoices, alle Belege mit Validierungsstatus, PDF und XML
- /customers, Leitweg-ID je Kunde (löst XRechnung aus)
- /settings/zugferd, ZUGFeRD-Profil und Zahlungsbedingungen
- /settings/template, Layout, Logo, Texte, Nummernkreis-Anzeige